档案工作在企业经营管理过程中的促进作用

孙彩霞

【摘要】加强档案管理工作的现代化程度和高效率发展研究，能够促进现代企业制度的健康发展，有利于大型国有企业提高现代经营管理运行水平，对企业发展过程中步入市场化與信息化轨道具有促进作用。围绕新科技与信息技术，立足本单位实际，切实做好档案管理工作，广泛吸收和借鉴国内外先进的档案管理技术及其成功的档案管理工作经验，立足于本单位实际情况，强化档案信息服务功能，提高服务意识，充分认识档案管理在企业经营管理体系中的重要作用，使档案管理工作更好的为企业发展服务。

【关键词】档案工作；企业管理；促进作用

一、做好档案管理工作的时代意义

新时期做好国有企业的新型档案管理工作，以创新精神和发展观念，在传统工作经验的基础上，充分发挥现代信息技术优势，有条件尽可能为企业决策管理等部门提供充分的档案信息资源。通过现代信息管理系统，把作为企业生产、经营管理、人力资源和科研技术等活动的相关信息资料进行真实记录，严格按照档案信息管理体系归档，作为一项具有重要机密和参考价值的档案信息管理工作，应该随着时代的发展，进行必要的创新实践。档案信息作为记录企业各方面详细发展历程的无形资产，对企业管理工作提供了应有的信息服务，对于实施有效管理和科学管理提供了及时的信息保障，具有极强重要的现实意义。档案工作也要面对现代化企业运营管理的挑战，积极发挥应有的作用，建立一套既能适应本公司业务特点，又有利于科学、规范、高效管理水平发展的优质档案管理体系和应用程序，能够更好地促进现代企业发展的一项基础性信息保障工作。在当今信息时代，强化企业档案管理工作的有效性，有利于促进企业管理工作向现代化和国际化标准迈进，是适应企业管理健康发展的时代需要。现阶段能够有效实施科学规范的档案管理工作，促进企业管理工作健康有序发展，把企业发展的真实历程记录下来，把企业发展史上的各方面成就及其相关信息资料完整地保存下来，对今后研究企业发展和制定科学目标有极其重要的价值。使新时期的档案工作成为下一步分析和制定企业发展目标的基本参照体系，档案管理工作要在市场发展过程中寻找新的契机，应该为企业高层管理人员提供一切有价值的信息资料，保障企业决策者能够及时了解企业的整体经营发展状况，适时调整经营策略和制定相关措施，构建保障企业在人才、科技、材料、市场等方面永立潮头的数据库，有利于进一步提高企业发展过程中的工作质量，成为提高企业工作效率的风向标，既可以记录企业发展过程的历史真实面貌，又能对企业发展管理起到促进作用，具有很大的参考应用价值。

二、发挥档案管理工作的积极作用

做好档案管理工作，为企业发展提供准确依据，充分发挥企业档案管理工作的积极作用，为经营决策工作提供有价值的信息参考资料，同时能准确记录企业发展过程中取得的一切经营成果，为企业合作提供有价值的原始材料，为企业参与市场竞争提供信息保障，奠定坚实的基础。研究档案工作的新动向，创造必要条件，提高新时期档案管理的技术力量和应用价值，对避免和抵御各种风险起到了必备作用。档案是企业的无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识。企业档案的建立，不仅仅需要做到完整、准确、系统性，更要为企业的生存和发展提供有益帮助，把企业发展急需的各种资料和信息及时整理归档。因此，发挥档案管理工作的促进作用是一项重要的任务，档案是做好企业行政管理及其它各项工作的信息资源保障和重要资料依据，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化实施，有利于提高工作效率和管理水平。发挥档案工作对企业运营项目方面的促进作用，针对一些重要项目材料需要单独立项归档。档案是企业业务活动的原始真实记录，具有客观准确凭证意义和研究参考作用。大型国有企业在每一个项目管理的各个环节过程中，都会产生相应记录，如公司经营管理目标责任状，项目的达标创优工作等，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，进一步发挥档案整理工作的作用，促进运营管理工作实效的提升，形成相互促进的动态管理体系，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。发挥档案工作在企业文化方面的促进作用，因为档案信息资料与企业文化紧密相连，档案以详实的文字、图片、数据、影响等资料真实记录了企业发展的历程，作为有效见证永久保存而且便于查找，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案能够详细了解到企业的成长历程，企业发展的核心价值观，企业文化理念和文化氛围等。企业发展凝聚着的企业文化精神，通过照片、影像、文件和相关实物，让员工产生了归属感，增强了凝聚力，既能够促进全体员工的奋力拼搏精神和团结向上的信心，又可以让来企业参观洽谈项目的客户更直观详细地了解相关内容。做好档案工作，在法律事务处理方面具有重要的作用，档案是业务活动中形成的最原始记录，具有很大的真实可靠性，是令人信服的第一手真凭实据，能够保护合法权益不受侵害，让事实明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。通过档案整理，使已有的成功经验和失败教训，能够为企业未来发展提供最有价值的帮助。因此，在激烈的市场竞争中，加强企业档案管理工作的市场导向和服务意识，是企业管理工作迈上新台阶，立于不败之地。

三、做好企业档案工作的措施

随着时代的发展和科技的进步，面对日益剧增的、动态的电子文件和对档案信息的需求，传统意义的档案管理意识并不能充分实现现代档案管理目标，档案管理者必须跟上时代发展的步伐，以创新精神提高企业档案管理水平，才能满足现代企业管理发展的需要。做好企业档案工作，首先要明确目标，强化服务意识，以创新理念实施规范管理。提高公司员工档案归档意识，文件材料办理完毕后应及时归档，会避免时间长了材料遗失。档案管理人员首先应提高管理和服务意识，提高档案管理从业人员素质，不断探索新方法，寻找新问题，使档案工作不至于停留在传统的模式和方法上。新时期，随着科技的发展，信息化技术的广泛应用，使得档案管理人员的业务素质和操作水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要改变档案管理人员的思维定势，充分发挥档案工作人员的工作积极性，把探索创新精神和优质服务理念紧密结合，努力提高档案人员的知识水平和科技应用能力。新时期档案工作面临档案种类的多样化，管理方法要不断改革，让既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才充实到工作一线，才能更好地完成档案管理的现代化任务。档案工作特别要注意信息保密和安全工作，档案室应增强基础设施，防止机密文件泄密，制定保密制度及档案人员岗位责任制，实行专人负责制。档案管理人员要有很强的责任心，要时时处处加以提防，一定要注意在档案室内配置灭火器、防虫剂等相关必须器物，重点做好机密文件资料的防盗工作，提高防范意识，强化基础设施配置，做好档案室的防火、防蛀工作。在具体工作中实现档案保存与价值开发工作，助推企业发展，实现信息共享，推进档案管理高效化发展。档案管理过程中应结合科技信息，采用多种形式，迅速、准确、系统地开发企业发展过程中的各种有价值的档案资料，提高档案信息资源的利用率，为企业经营管理工作提供有价值的服务效能。加强科技信息资源的投入，为现代化企业管理工作及时提供各种信息资源，根据市场发展需要，不断探索开发利用档案工作的新途径，档案人员不仅要熟悉传统意义的档案管理工作程序，还应该随时掌握企业发展过程中的一切新动向，以动态的眼光，及时了解各个环节部门与档案管理结合的情况，采取相应措施，做好档案信息的提供利用工作，从而实现最大限度地提高企业档案利用效益的目标。

结束语：做好企业档案管理工作，根据市场发展需要，结合企业实际情况，不断地创新档案管理观念，积极探索新的档案管理方法，为企业管理和整体发展提供有效信息服务。充分发展现代信息技术优势，提高档案管理水平，强化信息服务功能，做好档案管理工作，使企业档案管理工作与企业经营管理工作实现有机结合，实施企业人力、信息等资源优势的重新配置，发挥更大效应，促进企业经营战略的目标性，提高企业管理效率，不断提升企业在市场经济中竞争力。