浅议电子文件与档案现代化管理的关系

2015-11-26山东省血液中心魏炜

办公室业务 2015年15期

文/山东省血液中心　魏炜

浅议电子文件与档案现代化管理的关系

文/山东省血液中心魏炜

【摘要】随着科技的不断进步，越来越多的自动化办公软件进入了人们的视野，电子文件也走入了档案现代化管理的行列。本文通过电子文件概述、电子文件在档案现代化管理中的作用和电子文件应用在档案管理中面临的挑战三方面对电子文件与档案现代化管理的关系进行了探讨。

【关键词】电子文件；档案；现代化管理；关系

所谓的电子文件，就是指它的形成和利用都要依赖于电子环境和技术手段的一种文件。电子文件为档案工作做出了巨大的贡献，要实现档案的现代化管理，就要掌握现代化的思想和技术，使用电子文件是档案工作的必要选择。

一、电子文件概述

电子文件就是人们在社会活动中形成的一些文字材料，这些材料不是以传统的纸质文件方式存在，而是变为了电子文书、电子报表、磁盘和光盘等。相比于传统的纸质文件，电子文件有着它独特的方面，它需要借助一些现代化的办公设备才能进行阅读和使用，并且可以快速地进行传输和处理，在查阅档案资料时不用受到空间和时间的约束，也不需要很大面积的地方来放置文件，但是需要在一定的湿度、温度和防磁性条件下运行。

二、电子文件在档案现代化管理中的作用

（一）提高档案管理的工作效率。在现代化档案管理中，电子文件管理模式得到了普遍运用，与传统管理模式相较而言，实现了档案管理的网络化、实时化、自动化，只要录入一次就能永久保存，可以建立数据共享平台，便于查阅者的快速查阅，提高了档案管理人员的工作效率，同时也提高了档案信息的利用效率。

（二）提高了档案管理人员的业务水平。电子文件的应用，对档案管理者的计算机水平提出了更高的要求，档案管理人员充分利用所有能够利用起来的时间参加相关的业务培训，对自己的计算机水平和管理经验进行完善和创新，使档案管理的业务水平大大提高。

（三）有助于档案纸质载体的保护。在传统档案管理中，人员要想查阅相关档案，均要到档案室中进行翻阅，之后对其进行复印或者摘抄，这样的工作方式，不仅浪费物力、人力，还会对纸质档案产生一定的破坏作用。档案纸质载体是一种较为原始的材料，是十分重要的，为此，需要对档案纸质载体予以保护。使用电子文件对档案进行统一管理，在需要查询的时候，可以直接从数据库中搜寻、调阅，避免了工作人员和纸质档案的直接接触，降低了原始档案的破坏程度，充分保护了纸质档案。

（四）使档案管理的社会价值得到提升。调查显示，目前，使用封闭式管理的档案利用率很低，限制了人才的流动，阻碍了社会人力资源的合理配置与使用。随着时代的不断发展和科技的不断创新，信息化时代已经来临，要实现档案资源的充分利用，就要将传统的档案管理与当前的信息技术相结合，这样才能发现档案管理中蕴含的知识价值。电子文件的出现和使用，实现了档案资源的充分利用，使档案现代化管理的地位和价值都得到了提升。

三、电子文件在档案管理中应用时面临的挑战

（一）对管理观念与制度的挑战。在一些人事档案中，含有很多不宜公开的信息，对此需要予以注意。而人事档案信息公开程度与内容与人事档案利用效率有着直接的关系，在现今这个信息化的时代，需要解放思想，实事求是，严格遵守人事档案与电子文件管理的保密性，制定科学的管理模式与工作流程，树立现代化信息管理观念，全面提高档案服务质量与利用效率。

（二）对管理技术的挑战。档案管理工作的保密性要求较高，使得档案管理工作的政治性较强，不仅要确保电子文件资料的完整，还要确保档案信息的严密性。在现今这个信息泛滥的社会，档案管理工作面临着巨大的技术挑战。各档案管理部门必须加强计算机软件的开发与利用，与时俱进，应用先进的安全技术，建立健全各项法律法规、政策制度，确保档案信息的安全、真实、完整。

（三）对管理人员业务素质与技能的挑战。随着科学技术水平的不断提高，各学科之间开始互相交融，在档案管理工作中，电子文件技术得到了广泛应用。此时，要求管理人员具备较强的业务素质与技能，适应现代化信息管理的需求，保证档案管理工作的全面落实。