浅析医院人事档案管理问题及解决对策

付灵运

在医院发展的过程中，人事档案管理功不可没。所谓医院人事档案是指专门记录医疗人员在医疗及科研过程中的思想品德、工作业绩、工作能力等重要信息的文字材料。而医院人事档案管理是指根据医院发展战略及经营规划，结合医院内外部环境的发展变化，与医院人力资源战略规划保持一致，共同为医院更好更快发展，领导科学理性决策，高素质医疗人才的引进与选拔提供重要的数据支持。由此可见，加强医院人事档案管理是实现医院可持续发展的当务之急。

一、加强医院人事档案管理的重要意义

1、有利于选拔优秀的管理人才。

医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，组织考察干部的综合能力时，仅仅评判干部现在的表现，是无法判断出干部的能力，此时还得观察干部的以往经历，从工作经历中得出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此，加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。

2、有助于领导科学的人事决策。

人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。

3、有益于吸引并留住优秀人才。

人事档案管理作为一项重要的管理活动，在医院人才引进方面发挥着不可替代的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后，及档案丢失等现象，从长远来看不但没有节省成本，而且还增加了成本，甚至造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。

二、医院人事档案管理存在的主要问题

医院之间的竞争根本上取决于人力资源的竞争。优秀的医疗人员的引进对促动医院的快速发展具有重要意义。医疗人才的流动越来越开放，对人事档案管理提出了更高要求，档案管理人员的能力亟待提升，人事档案管理制度有待完善，人事档案信息化管理手段落后。

（一）领导对人事档案管理不重视。

由于医院主要以业务创收为主，而档案并不能直接带来经济收益，同时因缺乏某些主客观条件，使得档案的价值没有体现出来，领导也体会不到档案的真正价值，片面认为档案只是一堆文字材料，一定不如其他的业务工作重要。为此，医院不愿意投资档案管理，致使档案管理手段落后，处于一种被动应付的状态，难以真正的为医院工作服务，并适应医院发展建设的需要。

（二）人事档案管理秩序不够规范。

人事档案管理是一项专业性和保密性很强的管理活动，其需要有专门的人事档案管理人员进行管理。然而，很多医院的人事档案管理都是由医院相关人员兼管，这使得很多人事档案都没有得到有效的分类与归档，管理秩序混乱，甚至出现“有人无档”和“有档无人”的乱象，使得部分医疗人员的职称评定和工资调整等存在困难。

（三）缺乏信息化的档案管理手段。

人事档案管理具有很强的专业性，在于需专业的人事档案人员进行管理，需要具备专门的档案知识与技能，需配备专门的档案管理室及现代化的管理手段。然而，很多医院缺乏专门的档案管理人员，及现代化的档案管理手段，很多档案材料的收集、整理、编目、归档、检索和修改等都是通过手工录入完成的。

三、医院人事档案管理问题的解决对策

针对人事档案管理存在的如上问题，本文提出了针对性的解决对策：

（一）提高领导对档案管理的认识。

医院领导要正确认识人事档案的作用，将人事档案管理与医院其他业务统筹规划，统一纳入到医院财政扶持的清单，加快引进专门的人事档案管理人员，购买并配备专门的人事档案管理软件，设置专门的人事档案管理室，起草专门的人事档案管理制度，并严格执行人事档案管理的各项规定，充分发挥人事档案对人才引进的功用。

（二）不断健全人事档案管理制度。

规范的人事档案管理制度是保障人事档案管理工作顺利开展的重要条件。人才流动作为社会发展的一大趋势，人事档案管理制度也应顺应这一变革要求。一方面，建立医院人事档案代理制度，由专业的档案管理人员进行管理，实现医院人事档案管理的系统化、规范化和社会化。另一方面，要健全人事档案信息交换联系制度，共享资源及信息，逐步理顺和疏通医院人事档案材料的收集、登记和鉴定渠道，从而提升医院人事档案的价值，为医院的可持续发展奠定基础。

（三）引进信息化的档案管理手段。

人事档案的信息化建设体现在人事档案的数据收集整理、人事档案数据库建设、人事档案安全化管理等方面。人事档案数据收集要确保录入系统前的准确无误，对不同形式的档案分类录入系统，纸质的档案要利用收集整编系统手工录入，对电子光盘或其他存储介质的数据，要利用数据转换功能软件转换进系统。人事档案系统的设计要按照日常人事档案的主要工作流程来设计，比如要设置有档案的收集、借阅、归还和操作等功能模块的设计。人事档案的安全化管理要考虑档案密级的设计与管理，普通级别的目录及档案资料对所有人开放，秘密级别的目录对所有人开放，档案资料只对本人开放。机密级别的目录对本人开放，但其档案资料则不对本人开放。

（作者单位：秦皇岛市第一医院办公室）