浅谈我校综合档案室档案数字化建设工作

唐小华

摘要：综合档案室应利用室藏档案资源，制定长远的工作目标，逐步将纸质档案数字化，进一步推进档案信息化建设工作，实现信息资源的共享和利用。

关键词：档案；数字化；资源利用

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）15-0020-02

《纸质档案数字化技术规范》指出纸质档案数字化的基本原则是：使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。本着这一原则，我校综合档案室已经在档案信息化建设工作上做了一些初浅的尝试，也取得了一定的效果。与此同时，我们也将逐步制订相应的具体办法和长远实施目标，将室藏纸质档案数字化，进一步提高信息资源的共享和利用，体现室藏档案的社会价值。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息化，二是档案全文信息数字化。对于我校档案数字化工作，我从以下几个方面来谈一谈。

一、已经开展的档案数字化工作

1.根据自身特点选择纸质档案数字化对象。我校从建校以来，室藏档案案卷已经达到了18144卷，档案文件已经有85321件，排架393.7米。然而，我室目前专职工作人员只有2名，设备简陋，库房紧张。鉴于种种原因，全面铺开纸质档案全文数字化是完全不可能的。所以只有统筹规划，实行优先原则，即先实行目录数字化，其次根据档案的利用价值有选择性地进行档案全文数字化，再创造条件有计划地实施全面数字化工作。

2.纸质档案数字化扫描工作。目前我室档案目录数字化在逐步开展，已完成至1996年。我综合档案室从2011年开始对室藏档案进行分类，对利用率低、使用价值不高的纸质档案全文扫描工作意义不大，所以暂且放一放，重点选择利用价值高、查考频率高、社会价值高的纸质档案进行全文扫描。接下来我室提出了档案信息化工作的初步设想，申请必要的硬件设施，计算机以及高识别率的扫描仪、彩色打印机等，这些都得到了学校的大力支持，使得工作顺利开展。

根据平时档案的利用统计数据来看，我们发现学校层面的评估、项目申报等利用率最高的是省市获奖、机构设置、专业备案、规章制度等文件资料，毕业生对高校录取名册、学籍卡等的利用率也极高，综合这些因素，我们整理了扫描对象，即：利用率较高部分、利用率较少部分、很少利用部分。此项工作分为三个阶段完成。首先，我们对档案管理人员进行了合理分工，对室藏档案进行筛选，找出扫描对象；其次，核对档案目录与内容是否吻合，对需要修复的破损档案进行修复；再次，核对准确无误后从近到远逐年扫描，扫描后逐条存储，检查并修正扫描件质量后全文逐条上传至《南大之星》档案网络管理系统。经过努力，目前已经全文上传3762条。从利用来看，已经显现出高效利用的效果，查阅不需再到库房翻阅纸质档案，这不仅避免了纸质档案重复利用带来的伤害，而且也使计算机查阅直接到全文，方便快捷。所有这些工作都是在保证了档案室常规工作的情况下，挤出时间开展的。

3.建立档案门户网站实现信息资源共享。由于校园网络的覆盖，我室可以利用服务器和发布平台，比如“法规制度”栏目把可以公开的档案律法规、档案管理规章制度等全文上传，从而增强人们档案意识。“业务指导”栏目则发布每年档案收集的具体内容、范围，如何规范整理，如何使用档案管理系统等。“文件汇编”栏目把经过有序整理的数字化档案信息资源如文件汇编、大事记、文件索引等通过互联网进行传播，提高查询和检索服务，提供快速查阅平台，真正实现资源信息的共享和利用。

二、对将要开展的档案数字化建设工作的设想

1.保证常规工作开展，做好档案数字化的筹备工作。我校综合档案室负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案，负责对学校各二级单位档案立卷归档工作进行监督检查和指导；加强室藏档案资源开发，比如文件汇编、文件索引、大事记等；提供高校的利用服务工作，为学校教学、科研、行政管理等部门提供热情周到的服务。

根据国家档案局档案信息化建设工作精神，做好档案数字化工作的筹备工作。首先，合理配备档案数字化工作所需用房，进行合理布局；其次，合理规划数字化扫描对象选择工作、破损档案修复工作等，制定各项工作目标，建立了案卷目录和卷内文件目录，目录数字化已基本完成，为各项工作提供了科学的依据。

2.规范档案管理，制定档案数字化加工的工作流程。（1）提取档案。工作人员数字化加工分工→领取案卷做好登记→签订保管责任书；（2）档案整理。案卷清点核对拆除装订线→按原页码排列，重份剔除→重新排序页码备考表中标注；（3）档案修复。破损修复加固处理→字迹不清、退色进行技术修复→珍贵档案复制处理；（4）档案录入。目录级录入南大之星软件管理→1978—1996年档案录入；（5）档案扫描。建立目录数据库实行全文录入→文件、图像扫描→确保扫描原件完好无损；（6）扫描核对。扫描档案认真清点核对→扫描内容与原件一致→抽查率不低于5%，合格率不低于95%；（7）档案装订。检查档案是否缺页→按原有档案顺序排列还原→按要求装订后送回档案库；（8）数据备份。检查数据准确后进行备份→一份存服务器→一份存入库房；（9）刻录光盘。检查数据质量及完整性→档案数据汇总→刻入光盘存档。

3.加快档案数字化建设的步伐，实现室藏档案信息化。我校档案室修订了各项档案管理办法和制度，每年年初组织召开全校主管档案工作领导及专兼职档案员工作会议，布置当年归档工作任务，确定归档内容和范围，明确档案收集、整理、目录著录和电子文件上传的工作要求，使各部门档案工作有序开展。为了加快档案信息化建设，加速室藏档案数字化步伐，我校档案室从2009年开始使用《南大之星》档案网络管理系统，档案室工作人员加强软件学习培训工作，同时还召开全校兼职档案员培训会，重点培训软件的具体操作运用，顺利完成《南大之星》档案网络管理系统中目录的著录和电子文件上传，提高了档案的信息化管理水平。endprint

从使用《南大之星》档案网络管理系统开始，档案室工作人员利用工作之余加班加点，完成了从1996年到2009年的室藏档案文件目录的迁移及部分文件全文的上传工作。2010年至今，全部实行档案系统管理文件目录和电子文件，初步实现了档案管理的信息化，提高了工作效率和水平，从而使学校档案工作提升了一个层次。

对于数字化的扫描工作，我们将学习和借鉴兄弟院校的成功经验，准备申请信息化建设必要的设备，配备相应的有关技术人员，准备场地和扫描加工进行安全控制，对数据的转换和有关数据的备份制定具体方案，进一步明确我档案室档案数字化的相关技术标准，使我室档案数字化工作稳步推进。由于档案工作人员少，全室人员必须克服一切困难，齐心协力，完成工作目标。

对于文件内容单一、数量庞大、利用率又高的纸质档案，比如学生学籍卡、成绩总表、录取名册等，可以采用外包给有专门技术的机构扫描，这样可大大减轻本室工作人员的工作压力，进而尽快完成纸质档案的扫描工作。

三、档案数字化工作需要解决的问题

1.加大资金的投入，更新设备。由于经费不足，很多设备陈旧和数量不够，无法适应工作需求。我室4台计算机中有2台需要更新，虽然之前已经有一台扫描仪，但要完成如此庞大的档案数字化扫描是不够的，还应再增加一台高速扫描仪，2台光盘刻录机等。目前库房存量基本还能满足一年，还没有单独的扫描室、操作间等，这些都是亟需解决的问题。因此，我们要争取学校高度的重视，尽早增加资金，配置相关设备。

2.引进专业技术人才，使档案数字化工作有条不紊地开展。档案室工作人员少，任务繁重，要在完成日常的常规工作下开展档案数字化工作比较困难，更是缺乏计算机专业人员，在工作中遇到很多问题解决不了，这样就给档案信息化带来一定的困难。要想保质保量地完成档案数字化的建设工作，还应拥有一支专业素质高的管理型人才，研究型人才，技术型人才以及业务型人才等人才队伍。

3.加强档案信息资源的利用和共享。近年来学校办公自动化的开发，加快了高校信息化的不断发展，由此产生了大量的电子文件，这些都要不断地被档案管理系统所接收，这给档案数字化工作提供了方便快捷的通道。但是我校的档案管理系统目前还不能和学校的办公自动化系统很好地融合，从而使得产生的电子文件越来越多，接收信息化档案的任务就会越来越繁重。要解决这一问题，必须及时解决档案管理系统和办公自动化系统资源共享的问题。

纸质档案数字化主要是要更好地推动档案信息化的建设，将不同来源的档案资源最大化地进行利用和共享，为学校的建设发展乃至社会提供服务。档案信息化对高校教育科研的影响意义深远，今后发展的方向是努力建设主导型的数字档案馆，即档案信息的数字化、网络化，档案信息管理和提供利用的一体化，档案信息的高度共享，而目前将馆（室）藏档案数字化又是势在必行的，因此要正视眼前的困难和存在的问题，把握机遇，增强信心，迎难而上，采取有效措施进行档案信息化建设。总之，加快档案数字化进程，为学校以及社会提供方便、快捷、准确的利用服务，是档案信息化工作的首要任务。

参考文献：

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