刍议中学人事档案的信息化建设

文/福建省福州第四中学　简雅静

刍议中学人事档案的信息化建设

文/福建省福州第四中学简雅静

【摘要】人事档案信息化建设是人事档案管理和开发的基础，中学人事档案信息化能提高人事档案信息的管理与利用水平，满足中学人事档案管理工作的需求。本篇文章主要从当前中学人事档案信息化建设中存在的问题以及中学人事档案信息化建设的方式两个方面进行分析，旨在改善中学人事档案信息化建设中存在的问题，提升中学人事档案信息化建设的质量和效果。

【关键词】中学人事档案；信息化建设；数据库；档案管理

中学人事档案的管理是中学人事管理工作的基础任务之一，对人事管理工作中的组织决策、人员考核以及人才选拔等具有重要意义。其信息化建设就是利用现代技术手段将人事档案的管理从传统的手工方式转变为现代化管理模式，从而更好地提高人事档案的利用效率，实现中学人事档案管理的可持续发展。本篇文章主要结合实际工作经验，对中学人事档案的信息化建设进行分析和研究，提出一些相关问题及建议，希望能够对中学人事档案的信息化建设产生一定的积极影响和借鉴意义。

一、当前中学人事档案信息化建设中存在的问题

当前中学人事档案信息化建设中，主要存在缺乏完整的人事档案信息化建设体系、缺乏完善的人事档案信息化建设管理系统以及缺乏高素质的人事档案管理队伍等方面的问题。

（一）缺乏完整的人事档案信息化建设体系。当前许多中学在人事档案信息化建设中存在着缺乏完整的人事档案信息化建设体系的问题，人事档案管理制度中涉及人事档案信息化管理制度的内容较为薄弱。人事档案信息化建设体系是人事档案信息化管理的前提和制度保障。学校需要结合内部实际情况和发展要求，建立完善的人事档案信息化建设体系，才能够使学校的信息化建设更加科学、完善，真正发挥信息化管理模式的优势和价值。

（二）缺乏完善的人事档案信息化建设管理系统。当前许多学校的人事档案管理仍然停留于纸上，主要是借助纸质的材料进行加工和管理，人事档案管理人员的工作内容主要为收集档案、管理档案、保管档案以及转移档案等基础性的工作。一些学校虽然引进了一些信息技术辅助手段，但是针对人事档案信息化建设的力度不足，对信息技术辅助手段的应用效果和应用频率较差，人事档案信息管理质量有待提升。

（三）缺乏高素质的人事档案管理队伍。人事档案的信息化建设不仅需要完善的人事档案信息化建设管理系统和完善的信息化管理体制，同时也需要一批具有高素质、高技能水平的人事档案管理人员参与其中，才能够真正更好地实现中学人事档案的信息化建设。但是在当前的中学人事档案管理过程中，人事档案管理队伍中的管理人员的素质普遍不高，技能水平不足，无法灵活的操作信息技术软件进行高效化的人事档案管理。

二、中学人事档案信息化建设的方式

中学人事档案信息化的建设，可以通过建立健全各项信息化档案管理制度，提升信息化档案管理力度；构建创新人事管理的模式，完善人事管理信息化基础建设以及加强对信息管理人才的培养，提升人事档案管理人员综合水平等方式来开展。

（一）建立健全各项信息化档案管理制度，提升信息化档案管理力度。信息化档案管理制度的确定，能够改善传统的中学人事档案管理过程当中存在着的缺乏完整的人事档案信息化建设体系的问题。

在中学档案信息化建设的过程中，学校要建立一套较为完善的人事档案信息化管理制度，将信息化的管理模式融入到学校人事管理流程中，推行一套完善的规章管理条例。在规章制度建设的过程中，学校可以通过召开听证会、教代会等方式，充分征求教师们的意见，使中学人事档案信息化建设管理制度更完善，最大范围地涉及到学校人事档案管理中的各个层面。同时，群策群力也能够使学校展现出一份团结的力量，为中学档案信息化建设制度的实施奠定良好的基础。

另外，学校在制定了完善的人事档案信息化管理制度的基础上，可以通过适当的措施，进行宣传和贯彻，逐步完善人事档案信息化标准体系。同时，人事档案信息化管理要注意安全问题的防范。安全问题来源于人事档案管理中录入、传输等多个环节，所以也要结合中学人事档案管理的各个环节，制定明确的人事档案管理职责，使每一位人事档案管理人员都能够各司其职，一旦出现任何问题，及时追究相关负责人员的责任，从而在最大限度上，避免人事档案安全问题的出现。

（二）创新人事管理的模式，完善人事管理信息化基础建设。

中学人事档案信息化的建设，首先要创新人事档案管理的模式和观念，将信息化的软件引入中学人事档案管理的过程当中，为中学人事档案管理质量和管理效率的提升奠定良好的基础。

学校可以借助现代化的信息管理基础设备，提升中学各个部门以及档案管理室的信息化普及范围，建立校园档案管理体系，使学校的档案管理各个环节能够借助计算机、扫描仪等网络技术和现代设备实施全面化的档案管理，告别人事档案管理仍然停留于纸上的问题，积极推进档案管理的全文数据库和多媒体数据库的建立。

另外，学校要注意建设现代化的档案管理应用系统，学习其他学校的优秀档案信息化管理经验及模式，并结合自身的办学特色和人事管理需求，进行改革和创新，创建满足学校人事管理需求、符合国家管理规范的人事信息化管理模式，为学校档案信息化的管理创建良好的条件。

（三）加强对信息管理人才的培养，提升人事档案管理人员综合水平。人事档案信息化软件模式的创新需要具备一些能够熟练操作信息化软件的人员参与其中，才能够更好的实现人事档案信息化管理。在中学人事档案信息化管理的过程中，学校要加强对人才的重视，注重外部引进和内部培养，内外结合，全面提升中学人事档案管理人员的综合水平。

学校在对人事档案管理人员的培养上，要与时俱进，不断更新人事档案信息化建设的新理念、新技术。在外部引入方面，加强对信息管理人员的培养，建立一批具有高素质、高技能的复合型人才队伍，更好地为档案信息化建设服务。学校内部也要积极鼓励和督促人事档案管理人员参加继续教育培训，通过各种培训班、进修班加强对档案人员档案的信息化管理理论和现代化操作技能的培训，同时，学校还要加强对档案人员的考核，加强档案人员对自身技能水平提升的重视程度，进一步促进人事档案管理人员综合水平的提升。

参考文献：

[1]乔小安.高校人事档案的纳入式管理模式与信息化建设探讨[J].西安石油大学学报(社会科学版),2011,(11):156-157.

[2]王亚明,周昌平,蔡月海.探求干部人事档案现代化、信息化建设之路——从两套软件的推广应用说起[J].档案与建设,2011,(08):125-126.

[3]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济,2011,(12):104-108.

[4]王玉萍.信息化时代背景下人事档案管理现状与对策浅论——以甘肃人事档案管理为例[J].中国城市经济,2011,(08):141-143.

[5]傅荣校,周雪.十年来档案学研究成果简要评述基于(2000-2009年)中国知网学术资源总库档案学论文数据分析[J].档案学通讯, 2010, (03): 184-185.