信息技术在油田档案管理中的应用



信息技术在油田档案管理中的应用

龙涛1武强2蔡勋3张维轶1

1.大港油田信息中心 2.吉林省通化师范学院 3.大港油田第六采油厂

[摘要]油田企业在多年开发历程中，积累了丰富的勘探开发资料，是保证油田科研生产工作顺利开展的重要依据。传统的资料管理与应用方式，工作效率及资料应用率低，且珍贵的资料一旦受损将无法恢复。本文就通过信息化技术如何妥善管理这些知识，有效利用这些知识为研究、生产及决策提供依据，为油田的发展创新进行了详细阐述。

[关键词]勘探开发；信息技术；档案

引言

油田勘探开发档案管理资料包括物化探、单井类资料（主要指录井、测井、酸化压裂、试油试采、措施修井、分析化验等资料）、科研文档、勘探开发年报、半年报、汇报多媒体等各种类型，文档管理是对企业的知识财富的管理。简单地说，对油田勘探开发过程中积累的文档进行管理就是油田对其所拥有的知识资源进行管理的过程，而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递和共享这些财富，从而在工作中最大限度地使用知识财富，是文档管理的最终目标。

一、需求分析

目前档案资料入库、借阅、归还等环节还是通过人工方式管理，缺乏档案管理业务信息化管理及网络查询、借阅、统计、分析等，其次缺乏文档资源的共享平台。通过信息化技术，主要解决以下问题：

1.解决勘探开发类实物档案的现代化管理问题，通过部署系统彻底改变目前档案手工管理模式；2.解决全部馆藏档案资料电子化问题，在目前部分资料电子化基础上，完成其余所有馆藏资料电子化；3.解决资料存档规范性问题，建立统一、科学、规范的摘要、关键词、关键字的索引约定；4.解决电子档案高效共享应用问题，建立稳定、高效的网络化平台，实现快捷便利的查询、查阅、下载所需要的档案资料；5.解决新产生资料如何实现常态化电子化入库问题，解决不断产生的勘探开发新资料如何实现电子化、建立属性信息等问题；6.解决信息安全保密问题，建立有效的认证、授权、动态跟踪手段，最大程度降低信息安全保密隐患。

二、实现目标

1.实现档案信息化管理，提升档案管理水平。建立勘探开发档案信息系统，全面彻底进行馆藏资料标准化整理，彻底改变目前档案手工管理模式，大大提高档案在归档、统计、借阅、查询、催还等方面的工作效率，提升服务窗口形象。2.改变档案利用方式。用户不需到档案馆便可对馆藏进行查询，了解其所需档案的馆藏及借阅情况。实现其方便地查阅有电子化档案的资料，对于要借阅的档案可以实现借阅预定。3.实现电子档案的网络化共享应用。共享与保密相结合，构建稳定、安全、高效、快捷的网络化档案应用平台，实现电子档案网络化检索、查阅、下载、应用，促进传统档案资料应用模式的根本改变，全面提高勘探开发档案资料应用效率，保证油田科研生产各项任务的顺利开展

三、档案信息化内容

1、实体档案管理信息系统建设

(1）建立馆藏属性库

属性库包括两部分：目录属性库和专业属性库。档案目录属性库的建立为信息发布提供基础数据，解决以往台账式目录查询不准不全的问题。目录属性库按照专业类别、时间等进行多种形式分类。专业属性的建立是为用户进行专业检索提供数据支撑，不同专业类别的档案都有各自的专业属性，如试油、修井，压裂、酸化等。

(2）档案条形码或二维码管理

档案整理需进行贴码（条形码或二维码）工作，此处以条形码为例进行描述。条形码管理具有输入速度快、信息量大、准确度高、成本低、可靠性强等特点，适合勘探开发档案管理，是油田档案管理的有效手段，通过条形码与应用软件相结合实现对档案的快速入库、借阅和归还。

(3）开发实体档案信息管理系统

建立符合油田档案管理需求，涵盖档案整个生命周期及档案管理各个环节的档案信息管理系统，系统具有以下特点基于B/S构架的软件体系。具有分布性特点，可以随时随地进行查询、浏览等业务处理，后续档案业务扩展简单方便，通过增加网页即可增加服务器功能，维护简单方便，只需要改变网页，即可实现所有用户的同步更新，维护成本低。严密的授权及安全体系，保证档案信息数据安全。从应用安全，信息安全，系统安全三个层次保证系统的安全，应用安全主要通过华北油田身份统一认证和权限管理中心以及系统自身功能权限管理来加以控制；信息安全对所有档案采用库房，分类，档案三级授权，保证档案信息安全并且制定了科学的数据备份策略；系统安全则要依托油田网络和服务器安全策略。采用条码技术对实物档案进行管理。采用条码技术极大的简化了档案入库、借阅和归还等繁琐环节，提高了档案管理工作效率。实现多种不同类别档案自定义统一管理。新加类别不用更改后台数据库设计，通过配置文档即可实现，极大的增强了系统的扩展性。方便、简洁的操作界面。操作界面简洁，界面交互性强，减少了用户的学习成本。提供与电子档案馆的数据接口。用户在查询借阅文档时，可以在线浏览电子档案馆相关文档。

（4）开发电子档案馆系统电子档案Web发布子系统采用B/S架构，主要实现现电子资料网络化查询、阅读、下载以及系统管理等功能。电子档案管理程序的用户界面仍然采用定制式界面，定制工具采用C/S架构开发，应用ClickOnce技术部署，ClickOnce应用程序可以自行更新；这些应用程序可以在较新版本变为可用时检查较新版本，并自动替换所有更新的文件。对于文件实体在网络路径上的操作则采用WebService来实现，Web Service技术，能使得运行在不同机器上的不同应用无须借助附加的、专门的第三方软件或硬件，就可相互交换数据或集成。

(5）新资料入库系统建设与部署

部署电子档案信息系统解决了历史资料查询共享问题，新产生的资料实现入库正常化，是保证电子档案馆有效应用的关键，目前主要采取两种方式进行后续新增资料的入库。

(1)针对不同的业务点通过电子档案定制系统定制符合本业务点的相关采集系统，在满足新文档处理、编目、入库的功能后，对文档处理岗位的工作人员进行培训，使得后续文档可及时、高效、准确的入库。

(2）对于部署了专业数据采集系统的业务点，开发专门的数读取入库程序，直接将专业数据转化为PDF文档导入到电子档案馆数据库中。

参考文献

[1]刘玉玲.档案信息化与档案信息安全保障体系建设.硅谷,2015年.

[2]王洪表.档案信息化进程中信息安全问题研究.价值工程,2013年.

[3]李慧玲.档案信息化中电子文件的存取格式问题浅谈.兰台世界,2013 年.

[4]刘娜孔青青.档案信息化研究综述.山西档案,2013年.

[5]许明蓉.怎样提高档案信息化的开发与利用.厦门科技,2015年.