档案工作全面控制全员参与的探讨和实践

文/广东省路桥建设发展有限公司路达分公司　林丽娜

档案工作全面控制全员参与的探讨和实践

文/广东省路桥建设发展有限公司路达分公司林丽娜

本文以一个高速公路营运公司为例，进行档案工作全面控制和全员参与的探讨和实践。

档案管理；全面控制；全员参与

在新的形势下，如何加强对企业档案工作的全面控制，增强全员档案意识，提高档案工作的规范化、科学化、制度化水平，以更好地发挥档案在企业内部控制、外部维权等过程中的凭证和信息价值作用，就成了当前企业档案管理工作中的新问题和新方向。A公司自成立以来，始终把档案管理作为一项重要工作来抓，2007年9月公司获评“国家二级企业档案工作目标管理单位”。特别是2009年《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）以及2011年《广东省企业档案工作规范测评办法》颁布实施后，A公司与时俱进，推行档案工作的全面控制和全员参与，积极推进档案工作规范化测评，并于2014年9月通过广东省企业档案工作“二级甲等”测评。现将A公司推行档案工作全面控制和全员参与的经验做法介绍如下。

一、加强领导，健全机构，明确责任，完善体系，并将档案管理工作纳入公司日常管理工作

为加强档案工作的管理，A公司成立了以总经理为档案工作领导小组组长的档案工作机构。明确分管公司综合行政办公的副总经理为档案工作分管领导、综合事务部经理为档案室负责人，安排了适应档案工作需要的专业技术人员为专职档案员，并充实各部门兼职档案员。建立了统一领导、分级负责、责任到人、层次分明、运转高效的档案管理机构。公司档案室负责统筹、协调、组织、管理本公司的全部档案管理工作。各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和归档工作，同时，公司将该项工作纳入各部门的年终考核。A公司将档案工作发展纳入《公司“十二五”发展规划》，每年度在公司年度工作报告中对档案工作情况进行总结，并在公司年度工作计划中提出具体的目标和要求，与公司中心工作同部署、同推进、同考核。A公司健全、完善的档案工作管理机构及领导的高度重视对公司档案管理工作实施全面控制和全员参与起到了保驾护航的推动作用。

二、加强档案工作制度建设，完善档案制度体系，确保档案工作行之有据、有章可循

为了实现档案工作的全面控制和全员参与，A公司按照国家、省档案局档案工作规范的标准和要求，公司对原有的各项业务管理办法和制度进行了修订，对原来没有提出档案工作要求的予以补充，对原来档案工作要求不明确的予以修改完善，将档案工作渗透到公司经营管理的各个领域、各项工作中，在源头上对档案工作加以全面控制。

A公司建立了以岗位责任制，档案收集、整理、移交、借阅、统计、应急预案等为主要内容的档案工作制度体系，并将档案工作列入各类业务合同、章程、协议和会议纪要中，促使每位员工在日常工作中时刻注重文件材料的收集和整理。在员工岗位职责中，明确规定了文件材料的形成、收集、整理和归档的职责，并将其纳入员工年度绩效考核中，确保公司档案工作全员参与，责任落实到位。

三、强化档案业务指导，推行档案常态化检查，严把档案移交验收关，做好档案工作的前端、过程和终端控制

为达到档案完整、齐全、规范的要求，A公司档案人员从新一年度工作开始就对各部门文件材料的形成、收集、整理工作进行全过程的跟踪，把工作做在前面。同时按照国家《档案法》和省档案局《企业档案工作规范》的标准和要求，进行不定期的档案工作检查，发现问题后及时进行纠正和指导。到下一年度档案移交时，一律坚持“不规范不接收”的原则，退回直到整理规范后再接收。

针对较难控制的养护工程档案，由于参建单位多，施工周期长，而且普遍存在参建单位领导档案意识薄弱、档案人员缺乏专业技术知识、施工队伍调动频繁等原因，造成档案材料归档不完整、不规范，移交不及时等等问题。A公司积极运用各项行政和经济手段介入档案管理工作。在项目施工招标时就将档案工作列入招标文件，把项目文件材料的收集、整理、归档作为合同的一项内容，明确档案归档质量和移交时限，如不能按时按质按量移交，则不给予决算等等，实行前端控制。同时A公司档案人员在工程项目一开始就严格把关，及时了解工程进展情况，主动配合各施工单位，深入施工现场调查研究，对养护工程档案实施全过程的跟踪，执行档案常态化检查，并加强监督指导力度，及时发现问题，并指导其解决问题。最后工程竣工验收时，严格执行档案有关的法律法规，如发现有归档文件材料不符合要求，则不予以验收，直到达到要求为止。做好档案工作的前端、过程和终端控制。

四、注重档案管理队伍培训，增强全员档案意识，提升档案业务水平

A公司非常重视档案人员的业务培训工作，每年都结合工作需要开展对各职能部门档案人员的业务培训。通过培训，提高其档案意识，使其充分意识到，作为档案工作人员，应主动学习国家、省局的关于档案方面的政策、法规，增加法制观念和依法办事能力，严格执行公司档案管理职责，积极参与公司档案管理的各项活动，在实践中锻炼和提高自身的业务素质和专业技能。

培训结束后，各部门档案工作人员在本部门进行培训内容及精神的传达和宣贯，强化部门人员档案意识，使归档工作成为日常性工作，做到文件材料“随办随归”；同时加强对部门人员对文件材料收集和整理工作的指导，进而提高公司整体档案业务工作水平。

A公司积极推行档案工作规范化，强调档案工作的全面控制和全员参与，并成功通过广东省企业档案工作“二级甲等”测评。这说明，在新的形势和政策下，企业在档案管理工作中，将档案工作纳入公司发展规划以取得领导的高度重视，及时完善档案管理机构、健全档案制度，并善于改变工作思路，从源头、过程、终端做好档案工作的全过程控制及通过提高全员参与档案工作的积极性和主动性，对提高公司整体档案工作水平有着举足轻重的作用。