新时期高校归档工作的现状及应对措施

潘　琦

(枣庄学院，山东　枣庄277160)



新时期高校归档工作的现状及应对措施

潘琦

(枣庄学院，山东枣庄277160)

摘要：高校归档工作要能够从根本上认识到现阶段归档工作中存在的不足，并结合科学技术进步、归档工作人员综合素质的提升以及其他方法来共同阶段性的归档工作，从根本上提升高校档案资料的实际利用价值，从而指导管理以及领导阶层做出正确的决策，促进我国高等教育教学事业实现可持续发展。

关键词：高校归档工作；现状；措施

一、高校归档工作现状以及归档指导方法

1、现阶段高校档案工作状况

首先，产生的档案数量相对较少。 现代高校在开展教育教学、管理、科研以及社会实践活动过程中很难意识到档案的重要性，从而造成产生的档案数量较少。目前高校设置的机构较多、职能分工较为明确，教辅以及机关单位在整个机构设置中占有较为显著的优势，但是，各个教辅以及机关单位在各项实践活动中产生的档案数量达不到实际标准的要求，从而导致档案数量相对较少。

其次，档案管理工作人员较多。从事高校档案工作的教职工包括兼职档案员和专职档案员，根据现阶段高校档案工作人员结构和数量来分析，一般学校的各个二级单位都会设置1到2名档案工作人员，整个高校档案工作人员数量大约在50名左右，这种档案工作人员的闲置会造成较大的人才浪费，在一定程度上还会影响档案管理以及归档工作的顺利进行。再次，进行归档的档案资料质量较低。通过对几个高校归档档案现状的分析，发现在归档档案资料中存在内容残缺、不系统、不完整的现象；档案所用的材料达不到相应的标准和要求；用纸和用笔工作不规范[1]。出现归档档案质量较低的主要原因可以分为两种，首先是由于归档单位没有形成系统的工作方案和工作制度，单位领导缺乏科学的档案意识，很难从根本上认识到档案资料的重要性；在实际归档工作中档案工作人员存在马虎、懈怠的现象，从而造成各种程度的失误，进一步降低归档档案的质量和实际应用价值。

2、高校归档指导方法

进行档案馆指导咨询。所谓的档案馆指导咨询也就是引导二级档案工作人员到学校档案馆主动进行咨询，或者把需要归档的材料送到档案馆，在专职工作人员的指导下现场对相关材料进行立卷以及归档处理，从而保证档案指导工作人员能够从根本上发现高校归档教职工在实际工作中存在的问题，从而进一步对其进行指导。这种方法的不足之处就是高校各个二级单位相对较多，要想顺利完成归档工作需要一定的时间，档案馆的工作人员很难抽出较多的精力和时间来对归档人员进行系统的业务指导；档案馆工作人员在对兼职档案工作人员进行业务指导时，都是针对性地对他们的薄弱环节开展业务指导，这必然会导致各个二级兼职归档工作人员对于整个档案的归档以及立卷工作规律难以掌握，从根本上影响到归档工作的实际水平。

二、提升高校归档工作水平的主要措施

1、对归档工作观念以及指导思想进行创新

档案收集和整理工作是完成新时期环境下高校档案管理工作的基础性工程，任何脱离档案收集以及整理的档案管理工作都是“空中楼阁”。而归档工作作为档案收集以及整理工作的核心以及重要内容，归档工作的指导对于档案收集工作质量将会产生直接的影响[2]。因此，要结合时代发展特征，从根本上改变陈旧的档案指导思想，融入可持续发展理念，保证“以人为本”指导思想的核心地位，统筹兼顾档案归档以及其他各项工作共同实施。从根本上实现协调与可持续发展。在档案工作指导过程中要重视二级单位归档工作人员中心地位，兼顾到档案源头以及二级档案单位的基础工作方向。

2、传递“大档案”的工作理念

现代高校要想顺利完成归档工作，就要充分利用不同的形式和途径对国家关于档案管理工作所制定的规章制度进行宣传、学习以及贯彻，从而引导师生树立起较为全面的档案意识，让他们从思想深处认识到档案管理工作是每个学生和教师都需要积极参与的工程。各个二级单位开展的实行的档案归档工作要尽可能地朝着规范化、制度化的方向发展，保证归档工程各项资料以及设备的完整性。在进行归档工作时，可以吸收和借鉴较为先进的归档经验，强化制度建设工作，例如浙江大学在进行档案收集以及归档工作过程中，就制定了“协调统一、强化领导、各司其职、收集完整、管理集中以及有效利用”等具体的工作原则。充分发挥校长办公室、档案部门等职能部门和单位的重要监督以及协调作用，对于各个二级单位所进行的档案收集、归档工作进行指导，从而保证整个归档工作的顺利进行。

3、明确档案管理工作人员职责，提升工作人员的综合素质

高校档案归档工作作为一项细致而又严肃的工程，必须要明确各个二级档案管理单位的具体工作职责，保证档案收集、档案整理以及档案移交活动能够顺利进行。还要从根本上明确相关则责任人以及责任部门，对于移交档案资料的实际期限进行明确[3]。不断提升归档工作人员的责任心以及工作积极性，培养他们的业务能力以及对各种计算机软件的运用以及数据处理能力。对于各种新型载体的档案资料，在进行归档以及收集过程中，要使用专业的压缩软件以及程序，做好备份以及保密工作。进行档案管理的工作部门要在限定的期限内完成档案收集以及整理工作，并向档案馆进行归档，避免由于时间因素而造成相关信息的遗失以及泄密。通过开展系统的业务培训，能够让兼职档案工作人员掌握相应的工作技能，学习到更多的工作方法，从而更好地分担专职档案管理工作人员的工作压力，提升各个单位档案归档工作的质量以及水平。在对档案工作人员进行业务培训时，要尽可能实现二者理论与实践的互相统一。归档工作过程中要达到标准以及规范性的要求。让专业的档案工作人员进行现场操作，在这种实践过程中引导兼职档案工作人员理解相关的要求和标准，顺利完成档案归档工作，保证他们在今后的工作过程中更加独立的完成相应的工作。在对兼职工作人员进行培训的过程中，要从根本上改变传统的培训方式，尽可能采取一对一、或者多对多的系统培训和互动交流培训的方式，让参与培训的工作人员能够及时反馈培训过程中所遇到的各种问题，发表自己的建议以及见解，在对各种问题的分析以及解决过程中提升自己的主动性以及积极性。目前多开展的归档工作培训过程中，要尽可能地引导工作人员做好所用硬件的防范工作，对于非档案管理工作单位和部门也要提出具体的归档工作规定和要求，避免出现档案资料收集片面的现象。在以后的归档工作中，要连同各个部门领导建立并完善档案保管、保密以及归档工作方法，提升高校档案归档工作水平。

4、强化档案的安全管理性能

对于高校开展的各项教学、科研以及社会实践等活动，大都需要经历很少的时间。所以，档案管理部门要将各个阶段所形成的原始资料进行收集和整理，保证档案资料的真实性[4]。对于领导审阅或者批注过的文字资料，更是需要按照有关程序和规定，进行修订和整理，在妥善保管的基础之上，及时对相关材料进行归档。将各项活动中产生的档案资料汇编成册，装入系统的档案装具中，保证日后参考以及借阅工作的顺利进行。

在完成各项资料以及档案归档工作之后，还要对各项档案进行安全管理。专职工作人员要能够了解并掌握相关的工作知识，遵守各项工作纪律，保证档案资料的安全性，维护期准确、完整以及系统性。在现阶段高校档案资料来源较为广泛的背景下，首先做好收集整理等工作，还要保证相关资料在后期的保管过程中，达到防虫、防盗、防湿度以强光等系统的要求，保证档案资料的寿命得以延长。对于各种电子档案要强化其安全性要求，安装防火墙以及杀毒软件，强化数据文件的保密性，避免由于人为因素而出现失窃或者篡改现象。

参考文献：

[1]李宝刚·高校科技档案归档工作中存在的问题及对策研究[J].价值工程,2012(3) .

[2]马瑾·高校电子文件归档工作问题分析与对策[J].兰台世界,2009(8).

[3]张寒,刘鹏等·高校人事档案归档工作应注意的两个新问题[J].兰台世界,2009(5).

[4]李龙凤·高校科研档案归档工作新问题探析[J].办公室业务,2013(19) .

(责任编辑：郑朝彬)

理工科教学与应用

University Archive Work Status and Its Response in the New Period

Pan Qi

(Zaozhuang University, Zaozhuang 277160, Shandong, China)

Abstract：The university archive work is to be able to understand fundamentally to current problems in archive work, combined with the progress of science and technology, promote the comprehensive quality of archive staff and other methods to common stage of archive work, the actual promotion university archives fundamentally use value thus, to guide the management and leadership to make the right decisions, promote the realization of sustainable development of higher education enterprise in our country.

Key words:university archive work; present situation; measures

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1673-9507(2015)01-0109-02

作者简介：潘琦(1987.07~)，女，山东枣庄人，枣庄学院教师，硕士。研究方向：档案管理。

收稿日期：2014-11-28