事业单位档案管 工作的优化路径

◎李翔 金晶

事业单位档案管 工作的优化路径

◎李翔1金晶2

档案管理工作对于一个事业单位来说是非常重要的，档案不仅能够反映该单位的发展历程，还能够帮助单位在作出某项决策时起到参考的作用。所以现在的事业单位非常重视档案管理工作，因此，通过档案管理工作优化路径的探索，对档案管理的发展有着非常积极的作用。本文主要对当前事业单位工作出现的一些问题进行分析，探索出优化档案管理工作的路径。

档案管理工作主要是对单位的一些实体档案和虚体档案进行分类管理，实体档案主要包括，事业单位发展历程、人事简历、职员信息、财政收支等实体文件，虚体档案主要包括一系列的电子文件，各类型的人事表格、最新策划书、事业单位部门管理方案等。因此事业单位档案文件管理工作需要档案部门的工作人员对档案进行整理、编号、保存管理，之后还要方便随时查看；对于电子文件还需要进行分类整理。由于面对如此复杂的档案管理工作，事业单位档案管理工作存在着多方面的问题。

事业单位档案管理工作中出现的一些问题

无论是实体档案还是虚体档案管理，其主要内容都包括将档案整体、归类、保存、查阅。因此，若无法对事业单位的档案管理进行有效的管理，就有可能导致该单位对社会经济活动的预判失误，从而对事业单位造成很大的影响。

档案管理力度不够。由于一些单位的本身制度混乱，对档案管理方面的约束不怎么强，甚至是有些单位完全不重视档案管理工作，只追求当前的经济效益和以后的预期效益，忽视档案管理工作的重要性。对于一些与档案有关的法律法规，如：《档案管理方法》等不闻不问，没有建立符合事业单位自身的档案管理制度，对于一些“做好档案管理工作”的话语只流于形式，却没有真正的执行，导致该事业单位的档案杂论无章。实体档案中，人员简历与单位发展历程放在一起，单位职员信息档案缺乏等。档案管理制度不完善，整体执行力度不强，在日常工作中混乱，毫无章法。

档案信息化程度不高。随着当前社会的发展，各种高新的技术融入到生活、工作中，各种信息产品为人们的生活和工作带来了很大便利。随着各种信息产品的发展，提高了单位的工作效率的同时使档案管理工作变得更加便捷。但是有些单位中对信息化的运用不怎么高，尤其是在档案管理动作上面，习惯了传统的实体档案，现在要将所有的档案录入计算机里面显得非常麻烦。并且在为职员建立档案时，认为有了实体档案就可以了不需要在建立虚体档案，长期以来虚体档案只是少数一部分，并且都是杂乱无章的。导致档案管理工作效率低下，并且缺乏对现有单位的电子文件监督、防盗手段，无法使信息档案技术融入到事业单位档案管理工作中。

缺乏专业的档案管理人员。由于大多数的单位都忽视了档案部门工作的重要性，对档案管理人员的要求也很低。因此很多档案部门工作人员都是非专业的，不具备相应的档案知识和管理技能，更有部分的档案部门工作人员之前并没有在档案部门工作的经验，对档案管理的一些要求，如：收集、整理、装订归类等认识不够，还有的档案管理工作人员同时兼多种职位，造成档案管理人员不稳定，直接导致整个档案管理系统运作出现很大的问题。由于档案部门人员素质普遍偏低，所以会存在档案部门工作人员与单位的其他职员产生矛盾、人事纠纷，这都是档案部门没有健全管理人员的主要表现。

事业单位档案管理工作的优化路径

档案文件管理在单位中所扮演的角色是非常重要的，那么如何对单位的档案进行正确的管理，找出档案管理工作的优化路径就显得非常重要。

加强档案管理人员的专业技能培训。单位的档案部门工作人员的综合素质直接决定档案部门工作的工作效率，因此需要档案部门员工具有很强的工作能力。在档案部门工作人员认识到档案文件管理的重要性的基础上，对档案部门人员进行基础技能培训，提高档案部门人员的综合素质，完善事业单位的档案管理工作很重要。

规范事业单位的档案管理制度。单位有单位的运行制度，事业单位的任何一个部门为了提高该部门的执行力，也有着相应的规章制度。所以档案部门的工作也是一样，完善单位的档案部门工作，首先必须要完善关于档案的一些制度，建立科学系统的管理体系。随着单位管理工作的发展，就需要不断的提高档案部门的工作水平，不断的吸取档案部门在工作中出现的问题，从而进一步的完善管理制度，保证档案部门的管理工作进行顺利。

加强虚体档案和实体档案共同管理。随着信息化的时代到来，对档案也有了新的管理方式，对档案进行数字化管理已成为当前管理档案的一种趋势，将实体档案电子化可以有效的提高档案管理的工作效率减少档案管理的工作时间，利用计算机技术将档案以数据的形似储存在电脑硬盘里，不仅节省了很多的档案储存空间，并且可以防止一些重要档案因为意外事故如：频繁搬动、火灾使档案丢失，这对单位的影响是非常大的。对于计算机里的虚体档案也要注意分类，将同一类型的档案放在一个文件夹里面，方面查阅。

加强档案管理工作的执行力。在档案部门的工作中，事业单位的档案部门管理制度的制定可以有效的推动档案管理工作的进程，所以单位不能只制定档案部门管理制度，而忽略了档案部门管理制度的执行力。因此单位的领导人必须加强对单位管理制度的执行力。

总的来说，随着我国社会不断的发展，我国的档案管理工作应初步成型，但是实际在档案管理制度上还存在一些问题。因此档案部门应加大对档案部门工作人员进行适当的管理培训，使档案部门工作人员的综合素质整体提高，对档案管理制度进行及时的更新，以积极的态度面对单位档案部门的发展。

（工作单位：1. 湖北省地质实验测试中心；2.湖北省地质职工医院）