EXCEL在高校会计科目串户查找中的应用

罗雅丽

摘 要：由于高校财务的特殊性，会计账务处理常常会出现各种各样的串户问题，如果采用传统的人工比对查找，将为此花费大量的时间和精力。文章通过对天财财务管理平台的综合汇总功能以及EXCEL的筛选功能综合应用，巧妙、快速、精准地查找出财务报表中会计科目的各类串户对象，其最大的优点是使用方法入手简单、易学，能真正地解决实际问题。最后针对产生高校串户问题的根源，从软件设计等方面提出了相应的改善性建議。

关键词：串户 天财财务 EXCEL

中图分类号：F234  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）10-133-02

一、高校会计科目简介及串户原因

2014年1月1日高校会计制度改革后，收入、支出科目更为细分，支出类分为5001教育事业支出，5002科研事业支出，5003行政管理支出，5004后勤保障支出，5005离退休支出，5101上缴上级支出，5201对附属单位补助支出，5301经营支出，5401其他支出;收入类分为4001财政补助收入，4101教育事业收入，4102科研事业收入，4201上级补助收入，4301附属单位上缴收入，4401经营收入，4501其他收入。另外，还有2501代管款项，党费的管理;而科研、预算、党费对应的项目支出编码也不同。

从高校会计科目可以看出，高校会计不同于企业单一资金类别管理，它从收入、支出、资金三个方面分为预算、科研以及党费三个大类。在做账过程中，不仅要求在横向上科目、经济分类、部门编号、项目编号高度一致，而且在科目的借贷方纵向上也要保持一致。而会计人员在做账过程中，由于疏忽大意等各种原因，总会出现各种各样的串户，进而导致科研、预算、党费户资金与收入、支出不一致，事后往往耗费大量的时间与精力查找串户问题，也给高校会计报表质量带来了一定程度上影响。

二、高校会计科目串户现象描述

高校会计科目串户现象总体来说可分为三种类型即：横向串户、纵向串户、混合串户。横向串户主要是指：由于会计制单人员在科目代码的录入的错误，会出现横向方面串户：科研科目与预算经济分类的混用。如，借：5001（教育事业支出）、001（科研项目编号）纵向串户主要是指：借方录入与贷方录入所属分类不一致，如：借方为预算类支出，贷方却为党费或科研类的资金户支出，如借：5001（教育事业支出），贷：10010201（现金科研户）混合串户即：横向错误与纵向错误在同一凭证中同时出现。如，借：5001（教育事业支出）001（科研项目编号），贷：10010201（现金科研户）。

三、查找串户的思路及具体方法

（一）查找串户思路

1.横向串户。由于科研、预算、党费，有对应的项目支出编号，故利用科研所有凭证是否对应科研所有支出项目编号，来查找横向串户。

2.纵向串户。利用会计恒等式：“有借必有贷，借贷必相等”的原理，分别查出科研、党费、预算凭证，结合EXCEL的分类汇总功能对“凭证编号”进行借方和贷方汇总，看是否相等来查找纵向串户。

（二）查找串户具体方法（以科研串户为例）

第一步：横向串户查询。

1.利用天财财务软件的凭证综合查询，导出当期所有记账凭证（2014.2月为例）导出后如图1所示。

2.利用07版EXCEL功能筛选功能：以“科目编号”为索引，点击数据——筛选，选择科目编号下拉菜单的所有有关科研科目，包括科研支出5002、科研其他应收款121502、科研资金类银行存款100202、现金100102、科研收入4201、科研事业基金340202，然后点击确定。

筛选结果如下：

3.在图2基础上点击“部门编码”右边下拉菜单，检查项目编码，如下：

从下拉文本筛选上，我们可以清楚地看到项目编码内有401不属于科研类项目编号，而属于预算类支出项目，从而修改，对应凭证的科目编码到预算支出科目。同理，可以选择所有不属于科研项目的编号，并可以容易地得到错误凭证，进行支出科目的修改，从而解决了所有横向串户问题。

第二步，纵向串户查询。

1.将上述横向串户修改后的科研账务处理表，单独复制到一张新的EXCEL表中，利用07版EXCEL的“数据—分类汇总”功能，分别以“分类字段—凭证编号、汇总方式—求和、选点汇总项—借金额、贷金额”并选中“替换当前汇总、汇总结果显示在数据下方”来分类汇总，点击确定，得到如图3。

2.点击左边1，如果左1借方汇总不等于贷方汇总数，则存在纵向串户，如果相等则不存在纵向串户。

以该串户为例，左1“借金额：725995.69”不等于“贷金额：366395.69”故存在纵向串户问题。

3.然后点击左2，在最后空白K列输入公式如：K5=H5-I5，得出K列数据。

我们可以看到两组数据00062#与00110#凭证不为零，则找出了科研纵向串户凭证。

第三步，用同样的方法，分别能找出所有预算、党费的串户凭证。

四、解决高校会计科目串户的改善性建议

针对高校会计账务处理中极易出现串户的问题，笔者通过个人长期的工作实践觉得，虽然很多账务串户问题可以通过后期的软件应用纠错解决，但是还不足以令我们在做账的过程中减少错误的发生，因此想办法在其它方面加以控制是一个不错的选择，如：我们可以在对财务软件设计方面，有些功能就可以作出一些小的修改：

1.横向控制。对科目、经济分类、部门编号、项目编号，进行绑定管理，如5002（科研类科目）绑定001-006（科研类项目编码），如输入错误，系统提示：科目代码与科目编号不匹配。

2.纵向控制。对借方科目与贷方科目进行绑定管理，如借方输入5001（预算类科目），贷方只能录入10010101等预算类科目，如输入错误，系统提示：借方科目与贷方科目不匹配。这样能有效防止人为错误带来的串户问题。

参考文献：

[1] 财政部.关于印发《高等学校会计制度》的通知.财会[2013]30号，2013-12-30

（作者单位：遵义医学院财务处 贵州遵义 563000）

（责编：若佳）