水利工程项目在BOT模式下的档案管理简述

单慧英

【摘要】本文主要阐述水利工程项目在BOT模式下，工程的各个阶段档案管理中应该准备的资料情况，以保证资料的完整性、准确性和有效性，确保移交工作的顺利进行，并为类似工程类似问题的解决提供参考。

【关键词】水利工程；BOT模式；档案管理

BOT是英文Build—Operate—Transfer的缩写，通常直译为“建设一经营一转让”。为保证在BOT模式下运行的工程档案能够完整、准确地向甲方成功移交，必须做好各阶段的工程资料的收集和整理，实施工程档案工作与工程建设进程的同步管理。在工程建设过程中的不同时期或阶段，会产生大量的原始材料，并随着工程建设进程的不断深入，文件材料就会越积越多，如果在工程建设项目的不同阶段不进行及时整理，势必对工程档案资料整理工作造成困难，对日后工程档案资料的利用也会留下十分严重的隐患。所以参建各方应共同努力和相互支持，严格控制水利工程项目运作时各个阶段形成的工程资料管理。依据国家和行业的有关法规、标准和规定，建立健全档案管理的各项规章制度，进一步完善工程档案管理体制。规范和统一收集、整编、鉴定、保管、统计和移交程序，建立检查、考核和奖惩制度。在工程项目文件材料的形成、收集、整理、立卷和移交等环节加强控制与动态管理。

1各阶段工程档案资料的收集

1.1水利工程项目施工前的准备资料

为了提高工程建设水利工程项目的管理质量，按照技术规范规程及技术标准的各个专业开展工作和组织有序施工，必须做好开工前参建各方资料的准备工作。水利工程项目开工前参建各方应该准备的各类资料如下：

（一）建設管理单位应准备的资料

1.立项申请报告及审批

2.可行性研究报告及审批

3.初步设计报告及审批

4.环境影响、水土保持报告及审批文件

5.建设用地批准书

6.规划技术设计文件

7.企业（项目）法人委托授权文件

8.开工报告及审批文件

9.招标投标系列文件及各类合同、协议

（二）水利工程项目监理在工程开工前应准备的文件和资料

1.监理委托合同以及评审意见

2.监理公司对施工单位承包合同的分析结论

3.监理公司对本建设工程的总监任命书及授权

4.水利工程项目监理部组成人员及分工

5.已经批准的本工程水利工程项目的监理规划

（三）施工单位需要准备的资料

1.施工企业资质证书、营业执照

2.国家企业等级证书、信用等级证书

3.施工企业安全资格审查认可证

4.企业法人代码书

5.三体系认证证书

6.施工单位的试验室资质证书

7.工程水利工程项目经理、技术负责人及管理人员资格证书、上岗证

8.建设工程特殊工种人员上岗证审查表及上岗证复印件

9.施工组织设计报审与审批，施工组织设计方案

10.合同项目开工报告及审批文件

1.2水利工程项目施工过程资料

施工过程资料主要是由施工单位负责收集和管理，需要建设管理单位、设计单位、监理单位的全力配合。施工过程资料是评定验收工程质量、竣工交付使用的必要条件，也是对工程进度检查、维护、管理、使用、改建和扩建的依据。在施工过程中要对工程资料进行分类管理，做到规范化、标准化、系统化，确保工程资料的完整不散失，要将工程资料管理工作渗透到施工各个环节之中。为了保证资料收集齐全、完整，资料收集要依据工程进展及时跟进、采取积极主动的收集方法。力争做好资料的收集、归档、积累、保管等工作，为竣工验收和交付使用提供基础保障。从工程开工至竣工的整个过程中，会产生大量有保存价值的资料，按其性质可分为八类：

1.水利工程法定建设程序必备文件

2.综合管理资料（包括有相关方往来文件及函件等）

3.工程质量控制资料（包括：验收资料、施工管理资料、产品质量证明文件、检验报告、施工记录及检测报告、检验批质量验收记录）

4.工程施工质量检查验收资料（包括：单元工程、分部工程质量评定验收文件；隐蔽工程验收文件；质量缺陷处理文件；单位工程外观质量评定、单位工程、合同项目完成验收文件）

5.施工日志

6.竣工图编制说明、竣工图

7.施工支付文件

8.施工声像档案及电子档案

1.3水利工程项目竣工验收资料

水利工程项目竣工验收资料是工程施工的重要组成部分。工程建设过程中如何按照国家法律、法规对工程的实施过程进行管理，并记录在案，最后形成完整的工程竣工验收资料，这是一项质量管理工作系统工程，是施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现；是工程建设各个相关方在依法建设、现场管理、质量控制以及采用新技术等方面的真实记录和原始凭证；是对建设工程性能、品质和安全的综合评价。包括以下方面的内容：

1.单元工程质量评定资料

2.隐蔽工程验收文件、

3.分部工程质量评定资料

4.单位工程质量评定资料

5.重大事故处理记录

6.工程施工质量缺陷备案资料

7.设备产品出厂资料、图纸说明书、测绘验收、安装调试、性能鉴定及试运行等资料

8.各种原材料、构件质量鉴定、检查检测试验资料

9.工程验收工作报告（包括设计、施工、监理、建设管理）及鉴定书

10.竣工图编制说明、竣工图纸

11.工程现场移交文件

12.工程声像档案

13.工程审计文件材料、竣工决算报告

14.环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收及审批文件

2水利工程项目档案归档整理和移交

根据国家和行业的有关法规、技术标准和规定，结合工程建设实际，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—1989）等归档要求进行收集、整理和移交。为满足水利工程项目档案进馆和移交要求，具体整理工作如下：

1.组卷原则：组卷应遵循工程文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

2.组卷方法：依据国家和行业的有关法规、标准，按照工程项目施工程序，结合工程项目划分进行分类组卷和排列案卷。工程项目文件材料采用四种方法相结合组卷：一是按工程项目划分；二是按部位组卷；三是按问题组卷；四是按时间组卷。分部工程以单元工程为基础组卷；单位工程以分部工程为基础组卷；合同项目完成验收文件以单位工程为基础组卷；案卷厚度范围保持2—3公分。

3.组卷质量要求：归档文件的内容必须真实、准确、签章齊备、书写材料必须耐久、清晰，不得使用铅笔、红色和纯蓝墨水、圆珠笔等易褪色材料书写。若是复写件、复印件（需注明原件存放处）要字迹清楚、牢固能长期保存。

4.档案移交必须按规定办理移交手续，并妥善保管交接凭证。

5.移交登记要本着实事求是的原则，要做到账物相符、账表相符。

6.档案移交时，交接双方应当面按移交清单逐一清点清楚，并按下列要求进行检查：

1）各类案卷整理是否科学规范、组卷是否合理、编目是否清楚、案卷题名拟写是否正确；

2） 归档文件材料是否符合完整性、准确性、成套性、系统性要求；

3）对破损档案是否进行了修补、复制。

3总结

要做好BOT水利工程项目的档案管理工作，必须在水利工程项目前期做好充分科学的策划、建立健全各项规章制度；在水利工程项目运行过程中严格控制、规范运作；在水利工程项目建成后认真仔细地收集和整理好归档的资料，才能顺利完成工程移交和相关的档案移交。由于BOT模式下的水利工程项目，一般工期长，工程建设阶段参与的单位多，施工工艺复杂。如果在工程建设的不同阶段，不能及时完成应归档材料的收集整理工作，对工程档案的完整、准确、系统必将产生十分不利的影响。所以只有认真、规范地做好各个阶段的档案收集和管理，才能顺利实现最终的工程实体和档案验收移交工作。