浅谈社会保险档案管理的问题与对策

杜艳艳

社会保险档案主要是指养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险在参保过程中形成的档案，它是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。社会保险业务档案管理是指保险的相关部门对社会保险业务档案进行归纳、总结、分类、归档、装订、保管、利用、移交以及摧毁等一系列工作的过程。随着社会保障制度改革的深化，如何做好社会保险档案工作，已经成为一项重要任务。

一、加强社会保险档案管理的重要意义

（一）加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。档案的管理，主要包括相关资料的收集、整理、归档和利用，由此产生的统计数据，既是反映社保事业发展的宝贵资料和重要的历史凭证，又可以为决策者的科学决策提供及时准确的服务，如此庞大的社会保障系统工程，若无完整准确的资料记载，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

（二）加强社会保险的档案管理。完善覆盖城乡居民社会保障体系的支撑条件随着社会保障事业的全面发展，社会保险覆盖面不断扩大，社保业务档案资料不断增加，社会保障将逐步覆盖全体人群，由此产生的业务档案资料数量将更加庞大。如果不对这些原始的数据资料加以归类整理，确保其完整准确，整个社会保障工作就会失去数据支撑，社保体系的完善就只能是空中楼阁。

（三）加强社会保险的档案管理，是保障参保人合法利益的重要体现。社保档案作为一种重要的民生档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保者享受相应待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。社保档案管理的好坏，档案资料的安全完整与否，直接关系到千百万人的切身利益。因此必须花更多气力，重视和加强对社保档案的管理。

二、目前社会保险档案管理的现状

（一）社会保险档案重视程度不够

1、领导对档案工作不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况在各地普遍存在。

2、没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重。

3、档案意识淡漠，部分业务人员也存在概念不清，认识度不高的问题。

（二）社会保险档案多头管理

社会保险档案由于涉及的面比较广泛，牵扯到多个职能部门，在缺乏统一的协调机制下，档案在事实上形成了多头管理的问题。再加之各部门之间信息沟通困难，一个人的社会保险资料分别保存在不同的机构，而且管理方法各异，没有一个档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保障档案信息，提供高效优质的服务也就无从谈起。

（三）专业社会保险档案的管理标准和规范缺位

社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。虽然各地在积极探索社保档案管理的路径和方法，并形成了一些好的做法和经验，但由于缺乏全国层面的社保业务档案管理规定，致使各地在业务档案管理方面没有标准和规范，管理水平也参差不齐。

（四）社会保险档案管理的手段落后、水平低

近两年随着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实施了档案的微机化管理，但由于软、硬件没有实现有机结合，因而未能发挥应有的效能。大部分社会保险机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展。

（五）社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高

社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多;虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。

三、加强社会保险档案管理的建议

（一）提高认识，加强领导，重视社保档案工作

加大社会保险档案工作的宣传力度，广泛宣传社会保险档案工作的重要性，提高每一位民众的社会保障意识，加大对社会保险档案工作的重视程度;积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入， 切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题;积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

（二）健全制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制

加强对社会保障档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，实现各环节的无缝衔接，制定操作性强、科学统一的社会保障档案管理规范，努力促进社会保障档案信息资源的整合与共享，提高社会保障档案的管理效率。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。

（三）积极利用现代技术，推进社保档案管理网络化

充分利用计算机的网络优势和特点，实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付，全面掌握社保工作状态，实现无纸化办公，提高工作效率。进一步健全社保信息网建设，让每一个用户都能够通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社保号就可以查询到相关的社保缴费等情况，轻松完成缴费、支付等环节;加强信息的整合与利用工作，挖掘其中对服务社会大众的有价值的各类信息，及时提供给有关机构或向社会发布，实现更大范围的信息资源共享，满足社会各方面对档案管理和利用的合理需求。

（四）搞好人员培训，不断提高社保档案管理队伍的业务技能

社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备一定的计算机实际操作能力。为此，应积极组织社保档案员进行培训，开展经验交流。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

（作者单位：河北省档案局、中共河北省委党校2013级在职研究生人力资源与社会保障专业）