建设工程交易见证业务经验介绍

何殷欣

作为代表交易中心的建设工程见证工作人员，首先要知悉中心在整个招标投标过程的定位及职责：“集中交易机构负责为建设工程招标投标活动提供场所、信息及咨询服务；依法组织交易活动，对交易活动进行场内监督，提供交易全过程的见证服务；收集、保管招标投标活动的相关资料；为政府主管部门实施监督和管理提供条件。……统一发布各项建设工程招标公告、中标结果等信息，统一利用全市评标专家资源。” 《印发佛山市建设工程招标投标管理办法的通知》（佛府【2011】96号文。

因此，我们与招标人或者招标代理的工作是有交集的，但侧重点不同，招标人和招标代理主要负责办理项目前期的报批备案工作、编制招标文件、标后资料备案并与中标单位签订合同等；我们的工作包括标前准备、记录开标评标信息、配合组织开标评标工作、发布评标结果公示、出具中标通知书、资料扫描装订、保证金的退付等工作。

下面详细介绍我们的工作及需要注意的地方：

一、 标前准备

熟悉招标文件及补遗答疑文件，了解工程的招标控制价、工期质量要求、投标担保金的数额及递交截止时间、是否要求特定人员出席开标会、投标人的诚信等级要求、项目班子资格的要求、开标评标的程序方法等信息，提前做好准备。

我们必须认真查看答疑补遗文件，因为根据《招标投标法实施条例》：“招标人可以对已发出的资格预审文件或者招标文件进行必要的澄清或者修改。澄清或者修改的内容可能影响资格预审文件或者投标文件编制的，招标人应当在提交资格预审申请文件截止时间至少3日前，或者投标截止时间至少15日前，以书面形式通知所有获取资格预审文件或者招标文件的潜在投标人。”因此答疑补遗文件也属于招标文件的一部分，要认真核查其对于招标文件的关键条款有没进行修改。

二、主持开标会议，记录开标信息

开标会是我们见证工作中最重要的一环，因为我们需要直接面对的投标人数量众多，个人素质良莠不齐，如果准备不充分或对于一些情况的处理不妥，很容易引起开标会秩序混乱，甚至出现失控的状态。

（一）出席人员身份验证

根据我市相关规定，投标人授权代表须为交易员，我们需提前到开标室通过一体化平臺对交易员进行指模认证。

个别项目招标文件要求特定人员出席会议的，我们需引导他们依次在开标表签到并注明身份，以便招标人及招标代理对其核查身份；如果招标文件规定采用摇珠的方式抽取入围投标人的，则需根据签到顺序确定摇珠号。

（二）投标截止时间准点关闭开标室大门。

（三）进行点到程序，确认出席的人员均在系统通过验证。

（四）配合招标人或招标代理核查保证金的到账情况。

这是一个较多状况出现的环节。根据《招标投标法实施条例》：“依法必须进行招标的项目的境内投标单位，以现金或者支票形式提交的投标保证金应当从其基本账户转出。”我市对于保证金细化为两部分，包括投标保证金和诚信保证金，合称投标担保金。由于采用网上报名，因此我市规定投标单位的保证金须在规定的截止时间前从其基本账户一次性汇入报名时系统生成的唯一银行子账号里。即便是相同单位参与不同的项目时，保证金的汇入账号都是不同的。我们在核查保证金时，须根据一体化平台核对出席开标会的单位是否都已递交了保证金、保证金是否均从基本账户汇入到生成的子账号、汇入的时间是否符合要求。

（五）做好开标过程记录

在招标人代表对投标人出席人员进行身份检查、投标人代表检查投标文件的密封情况后，招标人或招标代理对有效的投标文件进行开启并宣读报价及其他内容，我们须对其报价及其他内容进行记录。

（六）交通类项目的开标特点

交通类项目开标的程序与房建市政类项目稍有不同，一般都采用双信封评标法，根据《公路工程施工招标投标管理办法》：“双信封评标法，是指投标人将投标报价和工程量清单单独密封在一个报价信封中，其他商务和技术文件密封在另外一个信封中，分两次开标的评标办法。”评委首先对投标人的商务及技术文件进行评审，然后工作人员在开标室告知投标人商务及技术文件评审结果，接着开启通过商务技术文件评审的投标人的投标报价和工程量清单并送至评标室进行最后的经济标评审。

在宣布商务技术文件评审结果时，投标人也许会咨询其未通过评审的原因，招标人或招标代理只能答复他们有无通过评审，因为根据《评标委员会和评标方法暂行规定》：“评标委员会成员和与评标活动有关的工作人员不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。”，因此在投标报价和工程量清单开标会现场只能告知投标人有未通过评审，投标人对于结果有疑问的可以在公示期间按规定向招标人提出质疑或向监督部门提出投诉。

根据我市的招标文件范本，在开标会期间是由招标人代表判定投标文件不予受理或无效投标的情形。一些比较明晰、容易判断的情形出现时——如投标担保金未按要求递交、到会人员身份检查不符合要求、投标文件的密封、份数不符合要求等，招标人代表却犹豫不定、下不准主意，在这种情况下我们可以向他们指出招标文件中的具体条款以加快判定的节奏，以免造成其他投标人的不理解，引起更大的质疑以致开标室的秩序出现混乱。招标人是否接收有瑕疵的投标文件，我们都会如实记录。

在开标会期间也会出现投标人提出异议的情况，如：某项目投标单位的保证金的递交账户与企业库中备案的基本帐户不一致，投标人代表表示其基本账户已变更，来不及在企业库更新信息且投标文件并未附上变更材料。投标人代表要求候补变更材料，招标代理机构工作人员答复截止时间后不再接受任何文件，投标人代表提出根据法律法规可以对其投标文件进行澄清。而事实上根据《招标投标法实施条例》：“投标文件中有含义不明确的内容、明显文字或者计算错误，评标委员会认为需要投标人作出必要澄清、说明的，应当书面通知该投标人。投标人的澄清、说明应当采用书面形式，并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。评标委员会不得暗示或者诱导投标人作出澄清、说明，不得接受投标人主动提出的澄清、说明。”因此该投标人代表的要求是不合法的，此实例也提醒我们作为见证人员需要熟悉法律法规及招标文件的关键条款，在开标会遇到投标人质疑也能依法依规的告知其投标不予受理或被否决的依据。

三、主持评标会议，记录评标过程及定标结果

评委到齐后，我们会介绍评委会的组成及出席会议的人员、递交投标文件的单位名称，也会介绍一下开标会出现的状况。评委们推荐评委会组长后，会议由组长宣读评标纪律，其中：不得把招标文件没有要求的内容作为评审依据；不得大声喧哗并讨论与本次评审无关的内容；不得擅离评标区；评委独立完成评审工作、不能相互串通，也不得把个人意见强加于别人；评委发现问题应及时提出，并以少于服从多数的原则形成评委会意见，递交招标单位。上述几点是我们必须倒背如流的评标会准则，如评委在评审过程中有违反的应马上指出，如不更正的应记录下来会后向监督部门反映。

非电子标的项目，由招标人或招标代理机构组织评标会，他们应根据招标文件规定依次出具评审表格。我们需要留意招标代理是否严格按照招标文件规定的程序进行评审，如综合评分法的技术文件一般使用暗标的形式进行评审，首先会对技术暗标副本进行评审打分，打分后再公布编号所对应投标单位的名称，接着再对其他文件进行评审打分。我们在会议过程中需要撰写会议记录、出具评标定标情况登记表、专家劳务费签收表等表格。我们也需要对招标代理的打分汇总或者经济标的计算过程等较易出错的环节进行复核。在會议结束前，提醒招标代理检查评审表格中评委的签字是否齐全。

电子标项目，我们则要负责操作电子评标系统并打印评审表格及上述记录工作，招标代理机构配合我们的工作。

评标会是整个招标投标交易过程的最关键一环，中标结果由专家去评审，我们则需要为专家提供一个好的环境，保证通过我们一体化平台或电子评标系统提供的评审依据（项目负责人锁定情况、企业诚信信息、保证金的到账情况等）是准确无误的；保证电子评标系统能准确顺利的完成整个评审过程，因为由于上述原因影响评标的进度、评审结果甚至导致项目招标失败，会严重影响中心的形象和信誉。

四、 发布评标结果公示

评标会议结束后，招标人或招标代理会向我们提供纸质的评标结果公示，根据现行办法，除投标报价外，结果公示还包括中标候选人的业绩、人员、信誉等情况。在对其与投标文件中的内容进行核对后，评标结果才能正式发布，公示期要根据招标文件的规定，一般为3个工作日。

五、 打印中标通知书、缴费通知书，扫描开评标资料

保证中标通知书的内容必须百分百准确，项目负责人的名字、证书号、工期目标、质量目标及中标价必须与投标文件中的一致。

会议记录是对评标过程的详细记录文档，必须保证记录的内容完全正确，能把整个评标过程真实反映出来

以上就是我们见证的主要工作，除此之外还有投标担保金的退付工作、前台工作人员的审核发布招标公告工作、接收答疑补遗还有标后的发放缴费通知书、中标通知书及标后归档等工作。建设工程交易是一个环环相扣的严谨的流程，任何一个环节出错都会造成连串的反应，轻者会加大项目招标的时间成本，重者影响中标结果甚至招标失败。通过多年的见证工作，除了不断提高自己业务能力，学习最新的法律法规及办法外，我个人归纳出以下几点与大家分享。

责任心：不能麻痹大意，以负责任的态度对待每一个项目。

细心：自己经手的绝对不出错，别人经手的也要保证正确，特别是开评标会期间产生的表格，标后才发现则为时已晚。

耐心：对待招标人、招标代理及投标人的咨询时，要耐心解答，以理服人，态度不卑不亢，切忌支支吾吾，不知所云。

笔者从事建设工程交易见证工作多年，见证的项目接近400个，笔者认为要完全胜任交易见证工作，成为一个称职的见证工作人员，没有捷径可走，需要多开会不断的积累经验，因为每个会议都可能会有意想不到的事情发生，我们遇到的情况多了，解决问题的办法也多了，还要善于开展标后总结、多思考，工作中遇到问题须请教有经验的领导同事。以上是笔者的经验分享，希望对大家的工作有帮助。