县级事业单位档案管理工作的常态问题与对策

文/浙江广播电视大学长兴学院（长兴教师进修学院）　胡有红

县级事业单位档案管理工作的常态问题与对策

文/浙江广播电视大学长兴学院（长兴教师进修学院）胡有红

做好档案工作是深化事业单位改革的一个重要保障。但是，县级事业单位的档案管理还存在着认识不足、基础工作薄弱、管理设施老化和人员素质低等问题，文章针对这些问题，提出了创新改革的思路。

县级事业单位；档案管理；问题；对策

档案是事业单位重要的信息资源，它在事业单位的发展中起着查考利用、历史凭证、科学研究和服务社会等重要作用。作为事业单位的档案部门和档案工作者，必须认真学习贯彻十八大精神，围绕地方经济社会发展战略，解放思想，实事求是，最大限度地激发创新精神，以创新来驱动档案工作的改革。在深化改革的进程中，通过做实基础工作，打造管理网络化和存储数字化，提升管理水平。通过编写发展史、大事记汇编、组织沿革等方法，开发利用档案的信息资源来服务社会，在服务社会中提升自我价值，实现档案管理事业的科学发展。

一、档案管理概述

（一）档案管理的概念。档案是机关、企业、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、声音、图像及其它载体的有关文件。档案管理就是建立档案实体秩序，使保存的档案材料实现条理化、有序化的基础工作。档案管理工作从微观的角度看包括收集、整理、统计、保管、鉴定、检索、编研、提供利用八个部分。从宏观的角度看有档案室工作、档案馆工作、档案教育科研等。

（二）档案管理应遵循的原理。1.系统原理。系统原理是现代管理科学的一个最基本的原理。档案管理要遵循的系统原理是指档案管理工作中，运用系统的观点、理论和方法对档案管理活动进行充分的系统分析，以达到档案管理的优化目标，即从系统论的角度来认识和处理档案管理中出现的问题。事实上，档案管理的工作对象就是一系列的档案，对档案进行管理需要一套系统的方式与原则。只有加强对档案的系统管理，对档案信息资源进行大力的开发，才能够节省相应的人力与物力，从而获得更大的社会效益与经济效益。2.整分合原理。档案管理整分合原理就是在整体中合理安排档案管理的八个部分工作，从而在分工上进行综合利用。使每部分依照自身的责任，制定具体的工作目标，发挥自身的职能和优点，实施计划和提升工作效率。3.反馈原理。档案管理反馈原理是指档案信息输出时实现的经济效益、社会效益以及存在的问题的反馈与改进。档案信息在被社会和事业单位自身利用的同时，也承受着检验。档案管理部门要及时收集档案使用过程中存在的缺陷反馈意见，及时对档案管理进行完善与纠正。

二、事业单位档案管理的常态问题分析

（一）对档案工作的重视程度不够。从档案工作的性质来说，它是二线甚至三线的工作。一些事业单位的领导并不把这项工作放在重要议事列程。有的领导说起来重要，做起来想不到，忙起来干脆忘掉。也有个别领导连说起来也不重要。领导不重视又怎么能调动档案管理员的工作积极性和创造性呢？难怪有些档案管理工作人员自己也认为是在做单位的辅助工作，只需简单重复地做，不需求创新和研究。

（二）档案管理基础工作问题多。1.档案管理标准化有待提高。有些事业单位档案管理不够标准化，没有形成统一的质量标准要求，存在档案缺失，特别是有些中层部门，他们平时忙于工作，不注重积累资料，到收集档案材料时，他们就随意拿一些材料应付，使得好些能反映主题的核心材料丢失；有的档案员没有经系统培训，对材料的分类不明确，造成卷宗混乱、档号无序等管理不规范问题。笔者在调查中发现，县级许多事业单位存在档案案卷标题不规范，标题缺少基本要素、有标题但不能反映主题内容、没有案卷标题等问题。还有的事业单位档案组卷有的按职能部门组卷，有的按时间组卷，也有的按照管辖权限组卷等，真是五花八门。2.档案管理制度不完善。有些事业单位在档案收集、鉴别与归档、整理、检查、查找、保密、转递等方面的制度建设不够完善。如《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案室管理制度》等不健全；有的单位就是有几项制度也是写在纸上，挂在墙上，形同虚设，从来也没有真正落实，更没有建立起严格的责任追究和奖惩机制。这一切直接影响到档案管理“质”的提升。

（三）档案室现代化设施缺乏。档案管理现代化就是指管理者坚持现代管理理念，采取现代管理方式与方法，利用先进的科学设备与技术，实现档案管理的现代化、智能化和系统化。但是，笔者在调查中发现，县级事业单位档案室的现代化管理设施相对落后。例如，数字档案系统是档案管理发展的趋势，它是利用数字化手段，对档案信息进行数字化收集和管理，实现数字档案信息资源共享的数字信息系统。但是，县级事业单位有些没有建立数字档案系统。有的单位甚至连符合要求的档案专门库房、档案箱、固定档案架、活动式密集架、档案柜等都没有。

（四）高层次档案管理人才缺乏。笔者在调查中发现，县级事业单位的档案管理队伍虽然比较稳定，但是，许多从事档案管理工作的人员年龄偏大，文化程度不高，特别是信息化水平比较低，有些还是被照顾的职工“家属”。他们不同程度地存在着思想观念落后、创新能力不强的问题。县级事业单位档案管理更是缺乏具有专业学历的、专业职称的高层次人才。另外，从事档案工作的人员少、不专业、事情杂，整天忙于简单的琐碎的工作之中。缺乏培训与再学习的机会，业务水平提高受限。

三、加强事业单位档案管理的对策

（一）积极推进档案工作创新。事业单位从领导到职工都要认真学习十八大精神，坚持创新驱动，把改革创新作为档案事业科学发展的强大引擎。坚持解放思想、实事求是、与时俱进，积极推进档案工作改革，不断为档案工作注入新的活力与动力。深入研究档案工作发展新趋势，认真总结档案工作新经验，准确把握工作特点和规律。特别是充分认识服务创新是档案工作的重中之重。增强主动服务意识，坚决克服重业务、轻服务的观念，真正变关起门来管档案为打开门来搞服务，努力使档案工作从“三线”走向“一线”，使档案部门由“冷部门”变为“热部门”，不断提高档案工作对社会经济发展、党委政府和事业单位的工作大局、维护职工利益的贡献度。在服务大局中找到自己的位置、发挥独特的作用。积极推进档案工作创新发展。

（二） 做实档案管理基础工作。习总书记指出：“空谈误国，实干兴邦”。我们要做实档案管理基础工作，从档案管理的标准化和制度化入手，实现档案全程管理的规范化。一是应用全面质量管理思想，积极引入IS09001质量管理体系，实现档案库、文件柜、办公、阅览、库房等防火、防潮、防光、防尘管理的标准化。对档案管理的收集、整理、保管、著录、鉴定等各个环节按照统一的标准和程序开展工作。特别注意实行文档一体化管理。通过文档一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数字化文书信息，使文书档案工作中文件的收发、登记、承办、运转、催办和文件的整理、收集、立卷与归档、统计、利用形成一个有序的整体。还有注意规范电子文件格式与归档标准，对重要电子档案还要及时进行异质异地备份，确保电子档案长期保存、安全可靠、便于共享。二是科学完善各项管理制度。建立和完善档案收集、鉴别与归档、整理、检查、查找、保密、转递各方面的管理制度。实现各环节的管理工作都有章可循。明确职责和奖罚激励机制。三是要保证电子档案管理的安全性。通过电子档案管理的专一性和开启防火墙模式来提高存储设备的安全性能。定期对电子档案进行护理和及时升级，保持存储设备的稳定性。同时，做好档案信息的更新备份工作，避免发生档案丢失不能找回，电子信息再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用的安全性。

（三）实现档案管理的现代化。随着信息技术发展的日新月异，档案工作迎来了管理网络化和存储数字化的时代。因此，档案管理必须加大投入，提升硬件，全面革新技术手段，实施数字化带动战略，加快推进档案存储数字化步伐和档案信息的网络化步伐，形成一条“信息高速公路”，实现档案管理由传统向现代的跨越。事实上，实现档案工作现代化，不仅是个技术问题，而且是个战略问题，关系档案事业的长远发展，各级事业单位的领导必须高度重视、花大力气推进。

（四）打造档案工作人才队伍。档案管理专业性强、责任性重。要求管理人员既要有高度的工作责任感，懂政策懂法律，又要有扎实的档案管理专业知识与基本技能。因此，事业单位要加强组织学习培训工作，提高档案管理员的业务技能。通过邀请专家讲座，走出去与互相交流等方法，提高档案管理人员对工作重要性的认识。学习现代化管理知识与技能。学懂弄透档案管理的有关法律规定、文件制度，比如学习中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案目标管理考评标准》等规范性文件。

除此以外，县级各事业单位管理机构中，多种档案信息资源都存在着一定的逻辑关系。因此，我们还要规范全县的档案管理机制，统一管理标准。确保档案信息网络的畅通，资源实现共享。

［1］ 彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施［J］.办公室业务，2012（13）.

［2］ 王贵平.事业单位人事档案管理存在的问题及对策.东方企业文化， 2013（22）.

［3］王赢平.事业单位档案管理的创新研究［J］.办公室业务，2014（1）.

［4］张巍.简述事业单位档案管理的现状及对策［J］.赤子，2014（1）.