事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究

摘 要：随着中国经济的迅猛发展和社会的变革，档案数字化已经成为了未来发展的趋势。所以，对于事业单位来说，不断开展和完善数字化的档案建设是十分重要的工作之一。但是，由于事业单位的档案数字化建设起步较晚，在构建和发展的过程之中难免会遇到问题。笔者在这个基础之上，对于事业单位档案数字化进程中面临的问题进行了综合性的整理和分析，试图能够从中找出解决的对策，以促进事业单位档案数字化建设的发展。

关键词：事业单位；档案数字化；问题；对策

事业单位的档案包含了人才的选拨、业绩的考核等诸多信息，传统的管理模式已不能充分发挥人才资源共享、优势共享等信息共享；另外，数字化的档案建设能够在查询信息的时候更加方便及时，有利于工作的顺利进行和开展。因此，建立事业单位档案数字化对于提高事业单位的工作效率具有十分重要的意义。就目前而言，大多省、市级事业单位都建立起了自己的数字化档案管理系统，而县级事业单位档案数字化建设起步较晚，发展相对滞后，大多数单位仍然沿用原有的传统的数字化模式。事业单位的数字化档案建设的进一步普及和完善还需要做出很大的努力。

1 事业单位档案数字化面临的问题

1.1 事业单位档案数字化建设没有引起足够重视

档案数字化建设对于事业单位的重要性刚才我们已经提过，它不仅可以提高工作人员查询信息的速度，还可以对于重要的机密文件进行封闭性保存，有利于原件的保存和信息的保密。但是在很多事业单位，档案数字化并没有引起足够的重视，在档案数字化建设中并未投入足够的精力，导致很多事业单位虽然拥有数字化的档案管理系统，但是发展却并不完善，甚至没有充分地被利用起来等诸多问题。这样一来，很多事业单位的档案数字化管理形同虚设，很多档案未及时的分门别类，管理工作相对滞后，没有实现及时地更新信息，这是目前在档案数字化的过程中很多事业单位存在的问题之一。

1.2 事业单位的档案管理人员素质不够

一个单位发展的好坏，在很大的程度之上取决于工作人员所持有的态度和应该具备的专业水平。但是在事业单位中，档案管理人员对于工作的认知不到位，对待工作的态度不够端正，进取心不强，在工作态度上存在着应付了事的心态。对于信息的发布和更新不够及时，也不能及时的对档案进行分类整理，更缺少发现问题的耐心和细心。工作人员的这种消极的工作态度也在一定程度上影响了事业单位档案数字化的发展。另一个方面，随着办公自动化的普及，对档案管理人员的管理技术也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整理档案外，还要学会利用现代化的手段对档案進行管理。但在实际工作中，档案工作也大多停留在手工管理阶段，不利于档案数字化工作的发展。

1.3 事业单位档案数字化管理方式过于传统

档案数字化的工作是一项技术含量比较高的工作，相比较于传统的档案管理工作，它在管理的方式的要求更加规范，在技术层面上也更加精准。在事业单位的档案数字化的过程之中，要求档案管理人员对于电脑扫描技术、流程、方式、色彩模式等等都要有良好的掌握。要求事业单位以更加智能的模式进行档案管理工作。但是，就目前而言，很多事业单位并没有跟上时代进步的潮流，还在沿用2005年国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》是纸质档案数字化的标准，很多事业单位并没有根据自身的实际情况制定相应的标准和管理制度，这样就导致很多事业单位的管理制度已经远远落后于现有的技术水平。致使事业单位档案数字化的进程缓慢。

2 事业单位档案数字化建设优化策略

2.1 加强重视程度，调配硬件设施

事业单位进行档案数字化的最终目标是能够提高事业单位的工作效率，缩短办事的日程，增强部门办事的能力。所以，要想实现事业单位的档案数字化的顺利发展，首先事业单位的决策部门要提高对于档案数字化的重视程度，把档案数字化建设工作尽早提上日程，将其纳入到事业单位长久的发展规划之中，明确各个管理人员在档案数字化建设过程之中应该肩负起的责任，把责任明确到个人，充分调动起每一个人对于档案数字化建设的积极性。另外，除了在明确档案管理人员的职责之外，还要在档案数字化建设的资金和硬件设施上给予足够的支持。事业单位要设立档案建设专项基金，用于档案数字化建设，并把每年档案数字化建设所需要的费用列入年度经费预算之中，保证档案数字化建设的后续发展。同时要为事业单位的档案管理部门配备配置合理的计算机、扫描仪和各项工作必备的设施，并根据需要进行更新换代和最新优化升级，使之完全符合档案数字化工作的需要。档案管理部门要多与领导沟通协商，争取支持，这样才能更好的保证事业单位的档案数字化建设的长足发展。

2.2 强化人才建设，培养专业能力

21世纪是人才发展的时代，作为事业单位而言，人才的培养对其档案数字化的发展是十分重要的。高素质的人才是其顺利开展工作的必要保证。所以，要想实现良好的档案数字化建设，首先必须要引进高技术人才来对事业单位档案数字化管理进行指导，组织培训档案工作人员学习目前最为先进的档案数字化技术。其次，在档案管理人员不够的情况下，应尽量从别的部门抽调计算机水平相对较高或具有一定档案管理能力的专业技术人员进行帮忙，杜绝社会招聘和兼职人员，要术业有专攻。最后，作为档案管理人员，一定要认可和喜欢自己所从事的行业，不断调整心态，端正工作态度，积极学习专业的档案知识，不断丰富自己的计算机和多媒体技术的使用和掌握技巧。通过外出学习、业务交流、专业培训、自学等方式不断优化自己的档案数字化相关知识和技术，努力把自己培养成为一名拥有专业知识和技术的专业型人才，并结合工作实际，把这些知识运用到实际工作之中，不断提高自己的工作能力，为更好地开展事业单位档案数字化的建设工作服务。

2.3 完善管理制度，确保信息安全

每个事业单位都有自己各自不同的特点，现有的档案管理制度并不是适用于每一个事业单位。所以，事业单位要想在档案数字化上取得成绩，就要根据自身单位的特征，立足于本单位的发展现状，制定一个适合本单位发展的档案数字化的管理制度。一个好的档案管理制度不仅必须确保本单位的高效办公，还要能够确保工作制度、档案使用制度、以及档案保密机制、网络档案使用安全机制等能够相互联系、熔于一炉，进而实现档案建设文档一体化。另外，规范管理制度要在信息安全上下功夫，档案的信息安全是档案数字化管理的核心所在，只有充分保证档案信息的安全，才能发挥出档案数字化的最大意义。事业单位要不断优化自己的档案管理系统，做好系统的维护工作，避免信息被非法分子窃取、恶意篡改，防止机密文件丢失，真正地保障档案信息安全。

3 结语

当今已经进入到新媒体时代，在高速、便捷的网络背景之下，事业单位也要紧跟时代发展的潮流，满足新时期媒体信息的新要求，摆脱传统的纸质档案管理繁琐复杂的弊端，不断提高事业单位的工作效率，提高档案管理的价值。通过研究，我们可以总结出事业单位数字化管理发展中存在重视程度不够、人员素质不足、管理规定不合理等问题，就要在实际的发展过程之中不断创新进取，针对问题采取不同的对策，通过调配硬件设施、提高专业能力、优化管理制度的方式来解决问题，这样才能促进事业单位档案数字化管理的发展和完善。

参考文献

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作者简介

王梅（1979-），女，陕西户县，大专，事业单位档案类，助理馆员，西安市户县城乡居民养老保养基金管理中心。