医院人事档案的信息化管理分析

2015-12-05锡林郭勒盟医院单丽丽

办公室业务 2015年11期

关键词：信息化管理档案管理

文/锡林郭勒盟医院　单丽丽

医院人事档案的信息化管理分析

文/锡林郭勒盟医院单丽丽

【摘要】当前，信息化管理已经成为医院人事档案管理的主要发展方向。本文分析了医院人事档案信息化管理的必要性探讨了实施人事档案信息化管理的途径，并对人事档案信息化管理中应注意的问题进行了总结，希望能够对医院人事档案管理工作的发展有所助益。

【关键词】医院人事档案；信息化管理；档案管理

一、进行医院人事档案信息化管理的必要性

（一）医院人事档案越来越复杂。在传统档案管理工作中，人事档案管理的主要内容是医院工作人员的个人工作档案。但是，随着医院管理制度的改革进行以及医护工作人员的绩效考核方法的不断革新，能够进入医院人事档案中的资料也越来越多，其中包含很多声像、影像资料，必须用信息化的管理方式，才能将这些资料作为人事档案进行妥善保存。

（二）人事档案的服务性需要增多。在市场经济环境中发展起来的医院，既是具有社会福利性质的组织，也是盈利性组织，因此也必须面对市场竞争。医院所提供的医疗服务水平由医生的个人职业素质和医院其他工作人员的职业能力共同组成，很多患者在选择医院之前都会对医护工作人员的个人工作资料进行了解。如果医院人事档案能够提供更多的资料和服务，那么对医院竞争力的提升也是有帮助的。

二、实施医院人事档案信息化管理的途径

（一）建立信息化档案管理制度。档案信息化建设是一项长期的系统工程，必须从工作的全局出发，从档案利用需求出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划；医院档案信息化工作又是一项涉及多个业务部门的综合性工作，必须加强统筹，确保各部门的协调一致，只有这样才能确保整个数字化的健康有序发展。因此，开展医院人事档案数字化工作的第一步，是建立档案数字化工作制度，除了对医院现存的档案进行数字化扫描、建立各种档案表格并将员工的个人档案、工作变动档案、考评档案等进行分门别类的电子信息输入和归档之外；还需要根据医院实际需要，对各类档案的提交格式、提交时间等进行规定，以便档案工作人员能够顺利将档案归档；另外，如果医院有能力进行档案数据库建设，则档案工作人员应该充分发挥自身的数据管理能力，对人事档案数据库进行定期的整理和管理。这些都应该体现在人事档案信息化工作制度之中。

（二）配置信息化档案管理的工作设备。档案信息化工作的实现需要一系列与信息数据有关的硬件设备和软件设备。硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、移动硬盘等；软件设备则包括适合于医院人事档案管理的数据库系统软件、办公软件等。作为档案管理工作人员，首先应该以档案数字化工作的实际内容为基础，对医院目前已有的硬件和软件资源进行考察和整合，争取实现资源的最大化利用，并列举出信息化档案工作发展中可能需要到的硬件和软件，提出申请材料，进行设备申请。档案信息化工作的硬件和软件准备并不是实现数字化工作的真正基础，有了信息化工作环境而档案工作人员的职业能力不足，数字化工作也是难以实现的。因此，医院人事档案工作人员应有意识地进行自身职业能力的提高，要经常阅读档案工作相关书籍并学习档案信息化工作的先进技能，使档案数字化工具的作用发挥到最大。

（三）确定精细化管理的档案管理方法。档案信息化工作以档案资料的信息化存储和提取为基础，而档案资料的信息化工作是十分庞大的，如果医院各科室呈报的档案都是纸质资料，那么这个工作量对于档案工作者来说几乎是难以完成的。因此，要全面开展档案信息化管理工作，还需要对对档案信息化精细管理，即明确档案的来源责任、管理责任和服务责任。信息化人事档案的来源是医院的各个科室，例如医院各科室的医护人员本人上交的个人资料、调职申请、调令、先进评奖等，在数字化档案工作实现的过程中，需要企业和档案工作人员对数字化档案工作进行企业全员宣传，敦促企业各部门负起档案来源责任，按照数字化档案管理制度提交符合档案管理规范的文书；另外，档案工作者还需要明确自身对档案的管理责任和服务责任，认真学习数字化档案的安全管理技能，指导并帮助医院员工熟悉自助调取档案的程序，提高档案工作的服务效率。