信息公开背景下加强高职院校档案服务的研究

2015-12-05陕西延安职业技术学院薛强

办公室业务 2015年11期

文/陕西延安职业技术学院　薛强

文/陕西延安职业技术学院薛强

【摘要】高职院校档案即高职院校从事教学工作、科研工作、党政管理和其他活动的具有保存意义的文字、图像、表格、声音、视听影像等不同形式的历史保留记录。档案不仅完整准确真实地记载了高职院校发展的历程，也充分表现了高职院校的办学理念、校园文化内涵，发展计划战略等，能够为领导者提供有价值的参考信息。本文首先分析了加强高职院校档案服务的意义，进而分析了如何加强高职院校的档案服务。

【关键词】信息公开；高职院校；档案服务

高职院校隶属事业单位，高职院校的资金基础来源于纳税人，所以在信息公开的背景之下纳税人的检查意识也逐步提高，并且知情权是我国任何一位公民的基本权力，在过去，信息发展与观念都不比现在，拥有一定社会地位或者职位特殊的人才能享受档案公开查询服务，但是时代发展到信息公开的背景下，信息环境下档案信息面向社会广大群众开发过，再也不是只有达官贵人才能享受的服务。这一改变不仅意味着我国社会近年来改革开放的成果。也是民主制度之下社会公民充分享受个人知情权的表现，更是我国健全民主、法制、政治文明的体现。依法公开校务信息,营造公开、公平、公正的信息体系，能够有效提升高职院校在社会的整体形象，吸引人才加入。

一、加强高职院校档案服务的意义

（一）高职院校档案服务能为领导者提供信息。高职院校领导者只有在认真研读档案的基础之上，才能发挥档案资料在决策中的作用，才能保证决策的科学性和可操作性。所以，高职院校档案服务能够帮助领导者把握学校发展路线，有针对性地分析档案资料，提炼出理论与经验精华，例如对人事档案的分析与管理工作，高职院校可以通过人事档案资料，选择优秀人才，合理配置人才资源。

（二）高职院校的档案资料能够丰富校园文化内涵。校园内的档案馆通常陈列着有历史纪念意义的文物，包括：锦旗、牌匾、相册古董等有重大纪念价值的物品。这些物品很多都来源于毕业生，记录了学校的发展历程，还有一部分物品记录了学校内部的建设与发展以及学校达成的突出成就，如国内外教学交流等等,编写专题的图像册,照片展览。所以学校应当加大对档案资料馆和校文化历史馆的开发与投入合理编排设置物品陈列并且定期或者长期开放档案资料馆。让学生和教师以及访问者都能够参观并且领悟本校文化历史。如此可充分发挥高职院校档案的文化价值丰富学校的文化内涵，文化底蕴。让学生、教师和访问者都能够了解学校的光辉历史和发展历程。能够增强学生和教师对自己校园的认同感，一般来说学生在了解校文化历史和发展历程之后都会产生自豪感，这种自豪感也会潜移默化的对学生的学习生活起到积极作用。学生在校外也会因为对学校的自豪感和认同感来维护学校的声誉。在校内，能够自觉的保护校园环境，教师能够更加爱岗敬业，发挥自身的潜力并且时刻更新自己知识结构，以协助学校的发展；对于外来者，他们能够在了解学校档案信息的基础之上加大对外界的宣传，有助于学校提高社会声誉，进而吸引更多的优秀学生和教育人才进入学校，进一步提高学校的整体水平。

二、加强高职院校档案信息服务工作的策略

（一）高职院校领导需要加强对档案管理的重视。我国高职院校领导必须进一步加强对档案管理工作的重视，一方面，借此进一步促进档案信息服务工作的开展。因为只有在领导重视的前提之下，下级员工才会对档案服务工作引以重视。另一方面高职院校的工作人员也应该以不同的手段向领导渗透学校档案信息管理的重要性，例如：让领导审批有关档案信息的文件，邀请领导参加有关档案信息工作的座谈会，又或者积极向领导汇报关于学校档案管理工作的总结或者下一步的计划请领导提出指示，高职院校的员工还可以跟领导提出外出学习或者培训档案信息管理科目的要求，除此之外，工作人员还可以在校内的宣传板块上普及档案工作的知识，带动学生和其他教工认识到档案工作的重要性，从以上几个方向都可以引起领导的注意力，让领导意识并且认同档案工作的重要性，这样，才能将档案的管理工作摆上日程进行正式管理，才能促进高职院校档案信息服务工作。

（二）提高高职院校档案工作者的服务意识。由于高职院校隶属于事业单位，在我国当前经济体制之下，事业单位有一种优越感，这种优越感会让高职院校内的档案信息服务工作者的态度发生变化，据统计显示，很多学生及教工都有抱怨档案工作服务者态度不佳的现象，所以档案信息工作服务者的态度需要调整改善。以为人民服务的思想要求自己，改善工作作风，改善服务意识。积极改变高高在上的国家干部的高姿态，剔除“少做少出错，多做多出错”的思想问题源头，充分个人工作的积极性来做好档案服务工作。同时，高职院校档案室不仅向校园开放同时也向社会开放，因为，在信息环境背景之下，每一位公民都拥有享受档案信息服务的权利。因此，高职院校档案工作者必须改善缺乏主动性的工作态度。服务者的态度很大程度上制约了档案服务工作的开展。在时代进步的前提之下,档案管理工作更加显现出服务的本质，管理工作者必须通过改变自身服务态度，最大程度上使档案能更有效地被利用。

（三）多种渠道全方位加强发展高职院校档案信息管理。就目前实际情况而言，很多人对于档案的认识依然不够完整，缺乏对档案的利用意识，由此导致档案使用率与使用效率难以提升，假设档案没有得到有效利用,高职院校就很有可能损耗大量的人力财力在档案收集、归纳、鉴定这些工作之上。完善档案信息管理工作不仅需要高校的投入，高职院校也可以改变思路，寻求社会上的帮助。高职院校档案室可以积极寻求档案局的支持,可以在街道社区举办档案宣传教育活动，邀请专业档案工作者加入现场普及档案知识，从而帮助让人民群众了解高职院校档案室中收藏档案的内容与用途。高职院校档案室还可以申请举办档案知识讲座，向职工介绍宣传档案馆的基本档案收录信息，档案使用方法、档案的价值，随后进一步大力引导教师向学生开专题知识培训，丰富学生的档案使用常识，使学生在利用档案过程中能够顺利解决问题。高职院校档案工作室还可以在学校内外安排设立宣传报，保证更新，有计划地向校园内的职工与学生宣传档案工作的文件、工作近况汇报，档案管理工作知识、档案管理法律法规等内容。

（四）加强档案管理的制度化。强化档案管理服务必须加强档案管理的制度化，保证档案有章可循，档案管理部门既是制度制定者又是执行者，所以特别要注意执行监督力度，规章制度需要保证科学有效，包括各个项目的执行标准、执行者的权责范围，进而提高管理的效率和效果，另外，规章制度必须要符合高职院校的管理实际情况，要求制度可操作性强，以保证制度能够完整落实到工作实处。

（五）采用信息技术管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，各个行业都在引入计算机系统，提高工作效率与质量，对档案工作提出新的要求。因此，尽可能运用当代科技新成果创新管理手段，建设信息平台，努力提高档案工作的效率和水平，尽快完成档案管理从手工操作向规范的信息管理手段的转变。目前国外档案管理很多已实现现代化管理，给我国高职院校提供了丰富的经验与资料，目前国内使用现代化管理档案的部门也越来越多，为其他高职院校开拓了前路。