民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施

2015-11-25吉林省白城洮南市社会救助事业中心王思南

办公室业务 2015年24期

关键词：民政纸质救助

文/吉林省白城洮南市社会救助事业中心　王思南

文/吉林省白城洮南市社会救助事业中心王思南

本文主要针对民政社会救助中心电子档案管理存在的问题进行了详尽的探讨，在此基础上提出几点优化措施与建议，仅供参考与借鉴。

电子档案管理；民政社会救助中心；问题

所谓民政社会救助中心档案，指得是社会救助工作中的待遇申请、复审、停止审批以及日常管理当中产生的具备保存价值的电子数据、声像、图表以及文字等资料。随着信息技术在各行各业的不断普及，电子档案已经成为档案管理工作发展的必然趋势，民政社会救助中心档案管理工作自然也不例外。相较于传统的纸质档案，电子档案在创建、储存以及管理方面都存在较大的差异性，再加上民政社会救助中心档案资源的复杂性，导致民政社会救助中心电子档案管理工作仍然存在许多问题，如何解决这些问题，从而有效推动民政社会救助中心档案信息化发展成为当前急需解决的重要课题。

一、民政社会救助中心电子档案管理存在的问题

（一）电子档案归档存在缺失。由于民政社会救助中心在以往的工作中保留的纸质档案资料库极为庞大，再加上纸质档案装订、整理的过程中也没有进行科学分类，导致民政社会救助中心在全面实施电子档案管理以后，许多纸质档案都没有得到及时、合理地利用。将纸质版的档案归纳成电子档案是一件极为复杂、繁琐的工作，因为电子档案归档的不完整性，以致电子档案本身检索便捷、快速的优势没有得到充分的发挥，档案管理的效率相对较为低下。

（二）电子档案缺乏资金保障。因为民政社会救助中心档案管理信息化建设缺乏有效的资金保障，导致其在硬件设施方面的投入明显不足，全国各个地区的民政社会救助中心档案管理部门仍旧采用配置相对较为过时的计算机，导致民政社会救助中心电子档案管理工作的效率大打折扣。民政社会救助中心档案管理工作如果要实现高效率的信息化管理，先进的硬件设施是必备的保障，例如：高配置的电脑、扫描仪、打印机以及复印机等等。

（三）档案管理人员信息素养有待提升。现阶段，民政社会救助中心档案管理队伍的年龄结构不合理，许多年龄较大的档案管理人员适应能力相对较差，其在档案管理信息化操作方面则存在不精通、不熟练的情况，自然也就难以掌握电子档案的分类、流程以及归档等相关工作，导致民政社会救助中心电子档案管理工作受到一定程度的影响。

二、优化措施与建议

（一）完善电子档案管理体系。一套科学、合理的制度是保障电子档案管理工作能有序开展的先决条件。这就需要民政社会救助中心严格按照电子档案管理的相关规范，充分结合民政社会救助中心的实际情况，制定一套具有科学性、合理性的电子档案管理体系，使得电子档案的形成、积累流程的管理工作以及检查鉴定、归档责任等相关流程更为规范化、合理化，切实保障各项工作的开展实现有章可循、有矩可循。针对审查完成的电子文件实施统一的收集管理，要产生对应的纸质文件，并且要针对纸质文件实施集中核查，从而有效保障纸质档案文件能够与电子档案保持一致。此外，民政社会救助中心应当逐渐规范电子档案管理工作所使用的软件与平台，从而有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

（二）加大财务档案管理信息化发展力度。民政社会救助中心电子档案管理工作要想更好地发展，就必须要进一步增加硬件方面的投入力度，全面更新电子档案管理的软件与硬件，配齐自动打印机、扫描仪、复印机、照相机以及计算机等，切实满足现代化电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展。此外，民政社会救助中心还应当逐步实现电子档案自动化管理的目标，必须要改变传统管理中“重藏轻管”的理念，高度重视民政社会救助中心档案的“利用”性质，比如：构建社会救助工作的信息管理系统，使得民政社会救助中心电子档案工作的检索更为便捷、内容更为准确，从而有效促进民政社会救助中心电子档案规范化、科学化的发展，真正实现民政社会救助中心电子档案的价值。

（三）提升档案管理人员专业能力。随着信息技术与科学技术日新月异的变化，电子档案已经成为档案管理工作未来的必然发展趋势。所以，民政社会救助中心应当依照档案管理的实际需求，针对档案管理队伍进行优化，切实保障档案管理队伍年龄结构的合理性。进一步加强培训教育工作，通过开展多门类、多层次的知识体系培训教育，根据当前档案管理队伍的实际情况，组织多形式、多渠道的培训教育方式，进一步完善档案管理人员的知识体系与信息素养，全面提升档案管理队伍的电子信息知识，力争打造一支综合素质过硬、专业结构合理、专业技术强的档案管理队伍。