对会计档案管理中的问题及对策浅析

文/新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司　张玉英

对会计档案管理中的问题及对策浅析

文/新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司张玉英

【摘要】在诸多档案科学管理工作中，通过对比学习，发现把会计电算化应用在会计档案管理里，可以有效提高会计管理的效率。众所周知，会计档案不仅是一种非常重要经济档案，更是国家重要档案的组成部分，由此可知，科学管理会计档案具有不可替代的作用，所以，如何科学管理会计档案成为人们研究的重要焦点之一。为了充分发挥会计档案管理在促进我国各项事业发展中的作用，本文将在阐述会计档案的特点与作用的基础上，分析我国会计档案管理中存在的问题，进而探索出完善会计档案管理的对策，进而充分发挥科学管理会计档案的作用。

【关键词】科学管理；会计档案；财会部门

一、引言

会计档案是各种经济实体中的会计人员或者财务部门在企业的经济活动中为了防止行私舞弊的事情发生而形成的会计凭证、账薄与报表等核算材料，以及记录与反映和企业相关的经济业务的重要历史材料与企业经营的证据。所以，会计档案管理不仅是企业的重要任务，更是企业中的会计人员的基本业务，以及开展会计工作的一项非常重要的工作内容。因此，必须在意识上增强对会计档案管理的重视程度，在行动上不断提高科学管理会计档案的技巧，提高会计人员科学管理会计档案的水平，进而充分发挥会计档案在企业可持续发展中的重要作用，促进我国各项事业的又好又快发展。

二、会计档案的特点与作用

（一）会计档案的特点。会计档案不仅是一种非常重要经济档案，还是国家重要档案的组成部分，会计档案是对企业经济信息的原始记录，它具有一定的信息性与知识性，对企业而言有着无法代替的价值。在长期的工作经验中，本人总结的会计档案的特点如下：

第一，会计档案的信息来源非常广泛。每一个具有独立会计核算能力的企业单位中的会计人员记录的企业经济活动的信息都可以纳为会计档案中的信息。所以，只要是具有独立经济核算和财务收支的企业单位都会形成一定的会计档案，因此，会计档案的信息来源是广泛的。

第二，会计档案中的内容具有专业性。目前，很多人认为会计档案是财会档案或财务档案。严格说来，会计与财务虽然有密切的联系，但又有明显的区别。一方面，两者具有不同的职能，其中财务的职能是筹集、分配、调节企业单位的资金，然而会计的职能是反映并监督企业中的资金使用的过程；另一方面，两者实现自身职能的方法不同，实现财务职能的方法是根据企业单位实际情况编制企业的财务预算计划，然而实现会计职能的方法是经过会计的核算。由于财务与会计的职能不同，所以它们在各自活动中产生的档案性质也不同。财务活动产生的计划、制度、规定等材料，不构成专门档案的一个类别，而会计核算活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务报告等材料则具备专门档案的性能。因此,会计档案是通过会计核算的方法直接反映各单位的经济收支情况，这在一定程度上也表现出了会计档案中的内容的专业性。

第三，会计档案的形成过程具有严密的特点。开展会计核算是指对会计单位进行从始到终的，具有连续性、系统性的记录经济活动、反映经济状况，并对经济的活动情况给予必要的监督，为了保证会计核算精确有效，在此过程中会采用一系列防护措施，例如，在最初的时候会为企业单位开账户，对企业的经济活动采取复式记账的办法，记录企业的经济活动，并依据经济活动的实际情况填写审核凭证，并将其记录在册，对于有需要的企业需要开展成本核算，在年末的时候清查企业单位的财产和制作会计财务报表。这一切都体现着会计核算的精准与严密，这在很大程度上也决定了会计档案形成过程具有严密性。

（二）会计档案的作用。会计档案作为一种非常重要经济档案，以及国家重要档案的重要组成部分，在经济的发展过程中起着非常重要的作用。第一，每一个上市公司都要对外界展现其精准的财务状况，并且有关该上市公司的财务状况都需要存于会计档案里。第二，当国家统计部门统计相关数据的时候，会计档案可以向其提供一定的数据。第三，如果某单位想对外开展融资或投资，其需要把最近几年的企业经济活动数据提交给向协作单位，而且所有的相关数据都被存在会计档案中。第四，如果司法部门要检查单位中是否存在乱纪或贪污等问题，都需要会计档案提供财务方面的证据。与此同时，会计档案记录了企业一切经济活动，为以后清查提供依据。

三、会计档案管理中存在的问题

（一）对会计档案管理的重视程度较低。众所周知，财务管理工作的最后一环是会计档案管理，因此，最后一环也是最容易被人们忽视的，这也就形成了财务管理工作中的最薄弱的一环。大部分管理者认为只要出示了企业财务报告，并提出了财务管理的意见，并根据企业的实际情况做出来财务决定，其财务管理的活动就结束了，他们忽视了对财务数据材料的整理、分析以及归纳与总结，并且形成会计档案。虽然大部分会计工作者熟知有关的会计的一切活动，但是他们并不了解会计档案的重要性，遑论对会计档案规范化整理标准的认识程度；一部分企业单位的会计档案工作由出纳会计来做，这在很大程度上是违反管理制度规定的，严重影响了企业单位财务管理的效果。

（二）缺乏健全的会计档案管理制度。一部分企业单位的领导非常重视管理资金，但是忽视了对会计档案的管理，因此很多企业单位缺乏健全的会计档案管理制度，更缺乏与现代企业制度相比配的会计档案的法律法规。

（三）会计档案装订、立卷、归档不规范。我院在60年代建档初期都是把会计档案分为三类:即会计凭证、会计帐簿、会计报表，并给定三个案卷流水号，编制三种相应的案卷目录。这种分类法，虽然整理归档来得简便，但存在三个不可忽视的不利因素:1.利用查阅不方便；2.档案到期销毁时清理审核工作量大；3.继续保存的卷册要重新编号编目。通过多年来的总结，接下来本人将从六个方面阐述会计档案的不规范之处。第一，一部分企业把会计的凭据放于办公桌上，或者将其放于特定的盒子里，并没有将其装订起来；第二，一些企业单位并没有按相关规定装订凭证，要么是用订书钉装订凭据，要么是用绳子将凭据穿起来；第三，对于企业单位中装订活页账簿时，并没有按页码装订，也没有按月装订，而且没有封面，更没有形成一个册子；第四，一些企业单位的纸质会计档案不能同步于磁介质档案管理。有些企业单位虽然把会计数据存储到磁介质，但是并没有很好管理磁盘与光盘中的会计数据，从而会损失会计数据；如果没有将会计电算化软件及时进行升级换代以及相关软件系统很好的更新和保存，就会造成会计电算化档案无法调阅；第五，会计档案在立卷的时候，只是统一的放到了一个档案盒里，并没有按卷宗的保管期限分别归档；第六，会计档案越来越多，为其销毁带来了困难。

（四）会计档案管理者的综合素质有待提高。在会计档案的管理工作中，会计档案管理者违反职业道德，甚至经常出现肆意伪造凭证、篡改经济活动记录。这在很大程度上造成了会计数据失效，阻碍了国家征收税收，进而导致国家宏观调控决策的失误，阻碍我国经济的又好又快发展。

四、完善会计档案管理的对策

（一）统一会计档案管理思想，加强领导管理，规范管理。在会计档案管理过程中，一是要建立健全有关会计档案规范立卷与归档制度，要有专业人士从事会计档案管理的工作，并明确规定在会计档案过程中，如何划定每一类会计数据的归档范围、怎样划定保管的期限、如何进行科学归档以及正确整理卷宗的方法和销毁工作等。采取科学的手段与方法保存会计档案，以保证会计档案保密性和确保其完好无损。二是要建立健全有关对会计档案保管、安全保密制度，加大会计档案的监管力度，使会计档案管理走上法制化的轨道。

（二）规范有关会计档案的装订、立卷、整理、归档和销毁工作。

规范会计档案管理工作的四点要求：第一，会计凭证需要按照月份进行分类，并把每个月的凭证按照时间顺序排列、装订，装订的时候需要使用会计凭证作为其封皮，需要注意的是，需要将封皮上的内容填写完整，并粘贴上装订线，还需要在粘贴处盖上会计工作者的印章，最后按照月份的顺序放入档案盒中。第二，财务管理部门需要按规定办理会计档案移交手续，明确专人负责保管会计档案工作，以有效保护会计档案。第三，严格按照《会计档案管理办法》的规定进行会计档案管理工作，当会计档案的保管期满且需要进行销毁的时候，该单位的会计档案管理部门需要提出销毁的意见，并经过严格审查后，列出会计档案的销毁清单，执行销毁工作。第四，计算机相关系统与会计档案管理文件要根据现实情况的变化开展同步变更与升级。在进行管理系统升级时，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式。

（三）加强对会计档案管理人员的培训，提高管理者的素质。

会计档案管理是一种艺术活，通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身综合素质。会计档案管理者的素质由从业人员的思想政治素质、会计业务素质以及职业道德素质组成。作为一名会计档案管理的人员，其肩上的责任要求其不仅要做到严格要求自己，坚持公平与独立的原则，科学使用掌握在自己手中的实权；而且还要求从业人员具有一定的会计档案管理学知识，同时熟练掌握了一定有关会计方面的知识，能够科学解决实现问题。所以，不仅要加强对会计档案管理人员的培训，还要根据时代的变化，适时更新学员的知识体系，使我国的会计档案的管理与监督工作能够更好地与现代企业制度相匹配。

五、结语

会计档案管理作为一种具有艺术技巧的工作，为我国经济的发展发挥着重要的作用。在实施会计档案管理工作的过程中，如果在会计档案管理思想统一化的基础上，提高管理者的责任意识，增强管理者的科学管理水平，就很有可能有效防止并解决会计档案管理工作中许多问题，进而有效提高会计档案管理工作的质量，促进我国社会主义市场经济的可持续发展。

参考文献：

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[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会,2007.

[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯,2007.

[4]姜洪娥.规范会计档案管理工作的几点建议[J].中国农业会计,2004.