办公自动化环境下医院档案管理探讨

文/江西省萍乡市人民医院　李霞

办公自动化环境下医院档案管理探讨

文/江西省萍乡市人民医院李霞

本文基于办公自动化的概念和特点，分析当下医院档案管理办公自动化存在的问题，并针对这些问题提出建设性意见，以期推动我国现代医院档案管理在办公自动化环境下的发展。

办公自动化；医院；档案管理

随着科技的发展和医疗卫生体系的发展，我国医院在管理水平上取得了长足进步，办公自动化方式在医院档案管理中起到了重要作用，但同时，仍存在着诸多问题。如何充分利用办公自动化、克服当下存在的问题，成为医院档案管理中需要重视的问题。

一、办公自动化的概念和特点

（一）概念。办公自动化是指利用计算机信息技术进行办公室工作，实习信息交流、资料储备、数据传输接收等，以提高办公灵活性、精准性和可靠性。办公自动化能够实现计算机同使用者之间的交流，是一种科技化交流管理方式。

（二）特点。在医院档案管理中，办公自动化具有其显著特征：1.迅速精准。医院各部门对所记载资料进行迅速录入，能够改善传统人工操作的缓慢与误差，使档案管理更具时效性和精准性，更加科学化、系统化，方便实时检索查询。2.资源共享性。办公自动化最大程度上利用了计算机互联网信息共享系统，使档案管理更具广泛性和规范性，办公自动化能够使各相关部门资料实现共享，加强了医院各部门之间交流，利于提升办公效率。3.储存方式灵活。医院文档管理存储方式由纸质变为电子文档管理，增加里了对文本、图像、视频等多种直观事物记录，不断节约了以往文档管理所占用的空间，还增加了文档储存市场，延长文档使用寿命，便于医院资料长时期记录。

二、医院档案管理办公自动化存在的问题

（一）文档管理人员缺乏专业性。办公自动化是基于计算机信息技术进行的办公方式，要求文档存储方式更加多样化，操作精准。当下我国医院文档管理人员还基于传统文档管理习惯和理念，缺乏现代化文档管理专业知识和操作技能，缺少专业知识培训，不具备专业的文档管理能力，只是单纯掌握计算机技术无法胜任这项工作。

（二）系统不完善。当前我国医院档案管理系统实用软件较少，管理系统水平较低，不利于管理人员操作。医院档案管理系统对医院的针对性不强，融合度较差，与实际操作具有一定差距。同时，电子文件同电子档案管理的转化和录入不具有连接性，给电子文件录入造成一定阻碍。

（三）缺乏统一管理。办公自动化为人们工作带来极大便利的同时也存在一定问题，例如文档存储一般只保留最终正式文件而不会保留原始文件，文档的存储类别和存储方式不具备统一性，会造成数据库检索混乱，影响文献资料搜索。

（四）缺乏安全性。办公自动化最大的问题在于其自身的安全隐患，电子文档不具备固定形式，没有特定的字迹和签名等特殊标记，易于修改，因此不具备个人权威性和标志性，较比纸质版更容易被改动。同时自动化文档管理易被外来病毒侵入，造成档案泄漏，数据混乱。电子病历的安全涉及到病患的个人信息和隐私性，安全保密工作尤为重要。

三、加强医院档案管理办公自动化的策略与建议

（一）提高人员素质。医院应该加强档案管理人员培训，为管理人员提供更多的理论知识学习机会和档案系统操作实践机会，制定相应考核机制，激发管理人员竞争意识和工作热情，落实医院档案管理工作，建立完善的档案管理人员人力资源管理制度。

（二）完善档案系统。医院应加强办公自动化档案管理系统研究，设计符合医院基本情况的管理软件，建立档案管理子系统，实现电子文件同电子档案之间的有效连接，便于电子文件存储转化。档案管理系统应进行平台搭建，实现各部门之间的资源共享，同时针对具体应用建立档案权限管理，提高档案管理的适用性和针对性。

（三）制定管理标准。医院档案管理工作应制定严格的档案管理标准，保证其符合国家相关部门档案管理规定，结合医院实际情况制定档案管理分类方式和检索查询权限，使管理更具标准化、规范化，严格要求管理人员按照文档管理标准进行操作。此外，针对医院具体情况，调整和更新医院档案管理制度，定期对档案进行检查和修补，帮证文档数据准确性。

（四）加强网络监管。为了维护电子档案管理安全性，医院需要建设完整、可靠、精准的档案管理信息化网络系统，通过对网络系统进行加密、设置权限和设置防火墙等方式，加强文档网络安全建设和监管力度，使用数据恢复技术对被破坏的数据进行修补和维护。为防止人为违规操作进行文档更改，对重要的文档建议进行加密或特殊权限设置，尤为重要的文件建议采用纸质版。医院办公自动化安全直接影响到病患的个人安全和隐私安全，因此需要特别重视，病患信息的泄漏将直接影响医院的权威性。

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