浅谈在新的形势下如何提高我院档案管理水平

2015-11-26广东省肇庆市第二人民医院肇庆市妇幼保健院杨民颖

办公室业务 2015年7期

文/广东省肇庆市第二人民医院（肇庆市妇幼保健院）杨民颖

文/广东省肇庆市第二人民医院（肇庆市妇幼保健院）杨民颖

【摘要】如何在新形势下提高医院档案管理水平,是每个档案管理人员面临着挑战的一项工作，随着医院业务的不断发展，对档案管理提出了更高的要求，传统的档案管理因存在不足，使档案管理满足不了医院各方面管理的要求，要探索切实可行、符合本单位实际的档案管理新方法、新思路，才能进一步提高我院的档案管理水平，更好地为医院各项管理服务。

【关键词】新形势；档案管理；提高水平

医院档案是在医院行政、业务、科教工作的管理和发展过程中形成的，医院档案管理主要是对医院档案资源的管理和档案信息的管理。医院档案的作用主要是为医院的各项管理工作提供真实、准确、科学的依据。我院是一家集医疗、妇幼保健、教学于一体的三级综合医院，随着医院业务的不断发展，对医院的档案管理提出了更多的需求，因此在新的形势下如何提高我院的档案管理水平,对医院的建设和发展有极其重要的作用。

一、完善制度，规范医院档案各项管理工作

建立健全的医院档案管理制度，使我院的档案管理工作更加有规化。因此我们要结合自己的实际情况不断完善和健全档案管理体系与管理制度，明确单位对档案的管理原则、管理范围以及管理方法，可确保档案管理中的各项工作能有序地进行，使档案管理工作能够切实有效地开展，进一步提高档案管理工作的效率和质量，使我院的档案管理水平在管理中得到提高。

二、解放思想，开拓新的形势下医院档案管理工作的新思路

在新形势下，我院的各项工作都在不断的进行改革和发展，传统的档案管理理念已经无法适应现代化管理的需求，一直以来受到传统观念的影响，对档案管理了解不够全面，医院管理层对医院档案管理工作不够重视，对档案管理手段没有做到及时更新和提高，使现行的档案管理与现代管理不相适应，设备投入不到位、基本建设不规范等，对档案规范化管理带来了极大的障碍，所以要解放思想，实事求是，不管是医院的管理者还是档案管理人员都应该更新对档案管理的认识，一定要认识到档案管理在医院建设和发展中所占的重要地位，积极地为医院档案管理的建设和发展出谋献策，而医院档案管理人员应一马当先，在实践中勇于探索、善于总结经验和教训，摸索出一条适合本单位档案管理的新方法、新路子，不断创新档案管理服务方式，将被动的服务流程改为主动式服务，根据档案利用者的不同需求，以自身所具有的档案资源优势，快速进行档案信息加工，有目的、计划对档案进行整理、分类、组合，以网络信息技术为医院管理工作提供档案信息加工服务，利用医院内部信息网络平台，和现有的档案资料为各部门提供档案咨询服务。同时也可在一定范围内采取有效的措施挖掘档案信息资源为医院领导决策主动地提供信息服务，确保我院档案管理工作做到与时俱进，使我院档案管理工作提升到一个新的水平。

三、加强培训，提高档案管理工作人员的综合素质

要提高我院的档案管理水平，首先必须要有高素质的专业人员，所以，医院档案管理人员应该树立正确的人生观和价值观，树立为医院管理和为业务发展服务的意识，不断加强对档案管理知识的学习，单位要紧密结合新形势的具体要求，有计划地组织档案管理工作人员积极地参加专业培训，学习新知识，新技术，注重学习新的管理理念和管理方法，特别是要加强档案现代化管理中新、高、尖技术应用能力的培训，以及相关信息化、现代化管理方面的基本知识教育，通过学习，掌握国内外医院档案管理的新动态，不断地开拓思路，进而有效的提升档案管理工作人员的综合素质，以适应新形势下档案管理的要求。

四、加大投入，加强档案室的现代化建设

国家档案局于2014年发布了《数字档案室建设指南》，为档案管理指出了基本建设的发展方向，结合目前管理存在的不足，已经无法满足新形势下医院对档案管理工作的需求的情况，首先要得到领导的重视和大力支持，把档案室现代化建议列入议事日程，对扩展现有的档案室列入医院近期基本建设发展规划，逐步完善档案室硬件建设，有计划地加大投入，引进新技术和新设备，使计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，最终实现档案室的现代化管理，进一步提高档案管理工作的效率和服务质量，使档案管理工作能够充分发挥其应有的作用。

五、创新思维，提高档案的使用价值

不断地提高医院档案的利用价值，是医院档案管理的基本要求，如何使档案在医院行政管理、业务管理、科教管理等方面充分发挥其作用，是每个档案管理人员所面临的挑战，所以，要求档案管理工作人员必需要提高对档案的作用和再利用的认识，结合本单位的实际情况，不断扩大档案的业务范围，使档案资源物尽其用，在医院行政管理、业务管理、科教管理等方面充分得到体现。虽然档案是一种不可再生的资源，如何使有限的资源发挥出更大的作用，并且能够创造一定的价值，要求档案管理人员在对档案进行整理时，应该加强档案资源的整合、分类，注重对档案的二次开发和利用，以便使档案的内容达到重塑的目的。档案管理人员同时要转变工作观念，采取多种方式对档案进行收集和整理。经常深入临床一线以及各职能部门调查了解行政、业务、科教等各项管理工作对档案信息的需求，提高对医院档案数据的敏感性，对发生在行政、业务、科教和临床实践过程所形成的有参考价值的档案资源进行规范化管理，可利用医院历年来的科研成果情况、妇幼保健工作开展情况、病人来源构成情况、病种构成情况、手术构成情况、年龄构成情况，住院人次、门诊人次的动态情况等数据资料，进行分析研究，有针对性地为医院的建设和发展提供有价值的档案信息，使档案管理服务变被动为主动，有效地提高医院档案的使用价值。