浅谈文档一体化管理

文/上海市药材有限公司档案室　朱海嫔

浅谈文档一体化管理

文/上海市药材有限公司档案室朱海嫔

本文指出文档管理一体化就是把文件工作和档案工作整合为一个工作体系，进行统一管理。浅析了实施文档管理一体化的必然性、必要条件及在实施文档一体化过程中，应把握的环节。

文档管理；一体化

随着新时期信息工作和档案工作的发展，档案学术界提出了新的档案管理理论文档管理一体化。文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。这一问题首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上，是一种较为科学的管理理论，它的出现为档案管理学理论注入了新的内容。

一、实施文档管理一体化的必然性和可行性

（一）实行文档管理一体化有其深刻的理论依据，即文件生命周期理论。从文件生命周期理论来看，文件是档案的前身，是同一事物的不同发展阶段，是一个统一的连续体，在其信息内容、物质形态、基本属性等方面是完全同一的，实施文档管理一体化是文书、档案工作的发展趋势。

（二）实现文档管理一体化是信息时代档案工作的全新的管理方式，是适应电子文档、电子档案管理发展的必然要求。

过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文档。具有档案保存价值的电子文档，必须要归档保护。电子文档归档后即形成电子档案。电子档案的管理要求实现文档管理一体化。纵观目前国内外关于电子文档管理的研究，无一不把文档管理一体的思想融入到电子文档研究项目中，因为电子文档本身的特点决定了电子文档需要进行前端控制和全程管理，而这两种思想又是实现文档管理一体化所必不可少的。所以在信息社会里，必须打破文件和档案工作的分隔状况进行一体化管理，这样才能体现出档案管理工作者的独特作用，也才能给后代留下完整的有价值的真实历史记录。

（三）实现文档管理一体化有充分的现实依据和经验证明。

长期以来，文档分家的现象给文档工作带来了不必要的麻烦和浪费，使文档工作者难以成就历史所赋予的使命。与此同时，我国的档案工作者，除了专业的档案馆工作人员以外，其它单位的档案工作者同时也是文件管理者，随着新时期的发展需要，实现了不同程度的文档管理一体化，而国外也有很多实行文档管理一体化的成功案例，给我们档案工作者实行文档管理一体化提供了借鉴和经验。

（四）在网络环境下，使文档管理一体化成为可能。文件从开始生成起，经过文件流转、处理完毕后，就可以归档进入档案信息管理自动化系统进行利用，文件及时转化为档案，使文件工作和档案工作有机地结合起来。

二、实现文档管理一体化的必要条件

（一）实现文档管理一体化，要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档管理一体化的基础，没有统一的标准，则无法进行一体化管理，在制定标准化时：第一，应考虑文书、档案的国家标准。第二，结合文书、档案的行业标准，形成文档一体化管理的规范体系。例如，在对文档管理一体化系统设计时，既要参照《国家公文格式》，又要参照《档案著录规则》，使文书、档案的标准统一到一个体系里来，特别是电子文档的运作、管理必须建立一套标准化的体系，而且其严格程度和对系统性的要求，也远远超过纸质文件的标准化体系。

（二）实行文档管理一体化，必须改变原有档案管理的思维模式，探索更加适合计算机管理的现代化文档管理模式。在文档管理一体化进程中，将会遇到许多问题，从而影响文档管理一体化的方向、速度、模式等。而计算机自动化系统技术的发展对其推动作用是超级大的，不可忽视的，计算机网络的介入，给文档工作带来机遇的同时，也对传统的手工管理模式提出了挑战，使得文档工作管理模式的改革与创新成为一种必然。

（三）实行文档管理一体化，要求文档人员提高和调整自己的知识结构。计算机网络技术成为文档管理一体化进程中不可缺少的重要手段，文档管理一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术。文档人员要做好电子文档管理系统的开发，既要懂得计算机设计技术，也需要结合最新的档案管理学理论、原则和档案管理方法与技术，才能为加快实现档案管理自动化建设提供充足的技术支持。

三、要加快文档管理一体化，应做好以下几面的工作

（一）加强领导，提高意识。加快文档管理一体化建设，要提高领导的档案意识，使档案信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导，必须要不断加强业务知识的学习和提高。努力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作，不断完善和加强档案信息平台，提高管理水平、工作效率和服务质量。

（二）积极支持投入，提升软、硬件配置。要舍得投入财力，配置软、硬件要从长远的发展考虑，适当提高配置能级，以适应档案管理现代发展的步伐。同时，作为档案部门，也要积极争取多方支持，创造条件实现文档自动化管理，加快文档管理一体化建设的发展。

（三）充分发挥档案人员的作用。一般单位在文档软件的开发程中，往往疏忽档案人员在开发过程中的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足，仅凭自己有限的了解和“设想”编制软件，不能开发出高质量的文档信息系统，只能慨叹“英雄无用武之地”。因此，档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。协同办公平台（简称OA）作为企业信息化建设覆盖面最广的重点项目，是公司的信息结构化、流程规范化、决策科学化、信息标准化的基础平台。协同办公平台力求打通企业内部存在的信息孤岛，从而有效提高员工办公效率和工作质量。项目的实施是让公司所有的利用者在同一个平台上实现信息资源共享，构筑公司协同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海药材“加强管控，提高效率”的具体措施。从传统管理向现代化管控转型迈了一大步。自2011年上海市药材有限公司实行OA系统以来，公司上下深刻体会到了信息化管理带来的效益。公司开发了内部管理：部门管理、岗位管理、员工管理、档案管理、培训管理、奖惩记录、人事合同；还开发了客户管理，即客户信息、全部客户、代理商信息、联系人信息、采购信息、项目跟单记录、合同管理、售后服务等。

1.无纸化办公，改变时空观念，提高工作效率。网上协同办公管理系统彻底打破时间和地点的限制，缩短了相关人员的审核、签字等待时间，实现了短信提醒服务。2.无纸化审批和管理节约了资源。在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，不但提高了工作效率、降低了沟通成本、减少了修改和校对的差错，而且大大地节约了纸张成本。3.统一平台，方便管理，达到了政务公开、信息透明，实现了随时随地均可在权限范围内查阅相关资料。也为归档等一系列管理工作提供数据输入、处理平台。档案室也抓住公司OA系统管理的机遇，提出了“按件归档，及时归案”的新的管理理念。由公司档案室直接参与文档管理一体化管理软件的设计、归案等全过程的监控流程，真正做到文档一体化管理。文件管理包括收文、批文、文件阅示、文件流转、办文、行文、发文、文件归档、查阅、统计等，并能自动跟踪记录流程全过程。档案管理包括档案分类、档案编号、档案借阅、档案汇总、档案鉴定、档案统计等功能。通过该系统，档案室对流转完毕的文件做到及时自动归案生成档案号包，做好档案鉴定，确定公开或不公开、归档、暂保存或不归档，为借阅者提供直接在线网上查阅等档案信息服务，并记录了全部的操作过程。随着公司OA系统不断向深度、广度推进，档案室也积极与电脑室挂钩，将档案管理OA系统向公司各基层单位推广，使公司所属各单位档案工作有统一的文档管理一体化体系，从而保证了档案管理水平迈向更高、更新的台阶，以适应公司经济发展的需求。

（四）重视调研，做好文档信息需求分析工作。文档信息化建设是一项长期投资，立足于公司工作的长远发展，因此在编制规划、方案前，必须作充分调研，明确文档信息化的需求，需求分析越充分，开发工作就越顺利，也越有使用价值。

四、在实施文档一体化过程中，应把握住以下几个环节

（一）运用全新管理理念和管理模式，有效管理办公自动化系统中形成的电子信息资源。采用全程管理模式，把档案管理中的各种需求诸如分类、组合、鉴定等可以在电子文档生成之际和运转过程中便设计在系统中。档案工作提前介入到文件工作之中进行前端监督，保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用，提高工作效率；能使档案人员真正享受到自动化管理给档案工作带来的高效和便利。

（二）维护电子文档的真实性、可靠性、凭证性，对文件形成和流转过程实行全程跟踪和记录，保留电子文档原始记录痕迹。要充分利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，保证文件的真实性、凭证性和合法性。

（三）电子文档管理系统应达到各功能实用性强、智能化程度高的要求。把文件的收发、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成一个科学的档案管理系统，从档案工作的需求出发，对各子系统进行前端处理、统筹安排，以取得系统的最优化和最高效率。

（四）实施文档管理一体化之后，可能造成机构、人员的变化，应制订相应的制度。明确电子文档随时归档的同时，纸质文件也应随时归档，如需移交给上级档案管理部门的纸质档案应按照一定的管理制度定期移交。