会计信息化背景下企业内部控制优化研究——以JY公司为例

东华大学旭日工商管理学院 甘昌盛 上海海事大学经济管理学院 顾晓敏

在科技日新月异的今天，会计信息化逐渐成为各个企业进行财务管理，提升财务管理效率的关键。会计信息化在企业决策中的运用越来越广泛，而内部控制离不开会计信息的支撑，会计信息化对企业获取相关营运信息、利润信息、管理信息等有很大作用。政府报告中，也指出必须加大高新信息技术的运用，提升我国经济增长能力，使我国产业结构更加合理。大量案例证明，企业内部控制缺乏或体系建设滞后，在很大程度上会影响企业对待信息的态度。在国内企业内部控制弱化，导致投资损失的问题也相对比较普遍，如何进一步强化其内部控制就成为关键。特别在会计信息化管理背景下，如何实现会计信息化与企业内部控制的有机结合，从实践中对企业内部控制体系进行优化，营造良好的内部控制氛围成为关键。JY公司是高新技术企业，在国内具有较大影响力，本文将对JY公司会计信息化运用现状及其对内部控制的影响展开探讨，并提出JY公司内部控制体系优化方案。

一、会计信息化与内部控制关系

会计信息化是以会计基础理论、现代信息技术为一体的综合性科学，集中企业财务信息、物流信息、人力资源信息等，运用现代信息技术手段对这些技术进行收集、汇总、加工，形成对企业控制经营决策、把握市场经营机会等都有一定指导与借鉴作用的及时性、动态性信息集群，是一种新的企业管理思想，不仅强化了传统会计的控制、计划、决策职能，还推动传统会计管理成为推动企业可持续发展的一种管理工具。内部控制主要包括内部环境、风险评估、控制措施、信息沟通、监督检查等五个方面的内容，各个因素都是围绕实现企业市场运营目标而存在的，是通过一系列自我调整、规划、控制、评价方法，保障企业运营效率、效果的自我控制手段与方法的总和。

会计信息化与内部控制的关系主要表现在如下两个方面：

第一，会计信息化对内部控制的影响。会计信息化同样是企业信息化流程重构的有机组成部分，内部控制也将受到会计信息化实施的影响，一是会计信息化对企业内部环境产生影响，会计信息化实施将促使企业实施扁平化组织管理形式，随着管理环境、管理目标的不断变化，企业将呈现出扁平化管理方式。在会计信息化管理模式下，企业进行相关决策均会对会计信息进行把握。二是会计信息化使企业内部控制范围扩大，会计信息化的运用将覆盖企业计划、生产、采购、财务、人力资源、营销等各个方面，同时会计信息化使传统会计部门人员转变为由操作人员、会计人员在内的两个部门。三是会计信息化引起企业内部控制方法、形式的变化，会计信息化使企业内部控制方法逐渐多样化，从传统以人为重点的控制方式向以现代信息系统为重点的控制形式转变，内部控制的着力点也发生变化。同时会计信息化引起企业内部控制步骤被信息技术替代。

第二，内部控制对会计信息化的影响。会计信息化与内部控制影响是相互的，内部控制对企业会计信息化影响表现在如下两个方面：一是内部控制对企业会计信息化的推广运用产生影响。会计信息化运用对企业内部控制的敏感度较高，企业内部控制的畅通性决定了企业会计信息化利用程度，只有内部控制相对完善的企业才能清楚各个岗位、部门权责、管理目标，才能保证会计信息顺畅流动，以避免企业矛盾。二是内部控制对会计信息化质量产生影响，在企业会计信息化中，一方面内部控制影响会计信息的收集、整理与运用工作，直接影响会计信息准确性；一方面内部控制影响会计信息的安全性、可靠性，对会计信息化系统维护、发展也具有直接影响，如果内部控制失效，可能会出现职业道德风险，直接影响企业会计信息化质量。

二、会计信息化背景下JY公司内部控制现状

（一）JY公司内部控制现状 JY公司在国内高新技术产业中具有重要地位，该公司设有董事会、经理层、监事会等经营管理层级，运用集权管理方式，董事长、总经理均由创始人担任，JY公司内部决策对董事长管理经验密切相关。在新的市场环境下，JY公司不断强化管理，制定了诸多完善JY公司管理的规章制度，但是董事长集权管理下，诸多部门、岗位决策被干预，引起JY公司管理职能重叠，制度执行不力的问题也广泛存在，导致JY公司内部管理目标难以实现。当然，JY公司董事长严谨的态度、踏实的工作方法等为内部控制带来了积极影响，同时JY公司还设计了相对权责明确的内部组织结构，明确了各个部门、岗位分工，在一定程度上提升了公司内部控制的效果，具体结构如图1所示。

图1 JY公司组织结构

从JY公司组织结构图可以看出当前公司各个部门划分相对清晰，但是各个部门工作职责的划分还不明确，设立了相应的人力资源部，但是该部门依然归属于行政部管理，实质上是以二级部门存在的，并没有实现职能分工。信息化技术部门依然属于二级部门，在JY公司所处层级较低，缺乏自主进行相关信息系统管理、维护的自主性，造成信息系统维护滞后。此外，JY公司授权管理程序也存在一定缺陷，虽然JY公司在发展过中不断进行权责明确，但依然存在一人身兼多职的问题，导致岗位权责交叉，多个不相容岗位职能相互分离。

（二）JY公司风险评估现状 从企业内部控制框架图可以看出，风险评估在企业内部控制中占重要地位，而企业风险评估必然以会计信息为基础，会计信息化对于提升风险评估的及时性、合理性与科学性有重要作用。从会计信息化的实质可以看出，会计信息化将对JY公司相关业务信息进行全面整理，形成系统的会计信息，内部控制部门可以通过对这些会计信息的分析，及时作出风险评估报告，为JY公司提供准确的风险控制依据，提出应对措施，保障JY公司市场经营目标的实现。但是，JY公司风险评估依然存在一些缺陷，在JY公司业务操作过程中，还未设定风险管理具体目标，导致风险评估的目标性较弱，风险评估过程缺乏针对性；同时JY公司实施了会计信息化举措，但是会计信息化系统中会计信息传递的科学机制并未形成，会计信息传递不畅，在风险评估中的作用并未得到全面发挥。此外，各个部门对会计信息运用程度较低，对企业内部控制中的风险评估运用较少，风险评估大多依赖经验积累，无法对JY公司所面临的风险进行准确评估。

（三）JY公司风险控制现状 从JY公司内部组织结构来看，设立了审计部、财务部、战略管理部等内部控制部门，这些部门在JY公司内部控制活动中扮演重要角色。从前文分析可以看出，JY公司部门、岗位职能交叉问题相对突出，导致内部控制活动难以有效开展。在当前内部管理活动下，企业各个环节控制中的行为存在很大差异，各个管理环节控制流畅性不足。与此同时，JY公司业务控制相对严格，如市场营销费用报销流程复杂（如图2），不论报销费用金额大小，均需要总经理签字认可，手续繁琐，效率低下。但是信息系统控制与维护中却没有严格的流程，会计信息化在控制活动中的作用较低。

图2 JY公司市场营销费用报销审核流程

（四）JY公司内部信息沟通及监督现状 为了提升JY公司内部控制效率，增强内部控制力度，提升内部控制在JY公司战略目标实现中的作用。JY公司不断强化内部信息沟通及监督力度，在一定程度上实现了JY公司内部沟通流程、信息传递及时、监督效果较高的目标。但是JY公司依然还存在信息沟通不畅的问题，如JY公司财务管理系统与仓储部门管理系统分属两套系统，两套系统信息难以通过信息化汇集，导致信息处理过程延滞，以致信息在公司内部传递不畅。与此同时，JY公司内部审计的职能还未完全发挥，忽视对JY公司整体市场风险监督，JY公司当前虽然设立了独立内部审计部门，但存在内部审计人员综合素质较低，审计职能难以实现的问题。

三、会计信息化背景下JY企业内部控制优化策略

从前文对JY企业内部控制相关要素分析可以看出，JY公司内部控制虽然有一定程度的改善，与会计信息化之间形成一定合力，但是依然存在诸多问题，因此有必要对JY公司内部控制进行优化。

（一）JY公司内部控制制度优化策略 实践表明，内部控制对企业发展具有重要作用，特别是对企业关键业务活动的进行控制。在企业内部控制中，必然通过优化各项业务活动内部控制，完善各个业务流程，实现业务流程循环。从JY公司内部控制现状及业务活动来看，会计信息系统与仓储管理信息系统之间的融合是影响JY公司内部控制的关键，那么进一步进行信息系统融合，在JY公司形成系统的内部控制信息系统，使JY公司会计控制目标可以顺利实现，会计信息控制是JY公司内部控制的核心，因此可以将JY公司内部控制形成制度性文件，将其融入到内部控制各个业务环节，形成更加科学合理的内部控制体系，具体如图3所示。

图3 JY公司业务流程

会计信息化背景下JY公司内部控制体系优化，第一步是从总体层面进行优化，结合JY公司业务流程开展，制定相应的总体内部控制体系。首先，在JY公司传统组织结构模式下，会计信息化系统属于行政部管理，信息系统管理的独立性不足，为实现会计信息化流畅性、及时性的目标，必须进一步提升信息部层级，设立二级管理部门。其次，进一步明确JY公司人力资源部门职责，从传统的人力资源管理中摆脱出来，形成新的人力资源管理目标，包括人力资源岗位需求分析、岗位设计、岗位职责、绩效考核制度、薪酬体系等的明确，严格相关岗位、部门人员管理制度，形成系统的人力资源管理体系，为内部控制效率的提升奠定基础。最后，进一步增强审计部门独立性，从JY公司内部管理角度来看，审计部门属于副总经理1管理，结合JY公司内部控制的需要，将其划为由董事会直接管理的部门，降低其与会计部门职责的交叉，进一步保持审计部门独立性。

（二）JY公司业务流程内部控制优化策略 在传统会计信息的审核流程下，JY公司各个部门都需要处理大量账务不符的问题，各个部门信息传递延迟性、信息不对称导致这种问题广泛存在，但是实际上JY公司会计信息并不存在问题，该过程给JY公司带来大量人力物力浪费，也造成相关工作效率较低，因此必须进一步加大信息技术系统运用（如图4），加快JY公司会计信息化进程，进一步提升工作效率。

图4 JY公司信息共享优化策略

JY公司为了实施会计信息共享策略，必须做好相应的实施准备，一是必须进一步优化JY公司财务部工作流程，在会计信息化进程中，以会计业务部门流程优化，使JY公司管理者及时掌握各个部门运营信息，并做出科学决策，提升内部控制效率。二是制定科学合理的实施策略，要从会计信息化传递效率较低、会计信息化相关账务核对与汇总、管理流程改造等方面入手，提升会计信息系统各个环节的衔接效率。鉴于此，可以根据JY公司会计业务相关流程进一步展开优化，在新的会计流程中，采购部在采购活动中不进行票据传递及汇总，仅仅将这些数据录入信息库，采购部门根据信息库自动生成相应单据。同时JY公司各个生产部门票据由票据中心统一管理，对各个部门票据首付零延迟审核，提升票据工作效率，如图5所示。

图5 JY公司业务流程优化

（三）JY公司内部监督优化策略 目前，JY公司会计信息化背景下的内部监督还存在诸多缺陷，在一定程度上影响了JY公司内部控制的有效性，因此可以从如下几个方面入手：一是完善会计信息化在JY公司内部控制的规定，将会计信息系统在内部控制中的运用作为JY公司一项常规制度，形成系统性指导文件，以制度明确内部控制中会计信息系统的使用、分析及反馈流程，以解决当前内部控制中会计信息系统运用程度较低的问题。二是引入外部审计机构，通过外部审计机构对内部会计信息化系统的运用机制进行完善，逐渐形成JY公司内部运用机制，提升会计信息化在JY公司内部控制使用的地位，发挥其在内部监督过程中的效率提升、科学性作用。三是借鉴国内外企业内部控制中会计信息系统的运用经验，建立统一的信息化管理系统，降低会计信息传递延滞问题，为JY公司内部控制中的会计信息运用奠定基础。

［1］韩雪：《试论会计电算化教学的实际情况以及改善的策略》，《学周刊》2014年第10期。

［2］董丽芳：《会计电算化系统的内部控制探讨》，《山西广播电视大学学报》2009年第5期。