对农业科研单位印章管理使用的探讨

丁书仙刘倩 刘少姗 雷照鸣

（中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所，海南儋州 571737）

对农业科研单位印章管理使用的探讨

丁书仙1刘倩 刘少姗 雷照鸣

（中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所，海南儋州 571737）

随着科研体制改革的不断深入，各类农业科研单位涉及的业务也越来越广泛，单位印章的使用频率大大提高。文章以中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所为例，结合笔者日常印章管理工作的实践，从农业科研单位印章范围，刻制、启用和注销，管理和使用等方面，探讨农业科研单位提升印章使用严谨性的方法，以期为农业科研单位加强印章管理提供参考。

农业科研院所 印章使用 管理建议

印章，是国家、社会机构、组织、个人的特定标记，代表一个单位信誉和权威的符号，也是对内对外行使权力、履行职责的象征，具有证明和确定其主体资格和能力的法律效果。近年来，随着科研体制改革的不断深入，各类农业科研单位涉及的业务也越来越广泛，单位印章的使用频率也大大提高。但就笔者访问了解，目前很多农业科研单位对各自印章的使用缺乏制度化和程序化的监督和管理，因此进一步规范农业科研单位印章管理和使用，对于维护单位印章的法定性、权威性和效用性具有重要意义。笔者以中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所为例，结合日常印章管理工作的实践，对农业科研单位印章的管理和使用进行探讨，并提出建议，供相关单位参考。

1　印章的范围

中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所的印章包括：单位公章、党章、法定代表人签字章；办公室印章及单位业务所需的其他印章。

2　印章的刻制、启用和注销

所有的印章均需上报法定代表人批准后报办公室，由办公室向上级部门办公室申报制发。印章刻制好后，经办公室审查保管，发出正式启用印章通知后启用。撤消、合并及更名的印章，由办公室将原印章交回上级部门办公室，办理注销手续。因印文磨损或损坏需换发印章时，须报办公室，由办公室向上级部门办公室申请刻制。印章若遗失，须立即向上级部门及保卫处报告，并及时登报声明作废。

表1　印章使用签批单

表2　文件印章使用登记簿

表3　合同印章使用登记簿

表4　发票证明印章使用登记簿

3　印章的管理与使用

3.1确保印章的安全管理

印章、党委印章、法定代表人签字章由办公室负责人负责监管，其他部门负责人对本部门印章负有监管责任。各类印章需确定一名印章管理员，由办公室负责人指定文秘人员担任。

为确保印章的安全，不被盗用和滥用，单位印章在非使用时间必须锁入保险柜，钥匙由印章管理员保管，其他人不得持保险柜钥匙。印章只限在单位办公室内使用，特殊情况（成批加盖不便搬动的材料）下，经办公室负责人批准，由印章管理员携带印章前往现场监印，用毕立即返回。印章管理员暂离岗位时，可临时委托办公室相关人员保管，但必须做好交接手续。

3.2印章的使用

3.2.1确定印章的使用范围

单位印章主要用于以农业科研单位名义发出的公文公函；以单位名义签署的对外合作交流协议、经济合同、协议书等；以单位名义颁发的荣誉证书、聘书等；以单位名义向国家、省、市申报科研项目、科研成果、科研奖励、专利及购买设备的相关文件及材料；本单位职工因公办理出国审批手续时的相关文件及材料；以单位名义开具的介绍信及其它应加盖所印章的文件、材料等。

单位党委印章主要用于以单位党委名义报送上级党委的文件；以单位党委名义下发的文件及开具的证明材料、政审材料等。

农业科研单位法人签字章属于单位的公务章，代表领导的身份，是行使职务的标志。

部门内部印章用于开展本部门职责范围内的业务工作，只限在部门内部使用。

单位专用章是本单位有关部门履行专项业务而使用的印章。该印章只能在专项业务范围内使用。

3.2.2严格印章的使用审批权限

严格履行印章使用审批程序，填写《印章使用签批单》，方可用印。未履行印章使用审批程序的，印章管理员不予用章，否则追究印章管理员和印章使用人的责任。（如表1）

以单位名义印发的文件用印，必须经过办公室核稿后报送分管领导签发，文件印制并复核后，方可用印。以单位党委名义印发的文件，必须由党委书记或副书记签发后，方可用印。

随着农业科研单位涉及的涉及的业务也越来越广泛，在办公室日常管理中，除了日常上下行文，还有大量其他业务需要使用印章。如申报科研项目、科研成果、科研奖励、专利申请以及对外合作交流协议等需用所印章的，应由科研部门审核，经分管科研领导审批后用印；基本建设、修缮购置、大宗物资采购、小额农用物资购买等相关材料需用所印章的，应由条件建设管理部门审核，分管条件建设领导审批后用印；农业设施维修、实验基地耕地及租地协议等应交至基地建设管理部门审核，经分管基地建设领导审批后用印；各类开发创收业务，如新优农作物种苗销售、农作物栽培管理技术指导费协议、与企业开发合作协议等，应经开发管理部门审核，经分管开发业务领导审批后，方可用印。使用法人名章，除法人授权或签署文件外，须经本人同意后方可用章。盖印要端正、清晰，必须骑年盖月，所有合同、协议等材料必须加盖骑缝章。

印章管理人员用印时，必须审阅用印内容，检查审批手续，发现印件内容有误或批准权限不当，须拒绝用印。下列情况之一的，印章管理人员不得用印：

①涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

②未经主管领导签发批准的文件、材料；

③非本院所职工或与本所工作、业务无关的文件、材料；

④空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

3.2.3实施详明的印章使用登记制度

各印章使用后必须根据材料类型做好印章使用登记工作，并作为档案按年保存，方便查询。笔者根据日常印章管理工作实践总结，大致可分为三类：《文件印章使用登记簿》、《合同印章使用登记簿》、《发票证明印章使用登记簿》。其中，《文件印章使用登记簿》主要登记文件、请示、函、报告、通知等各类上下行文，科研材料申报、审批时印章使用登记。（如表2）

《合同印章使用登记簿》用于各类合同、协议材料使用，如委托测试业务合同、委托维修大型仪器设备合同、农业基地材料（如农家肥）购买合同、实验基地耕地和租地合同、新优农作物种苗销售合同、农作物栽培管理技术指导费协议、企业开发合作协议等。（如表3）

由于农业科研单位的实验大田较多，经常要向个体农户购买农家肥用于大田保土保肥，每年给个体农户开具发票证明的次数繁多，数额较大，应该在《发票证明印章使用登记簿》中详细登记；进行种质资源研究的科研人员经常要到野外深山进行资源调查和采样，经常要付现金给当地的向导，涉及到开具报销发票，也要如实进行登记。（如表4）

4　印章管理者

与印章的管理和使用密切相关的人就是印章管理人员，管理人员素质的高低直接决定着单位印章管理工作的好坏。首先，印章管理者要树立“全心全意服务”的理念，在工作时间内，要认真负责，主动服务；在工作时间外，对于符合印章使用程序的情况，也要积极热情地做好印章使用工作，真正做到不因印章工作影响任何一件科研工作。其次，管理者一定要坚持原则，把好“审批关”，决不为熟人、领导盖“人情章”，用印之后，要如实登记，不遗不漏，严格遵循印章的审批制度和登记制度。另外，印章管理者要紧跟单位的形势发展，掌握各部门的职责范围，熟悉单位的工作流程，及时调整、更新印章的管理制度，将印章管理工作做到日臻完善。

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农业科研院所综合管理创新研究（非营利性科研机构改革启动经费，项目编号：pzs-201523）

1丁书仙（1987—），女，湖北襄阳，硕士，研究实习员，主要研究方向：农业行政、科技管理。