高校毕业生人事档案就业服务功能探究

2015-11-25辽宁大学王芗馨王玲

办公室业务 2015年24期

关键词：用人单位毕业生意识

文/辽宁大学　王芗馨　王玲

高校毕业生人事档案就业服务功能探究

文/辽宁大学王芗馨王玲

高校毕业生人事档案是国家人事档案的有机组成部分。探究高校毕业生人事档案就业服务功能，加强人事档案建设，有着广泛而深远的意义。

高校毕业生；人事档案；就业服务

高校毕业生人事档案是国家人事档案的有机组成部分，真实记录了大学生在校期间的生活、学习和社会实践情况，是大学生就业以及用人单位对其进行任用、考核和晋升的主要依据，能从客观角度反映毕业生的综合素养。然而，对于出生在“90后”的大学生而言，他们尚未充分意识到自己人事档案的重要性，只有在临近毕业之际，面对巨大的就业压力，他们才会重视自己的人事档案，但为时已晚。研究高校毕业生人事档案就业服务功能，加强人事档案建设，有着广泛而深远的意义。

一、高校毕业生人事档案就业服务功能

高校毕业生人事档案可以证明个人的学习经历、学历、社会关系、政治面貌、技术职称等情况，是大学生踏入社会工作岗位的“敲门砖”。在就业服务方面，高校毕业生人事档案可以起到以下两方面作用：

一是名片作用。作为一种特殊信息，人事档案最大的特征就是她的真实性和原始性，比起毕业生个人制作的简历，人事档案更加公正、真实和客观，对于社会用人单位而言，有着巨大的参考作用。通过查阅毕业生的人事档案，社会用人单位可以多方面了解学生的学历水平、政治面貌、家庭背景等情况。如果说毕业生在面试过程中给社会用人单位留下了直接的第一印象，那么人事档案就仿佛一张具有权威性的“名片”，能够更加真实、全面地记载毕业生的基本情况和综合素养，给用人单位以参考作用。

二是导航作用。社会用人单位通过毕业生人事档案中的一些获奖证明材料、心理测评结果、院校评价、个人自述等信息，更加全面地了解毕业生的兴趣、爱好、性格和特长，从而以此为基础，将毕业生安排到适合其成长的供职部门和岗位中。

二、发挥高校毕业生人事档案就业服务功能的策略

在高校毕业生的人事档案中，有一部分是他们在校期间亲笔填写的，比如入团申请书、思想汇报、入党志愿书及其各种申请表和毕业生登记表等。有的大学生没有充分意识到人事档案的重要性，在填写这些资料时没有端正态度，草草了事、字迹潦草，特别是毕业离校前必须填写的《高校毕业生登记表》，其中有一项“自我鉴定”，需要大学生全面总结、归纳自己的大学生涯，但是部分大学生却寥寥几笔、敷衍了事。试想一下，一个不认真对待自己人事档案的人又如何认真对待自己、认真对待他人呢？这些信息将如实传达到社会用人单位中，又如何让这些单位看待毕业生呢？有鉴于此，高校要采取有效措施引导大学生认识人事档案的重要性，加强人事档案建设，使其发挥应有的功能与价值。

一是要丰富人事档案的内容，提高其参考意义。为了让人事档案发挥更大的功能，高校应该丰富档案内容，摒弃人事档案材料千篇一律的死板面孔，让人事档案为社会用人单位提供更加个性化的服务。笔者建议在高考材料中加入大学生参加高考时的各科成绩以及总分位于全省排名的信息；在高校成绩单中加入大学生参加国家英语四六级考试的成绩。院校还应该重视大学生在校期间获得的各种奖励，及时将学生通过的各种等级考试、资格考试的证明材料归入档案中。

二是要推广人事档案知识，提高各主体的档案意识。高校要通过校内媒介，比如校园网、校刊、校报、论坛等平台宣传人事档案的重要性，积极提高全校师生的档案意识。要对分散在各职能部门的档案工作人员进行定期培训，促使他们做好人事档案的源头收集和补充工作。还要针对大学生开设相关讲座，让他们意识到人事档案不仅是自己写出来的，也是自己建立起来的，要促使他们认识到人事档案在自己日后就业中发挥的重要作用。

三是要借助软件平台，实现资源共享。如今，大部分高校已经建立了就业网络，成立了集就业指导、就业信息和毕业生个人信息于一体的就业平台。高校档案部门要充分利用这个就业平台，及时掌握毕业生的学籍变动、资格考试、职业测评等情况，实时跟踪毕业生的就业信息，为日后改进档案管理工作提供借鉴。