企业档案数字化管 的应用

◎宫红彩

企业档案数字化管 的应用

◎宫红彩

我国各类企业的稳步发展，使得企业档案资料逐渐增多。而随着日益增加的企业档案资料，以及获取信息的范围逐渐扩大，以往的人工档案管理模式难以满足新时代的档案服务要求。这就为档案的数字化管理的推广应用提供了条件。为此，笔者从研究简述企业档案的数字化管理特征入手；分析加强档案数字化管理的重要意义，重点阐述了其具体应用问题。

信息时代的来临，使得数字化管理模式，逐渐被应用到企业档案管理中。而这种新型管理模式，对于企业生产以及经营起到促进作用。档案数字化管理和普通档案管理相比，有着无法比拟的优势特征，是企业加强档案管理的主要手段。此外，企业档案的数字化管理已经成为了必然的发展趋势之一，笔者认为在今后的工作中，企业应高度重视档案数字化管理工作。

档案数字化管理的主要特征

更加便利的信息资源。对企业档案采取数字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息资源。企业档案的数字化管理要求利用计算机、多媒体技术以及网路设备等，为企业的生产经营提供了更多的信息资源。对于这些信息资源的利用比较简单。

数字化程度的提高。和其他档案管理方式相比，企业档案的数字化管理，具备了标准化程度高的特征。因为档案的数字化管理，要求该电子档案要符合有关管理标准，同时还需要符合我国档案管理的相关规范等。这使得档案的数字化管理逐渐朝着规范化方向发展，档案管理更加正规。

大型网络的运用。企业档案的数字化管理，联合利用各个网络，为提取企业信息提供更有效、便捷的环境。大型网络的运用，势必会成为档案数字化管理的主要特征。在企业档案的数字化管理过程中，唯有改善网络环境，扩大网络应用范围，才能够为企业的生产经营提供更有效的信息来源，才能够确保所提取的数据资料的完整性与有效性。

加强企业档案的数字化管理的重要意义

对企业档案加强数字化管理，能够提高本企业的经济效益。社会的逐渐进步以及市场经济的发展，使得庞大的企业档案资料与传统的办公模式之间的矛盾更加激烈。以往企业采取的是粗放型档案管理模式，通过增加办公人员以及办公费用等措施来解决问题。这样直接导致企业管理成本的增加。而企业在管理档案的过程中采取数字化管理模式，能够节约更多的人力资源与物理资源，节省保管费用，降低管理成本。

能够实现档案办公效率的提高。企业在档案管理过程中，采取传统的管理模式，只能调阅纸质档案资料后才能够阅览到档案资料。在阅览档案时，可能会导致纸质档案的磨损或遗失等，并不利于纸质档案的保管。而采取档案数字化管理后，利用互联网实现了档案的无纸化保管，同时还能够提高档案的阅览效率。

企业档案的数字化管理是企业管理的必然趋势。信息时代的来领，使得企业在管理档案的过程中，遵循与时俱进的管理原则，促进档案资料的数字化管理，提高档案的保管质量，充分发挥档案资源的实际利用效率。这成为了企业管理的一个必然发展趋势。企业档案的数字化管理，利用计算机、多媒体、网络通讯以及数字化技术等，促进档案的现代化管理进程。

企业档案数字化管理的具体应用

做好档案资料汇集工作。我国各类企业对档案进行数字化管理的过程中，首先需要做好档案资料汇集工作，将更多的资料信息收集起来，以此应对档案管理系统的各种突发性事件，避免电子档案系统发生问题后，企业信息来源的中断，使得各种工作难以顺利开展。企业进行档案资料汇集的工作中，应灵活运用各种措施，大范围收集更多的有关资料信息，并对所收集到的资料信息采取有效措施进行保管和存放。唯有这样才能够为企业提供及时的信息帮助，推动企业的稳步发展，为企业领导阶层的决策提供信息支持。这是我国企业加强档案的数字化管理的重要内容。

企业应制定全新的档案管理方案与管理原则。企业在对档案加强数字化管理的过程中，应充分运用网络技术与信息技术，制定全新的档案管理方案、档案管理原则，提高档案工作效率以及现代化管理水平；搭建全新的档案服务结构以及档案管理模式，充分开发企业各种信息资源；加强对档案资料原件的保护和管理。

全面提高档案管理员的工作意识。企业在对档案进行数字化管理的过程中，应全面提高档案管理员的数字化管理意识，提高工作效率。首先企业应大力宣传档案的数字化管理模式，从而让档案管理员树立数字化管理观念。此外，档案管理员则应加强业务培训，提高档案管理能力，掌握计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术的应用，使得他们能够利用上述技术对档案加强数字化管理，从而为企业额各个部门提供更优质的信息服务。

企业应处理好传统档案管理和现代化档案管理之间的关系，处理好档案资源共享和档案资源权属之间的关系。在对档案资料进行数字化管理的过程中，企业应处理好档案资料保密和开放、档案信息检索与录入等问题，处理好纸质档案与电子档案这两者的关系，保证档案资料的真实性、完整性和安全性。此外，电子档案资料采取光电信号形式，载入到磁盘或光盘中，如果直接从磁盘或光盘中读取资料信息，将会导致磁盘或光盘上的档案资料被误删或丢失等，从而影响档案资料的原始性。所以笔者建议不可直接从直接从磁盘或光盘中读取资料信息。

现阶段，社会经济正在迅猛发展中，企业档案的数字化管理已经成为了必然的发展趋势。所以企业应做好档案资料汇集工作；正确处理好档案传统管理与现代化管理之间的关系，保证档案资料的完整性；制定新的档案管理方案以及管理原则；对档案管理员加强技术培训和业务培训，指导他们树立正确的档案管理意识，提高他们的档案数字化管理能力，以此实现企业对档案资料的数字化管理。

（作者单位：中原油田分公司档案管理中心）