浅析水文资料档案管理工作

2015-12-05云南省水文水资源局德宏分局段顺香

办公室业务 2015年11期

文/云南省水文水资源局德宏分局段顺香

水文工作既是一项专业性很强的基层工作，又是一项与经济社会发展密切相关、应用量大、面广的工作。水文资料是水文、水资源、水环境监测、测验、预报等活动中，直接或间接形成的具有保存和利用价值的各种形式的数据、图表、文字、声像的历史记录。水文资料内容还包括水文年鉴、水文统计值、水文图集及水文调查资料等。水文资料是水文工作者不畏艰险，辛勤劳动的结晶，对于水利事业而言,水文资料具有十分重要的作用,水文资料为防治水旱灾害、国民经济建设、水资源开发利用、水环境保护、科学研究和水利工程建设提供决策依据和重要数据资料，充分发挥了水文的耳目和参谋作用。因此，做好水文资料档案管理工作，使水文资料具有完整性、可靠性、一致性非常重要。

随着水文事业的改革发展，水文资料的数量、种类增加、适用范围也更广。因此，要加强水文资料的管理，结合水文资料档案管理的特点，从实际出发制定水文资料档案管理办法，实行统一领导、分级管理的原则，使水文资料管理工作不断走向制度化、规范化。在提供水文资料服务时，档案管理工作要遵守国家有关科学技术档案的保密规定，加强对水文资料档案的保密管理，确保水文资料档案的安全性。

一、水文资料的归档工作

档案归档看似简单，其实是一项复杂而又严谨的工作，需要很强的专业知识，不能马虎，因此，档案管理员在工作中认真做好每项基础工作。水文资料归档时，档案管理人员要按照《水利科学技术档案管理规定》的有关要求，将需要归档的原始资料、整编成果及其他技术资料进行全面的收集、分类整理、组卷科学、合理，从而使档案查阅利用方便，为利用者和提供者节省时间。

1.根据《云南省水文资料装订规定》的要求，将历年资料用棉线以五针双线穿孔方式加固装订成册，封面、封底使用统一纸张（牛皮纸），封面上要注明年份、流域、站名、内容及时间，封二注明各个工作流程的所对应的责任人，封三注明各项目所对应的页码，从而保证了档案资料的齐全与完整。在档案资料的分类过程中，根据水文资料形成的规律、特点及其内在联系，按时排序，编目登记，以便今后检索。

2.水文资料在装订时应根据水文记录资料的不同类别分别装订，并且采用各种专用的封面、封底。装订成册的资料按归档要求放在硬质的档案盒内，填好归档资料盒封面，然后进行分类、排列放在五节铁质柜中，按档案管理要求贴上标签。做到案卷质量规范、排列整齐、科学组柜。

3.根据各单位档案移交的要求，对整理后的水文资料档案严格进行定期或不定期归档。各种原始资料及整编成果通过省局复审、全国终审结束后全部整理归档，一年一次。各种水文手册、技术材料、专项成果等，在每项任务结束后，不定期整理归档。

二、水文资料的保管工作

水文资料是一种重要的基础水信息资源，是国家的宝贵财富，需经过规范化整理后进行长期保存，档案管理人员必须做好水文资料的保管工作。

1.所存放的档案资料室需要干燥、洁净、宽敞的环境，应具备具备防火、防盗、防虫、防鼠、防水、防潮、防光、防尘等“八防”条件,保持通风，不让档案资料霉变、虫蛀及缺失，保证水文资料安全保密万无一失。

2.档案资料在出入库时，必须严格检查，做到帐物相符，做好登记手续。库内保持清洁、整齐，定期清理和整理库房，对档案资料库内温湿度按照要求进行调控。库房内不得堆放杂物，尤其是易爆易燃的物品。

3.根据档案库房管理规定，档案的存放和调阅均由档案员操作，其它人员不得随意进入档案库房。在提供水文资料利用服务时，查阅者要按档案借阅规定，办理登记手续，就地查阅，档案一般不外借，如果因工作需要借阅的，需经机关领导的批准，归还档案时要限期。在借阅涉密资料时必须严格管理控制，以便防止泄密；如有特殊需要，应注明用途，经领导批准后才可借阅。

三、水文资料的利用服务工作

平时做好档案资料的收集、归档、保存工作，最终目的就是为了提供利用。档案管理人员应尽力做好水文资料开发利用的各项服务工作。随着国家经济建设的快速发展，水文形式不断变化，对水文为社会服务的要求越来越高，档案管理员要跟上时代的步伐，提供更好服务，要求从水文资料的封闭型管理向开放型管理转变，根据各行业的工作需求，要变被动服务为主动上门服务。

1.水文工作是一项社会公益性基础事业，依据水利部《关于公开提供公益性水文资料的通知》（水文[2001]377号），在向社会提供水文资料时，应在不违反《档案法》《保密法》《国际河流保密工作管理办法》及《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等法律法规的前提下，根据利用者的情况确定相应的提供方式，确保水文资料的安全、有效使用。此外，加强公益性资料的管理。

2.水文部门保存着大量的水文资料成果，目前已向社会提共咨询服务的有：水资源调查评价成果、水文监测成果、洪水调查成果、水文情报、预报、水环境质量监测、评价成果，如为龙瑞高速公路、中缅油气管道提供水文分析、编制刊印《德宏州水资源公报》《德宏州水资源保护规划》等。在对外提共有偿服务时，档案管理员要根据1994年出台的《水文专业有偿服务收费管理试行办法》及单位档案借阅管理规定，可以有选择性地进行有偿服务，必须由主管领导签字审批，办理相关手续后才能提供，同时对所提供的项目服务资料要保证准确无误，做到认真负责。

四、水文资料档案管理水平有待提高

档案工作是一项管理性的工作,同时也是一项服务性的工作。随着科学技术的不断发展，对档案工作也提出了新的要求，

（一）全面参与，增强档案意识。加强对全体职工进行档案法律、法规的宣传教育，开展档案知识竞赛，来提高全体职工的档案意识，使各科室人员都重视并支持水文档案管理工作，争取各方面的配合，使档案工作顺利的开展。

（二）完善制度，规范档案管理。根据国家级及行业的法律法规，结合水文系统管理工作的实际完善制度，制定出科学、合理、使用的档案管理制度，实现档案管理规范统一，有章可循；其次，将水文档案管理工作纳入单位目标管理和日常绩效工作考核中，使各部门重视档案的收集、整理、归档，从而使档案工作不断走向规范化。

（三）加强机构建设，提高业务素质。首先要配备各部门档案人员，保证档案人员的现对稳定，有条件的部门要配备档案专职人员。其次，加强培训，通过专业培训、知识更新、进修学习等提高业务水平。

（四）加强保密知识教育，提高保密意识。加强广大干部职工档案保密工作的教育，特别重点对领导干部和涉密人员要建立严格的上岗、在岗、离岗的相关保密教育培训，要经常开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。

（五）加强档案信息化建设。档案信息化建设是国家信息化建设项目的一个重要组成部分,加强水文档案信息化建设,是适应时代和社会发展。档案工作者将需保存的水文资料档案进行原文著录及扫描，在计算机中进行保存，然后通过计算机进行原文检索、打印，档案管理信息系统实现了档案、整理、编目、统计、鉴定、借阅利用等功能，建立机读档案目录数据库和全文数据库，档案数据资源得到真正的共享，提高了水文档案管理系统的高效性。

（六）不断提高服务理念。档案管理人员要不断转变思想，不能“守株待兔”的方式，必须变被动为主动，以“积极开发，主动服务”的新方式向社会提供迅捷的高质量的水文档案信息服务。