如何提高高校人事秘书管理工作水平

张琦琦

摘要：随着高等教育进入内涵式发展阶段，新一轮高校人事制度改革成为必然发展趋势，高校人事管理工作发生巨大变化，高校人事秘书必将发挥越来越重要的作用。因此，人事秘书应明确自身服务意识和工作职责，清晰地把握人事工作性质，不断促进自身工作素质提高，加强人事工作管理水平，更好地发挥服务学院、校人事处及全院教职员工，进一步提升学院人事管理工作的职能作用，拓展人事服务空间。

关键词：高等教育；人事管理；职能作用

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）51-0021-02

随着国家的快速发展，加快了对高层次人才的迫切需求，这就要求高校必须加快对高等教育的综合改革步伐，以适应高校内涵式发展需要。这也迫使新一轮高校人事制度改革被提上教育综合改革日程，使人事管理工作发生巨大变化，工作重点也发生巨大转变，高校人事工作将发挥越来越大的重要作用。为进一步建设现代大學管理制度，完善大学内部治理结构，以人为本的管理机制体现了人事秘书的职能作用，人事工作将成为高校综合管理工作的重中之重。

人事秘书是高校人事管理中最基层的工作人员，是高校综合行政管理工作必不可少的重要组成环节，是学校和学院人事工作紧密联系的关键纽带，必须捋顺本职工作内容、职责，在开展工作的同时，提高工作能力，得到单位教职工的认可。其宗旨是更好地服务于校人事处、学院，以便更大限度地调动学院教师的工作积极性，提高学院及高校人事管理工作职能。

一、人事工作宗旨

高校学院人事秘书是任职在学院院办，听从校人事处的领导，在学院人事主管领导的工作部署和指导下，全权负责各项人事管理的事务性工作的专职人员。人事秘书的服务工作与教职工的切身利益联系较紧，自身应在工作中树立主人翁意识及人事服务意识，积极主动地了解日常的人事工作信息，有目的、有计划地对广大教师进行人事方面的服务，始终树立“服务第一”的理念，用无私的工作态度服务于本职工作，夯实基础，促进学校人事管理工作的发展。

高校学院人事秘书，首先要树立以人为本的管理理念和优良的服务作风，兢兢业业，做好领导秘书，认真完成领导交办的全部工作，积极主动地了解各类人事信息。例如，工作内容变动、职称变化、个人信息更新等，做到实时更新、存储，为领导提供精确的数据信息，为各项统计工作提供准确的数据支持，为学院的重大人事调整等工作提供行之有效的参考。其次，在日常工作中，秉承为全体教师服务的宗旨，在按时按要求完成各项工作的同时，注意教师对人事工作开展的感受。由于人事工作多数涉及教师的切身利益，这就要求在公开化、透明化的工作中，考虑教师的合理利益诉求，并将教师需求第一时间反馈给学院、学校，设身处地地为教师着想，解决他们工作中涉及人事工作的难题，为创造良好的工作氛围做出努力。最后，服务校人事处。在时间节点内，完成好校人事处下达的全部工作指令，综合协调校人事处与学院基层的工作关系，建立健全人事制度，夯实基层工作基础，为人事工作顺利开展添砖加瓦。

二、人事工作职责

从工作内容上看，人事秘书工作千头万绪，涉及面广，作为高校学院人事秘书，既要关注在职教师的全面工作，也要负责退休教师的各项工作，积极主动了解学校人事工作动态，浏览学校门户网站，关注邮件的相关新工作，准确判断邮件所涉及的单位及个人，及时传达，保证学院教师第一时间了解掌握学校最新的人事会议精神、文件、通知及工作安排。

按照校办、人事处、离退休工作处等单位下达的各项工作要求，在主管院长的领导下，人事秘书要做好在职及退休教师的相关工作，按时完成各项人事工作任务。人事秘书的工作职责主要如下：准确无误地做好全院教职员工工资薪级等核对、晋升及发放工作；熟知院内机构设置、教学和管理设岗、人员变动、各类人员兼职等情况；负责教职工个人基础资料的收集、存储、更新等具体事宜；组织做好各类人员调（引）进、调出、转正、定级、辞退工作；经各级负责人审批后，具体办理请假（病、事、探亲、婚、丧）事宜；负责教师职务职称评聘、定级、兑现等工作；做好人员出国登记，教职工出国材料的整理、上报；教职工评优、评奖材料的整理、上报；做好博士后的各项管理工作，进站、出站的管理，博士后流动站评估材料的整理；具体负责退（离）休人员管理工作，办理教职工退（离）休事宜；随时了解教师身体状况，做好医疗保险工作，完成门诊医疗补助、大病补贴、异地、慢性病等报销工作；组织退休职工参加学校离退休工作处的给老寿星祝寿、金婚、新年大型文艺演出等活动；召开退休教职工座谈会，看望退休老教师，慰问生病的离退休人员；利用计算机进行有关的文档处理、信息统计和发布、传递工作；承担学院领导交办的其他工作，配合机关其他岗位的工作。这方方面面的工作不是一成不变的，随时会有新的文件精神和工作要求，需要我们掌握全体教师情况，满足日常工作需要，准确按时完成相关工作。

三、人事工作作用

院系人事秘书是高校人事管理工作体系中的最基层部分，是人事工作顺利实施的最核心一环，具体执行学校下达的各项人事工作任务，至始至终参与各项人事工作的全部的具体流程，为相关部门及人员提供完整的人事数据支持。人事秘书是人事管理工作的纽带和桥梁，应明确工作性质，恪守服务领导、服务教师的工作原则，把握好人事秘书性质的两重性，不但做好校人事处、学院领导的秘书，更要做好学院教师的人事秘书。

随着高校综合管理对人事工作要求的显著提高，人事秘书在工作允许范围内，应尽可能多地收集翔实的人事数据资料数据，对信息进行筛选识别，实时存储、更新信息，协助领导对人事所涉及的问题提供有效参考意见，做好领导安排的各项工作，及时汇报工作进展，做好领导的秘书。

人事工作多数关系到教师的切身利益，如职称评聘、岗位分级、薪级核算、工资发放和医疗保险等，这需要人事秘书工作细致认真，掌握全体教师的工作情况、人事信息、身体状况等，在工作中绝不遗漏任何一位教师，准确审查汇总上报相关材料，避免出现错误，保护教师的切身利益。因此，人事秘书应时刻了解广大教师的需求，把他们需要解决的实际困难作为人事工作的重点，做好学院教师的人事秘书。

四、人事工作提高

随着国家对高校人事制度的调整，管理理念和管理机制不断进步发展，高校人事工作越来越繁重，对人事秘书也提出更高要求。秘书工作千头万绪，既要做好日常工作，又要完成领导下达的工作和任务，既要坚持原则又必须实事求是。人事秘书的工作具有服务性质，这就要求人事秘书不仅要具备相当的专业知识，还要具备良好的人事岗位道德素质，全身心地投入人事工作中，为广大教师顺利开展教学科研工作创造良好的人事氛围。

人事秘书必备的素质包括协同合作、服务奉献，也包括要熟悉国家政策和学校的实际情况，把国家政策融入学校的实际情况中，在实践中不断提高自身的改革创新能力；加强对理论知识的学习，学习人事工作的相关政策、条例、文件，为教师评职、评优提供最新标准及文件，随时解答教师提出的各类人事问题。人事秘书应具备相当的语言表达能力，言简意赅地表达是他的基本工作，要有意识地加强语言训练。而且，文字书写也是人事秘书的经常性工作，要熟悉本职工作，领会学校文件精神、领导意图，准确地起草文件、通知、会议纪要等工作。人事秘书应熟练掌握学校人事管理系统、离退休工作管理系统，简化烦琐的数据统计，随时了解更新的人事变化信息，准确查找、筛选所需的人事信息，为各部门、领导随时提供最新的人事信息供统计参考等工作。

人事秘书在提高自身的素质同时，必须掌握科学的人事管理工作方法，取其精华，以提高学院人事工作效率，改善现有工作现状，以创新思维积极主动了解其他高校、行业的人事管理方法，学习其先进内容，改进现有工作程序，将好的工作方法在人事秘书平台进行共享，为人事管理工作水平整体提高略尽绵力。

五、结语

人事秘书是高校人事管理队伍金字塔结构中的最基础环节，是人事工作的组织执行者，也是人事活动的参与者，处于管理与服务的中间位置，起着多方协调的作用。高校人事管理正处于改革、发展的非常时期，涉及面越来越广，内容越来越多，这就要求人事秘書要先明确工作任务，在工作推进的同时，不断寻求科学管理办法，逐步累积人事管理知识和工作经验，进一步改进、简化工作流程，以适应现代的高效率管理，为学院及高校提升人事管理工作水平做出应有的贡献。

高校人事工作综合性较强，涉及面较广，需要人事秘书全身心地投入工作，才能取得良好的工作效果，因此，学校要重视对人事秘书培养，完善人事秘书岗位设置及晋升机制，开展相关国家人事政策学习、相关应用文写作、文件起草及各类管理系统操作等培训课程，让人事秘书在工作中学习、成长，提高管理工作水平，以适应高校新一轮人事改革要求。

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