基于科技档案管理信息化建设研究

2015-12-05十堰市疾病预防控制中心黄卉

办公室业务 2015年11期

文/十堰市疾病预防控制中心　黄卉

基于科技档案管理信息化建设研究

文/十堰市疾病预防控制中心黄卉

【摘要】随着互联网时代的到来，传统的手工管理已经无法适应现代档案管理的需求。应运而生的科技档案信息化管理恰到好处的解决了档案数据数量激增、涉及范围过大的问题，使档案的整理和反馈上升到了一个新高度。本文就近年来社会各界对于科技档案管理信息化的应用情况进行分析，结合科技档案信息化管理的主要宗旨和实际目的，切实的研究科技档案管理信息化建设的优劣性，为以后的信息管理更加快速、便捷提供理论基础。

【关键词】档案管理；信息化建设；必要性

一、档案信息化建设的内涵

采用高端信息技术针对档案工作进行信息化管理，意在提高工作效率，同时加大了对数据数量和范围的整理结果要求。应运而生的科技档案信息化管理恰到好处的解决了档案数据数量激增，涉及范围过大的问题，使档案的整理和反馈上升到了一个新高度。随着档案管理品目的增多，很多21世纪多元化特色都逐渐展现。在这个信息社会，信息技术已是当代社会最具潜力的新的生产力。重新思考档案管理的新情况，新原则与新理论，随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应。不仅需要大量空间来完成数字化档案管理的需要，与此同时也得到了广泛的应用。传统档案管理工作，保存和利用需要，已经无法适应人们越来越快的生活和工作节奏，更跟不上经济飞速发展的步伐。

二、科技档案管理信息化建设的必要性

随着互联网时代的到来，必不可少有大量数据，各种各类的数据会集中在数据记录部门。为了加快工作效率，提高工作质量，解放人力，响应国家科技发展战略，新兴的科技档案管理信息化可谓是解决了这一大战略性问题。因此使得档案管理理论管理、手段及管理模式的竞争力逐渐提高。档案存放空间不足等技术环境发生深刻的变革,抓住机遇准确地提供有建设性的提案。准确地提供相关科研信息,辅助领导进行科研管理决策，让信息资源为各项管理和决策提供有效的保障。科技档案管理信息化建设是适应科学研究发展,为科研管理人员开展工作提供便利的最佳法则。

基本的传统的人工档案管理模式工作效率低，无法适应工作量的增多，信息输出量增大的综合性特点。如今，信息来源的广泛性，对档案工作的要求也越来越高，传统的人工档案管理并不能实现科学研究和科研管理工作的衔接。因此，服务于科技档案的工作人员，就必须努力加强科技档案管理信息化的建设。需要以档案为主体的企业实现科技档案管理信息化，能通过科技档案管理信息化建设。字迹蜕化等现象无法遏制，信息时代的到来管理成本较大。最大限度地实现档案可以实现科研工作中心和科研管理的对接,为了社会的科技发展提供便利。

三、如何完善科技档案管理信息化建设

（一）提高科技档案管理信息化人员的综合素质。科技档案管理信息化的广泛使用给社会带来了巨大的实用性和经济效益，随之而来的某些实际操作性问题也逐渐显露。只有不断总结，不断改善才能进步。从而，使得科技档案管理信息化建设更加尽善尽美，为社会制造更大的福利。尤为突出的是电子档案的安全性问题，例如光盘、磁带、磁盘相当数量的草稿性电子文件，都还处于自生自灭的状况。多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法，应看到自身素质与新形势。对档案工作需要的差距，以强带弱的办法。有计划的选送档案管理人员进行深造。

（二）完善和改进档案信息管理的基础设备。信息化水平是综合国力的重要标志，电子档案的信息化水平也是衡量一个单位管理水平的重要衡量标准。确立网络环境中档案管理、档案服务的基本框架与基本方法，适应当今科学技术迅猛发展，并有利于节约自然资源、人力资源和社会资源，这一点已成为世界共识。信息化水平已成为现代化标准。除了要保证人员的高素质以外，还要做好清晰地索引。由于传统科技档案管理主要是利用人工对档案实体进行收集，同样用来记忆信息。内部电子计算机和其他人工计算工具的一个最重要的区别就是后者消耗的人力、物力较大，且工作进程缓慢。现如今各个行业中信息资源已成为经济发展的首要资源，在社会生活中发挥着巨大的作用，科技档案管理中也要充分利用好信息化资源。目前的信息化管理系统运算时可以直接从存储单元中获得数据，极大地提高了工作效率；由于具有管理系统内部记忆信息的能力，不必每次运算都从单元外部去取数据。人在档案管理工作上从工业社会向信息社会迈进，信息资源已成为国民经济和社会发展的重要战略资源。

（三）应用更快捷更迅猛的计算机软件系统。为了提高档案信息的利用效率，提升信息化档案管理系统的运行效率，系统在运算过程中对信息与数据的处理最为关键，一定要应用快捷高效的计算机软件系统。信息技术计算机中有许多存储单元，如果仅仅局限于书简之类的存储方式，就无法提供高层次档案信息服务与咨询等多方面的能力，就需要更高效的软件系统来辅助管理。软件要注意及时升级，网络环境下防范计算机病毒以及黑客的攻击。档案管理部门也要积极创造条件，对于先进的计算机处理技术档案工作人员必须认真学习和掌握。

此外，还有很重要的问题是如何在确保电子档案的安全的同时，信息操作人员必须具有进行档案信息分析与研究的基础设备和最为先进的系统。因为计算机网络化的快速发展，电子存储档案最为便捷，存储信息量大，而同时网络上的病毒攻击也很常见，一定要选用高性能的风险防范软件进行维护。