数字时代微档案的云管理研究

刘希国

[摘要]数字时代的到来催生了微档案。由于微档案是社会信息化的产物，因此在管理时，也需要运用信息化的方式，即云管理方式。云管理不仅拥有大容量，也有利于微档案的规范化管理。本文首先对微档案的特点进行了介绍，其次对云管理含义进行了分析，最后对数字时代微档案的云管理方法进行了探讨，希望能够为我国微档案的管理水平的提高提供借鉴。

[关键词]数字时代；微档案；云管理

微檔案与传统的档案或者政府文件档案有很多的不同，比如形成过程比较随意，保管环境不可靠等。尽管现阶段，微档案还未彰显出价值，但是完全可以断定，随着数字时代的深入发展，微档案将会对社会民众的生活产生非常大的生活，社会民众也会更加依赖微档案，因此在此研究微档案的云管理方式很有必要。

1、微档案的特点

首先，生成不带有组织性。微档案与传统档案不同，尤其是形成主体，传统档案的形成主体是组织、团体等，而微档案则是个体或者是微组织。此种类型的档案与政府文件等也不相同，没有严格的程序来规定生成过程，可以说，微档案的整个生成模式都十分随意，并不正规；其次，制作过程缺乏结构性。与传统档案相比，微档案无论是形式，还是内容，都未进行结构化的制作，因此信息并不集中，所采集的数据也缺乏相应的标准，没有健全的背景资料加以补充，因此所记录的内容比较零散；再次，保管未能形成制度。因为微档案的形成主体是个体以及微组织，因此并不能在像正规档案一样由正规组织保管，绝大多数都存在在个人或者微组织手中，因此保管环境不够安全，而保管方式也有不恰当之处；最后，大量存在。微档案的大量存在这得益于数字时代的到来，因为在数字化时代，数码产品得到了最大程度的普及，社会民众有更多的机会参与到社会活动中，日常生活也更加的丰富，这必然会使得微档案大量存在。现阶段，微档案与正规档案、政府文件等几乎可以等量齐观，随着数字时代对人们的生活影响的深入，微档案数量将有很有可能超过正规档案与政府文件。

2、云管理含义

云管理相对于一般组织化档案管理，适应于微档案管理。显然，我们需要创新社会档案管理方式，在国家金字塔式档案管理模式之外，发展网络云管理模式。云管理是指基于互联网之上，利用云计算、云存储、云检索等技术对传统档案管理模式进行升级的智能化网络平台，它拥有海量存储、实时管理、远程服务等众多应用优势，并能实现档案管理软件更新和档案内容的无限扩充。在线档案馆通过“云”来控制后台数据和软件平台，包括基础操作平台和应用操作系统，在线立档用户不需要对自己的档案进行任何繁琐的传统归档操作程序，只需将档案上传至分类归档模块中，就可即时实现在线档案存储、永久保管、在线检索与最新应用和海量资源的共享。云管理不是虚无缥缈的概念，而是能实现海量存储、远程服务等众多应用优势的社会化信息集成管理模式。只要有网线接口，云管理通过云技术可以延伸至社会中每一个个体或是微组织中，是对传统档案保管机构的升级，也是传统档案保管机构发展到高级阶段的必要途径，它极大提升了社会微档案保管的可操作性。

3、数字时代微档案的云管理对策

数字时代利用云管理方式来进行微档案的管理具有一定的可行性，也具有一定的现实意义。研究者普遍认为在数字化时代实现微档案的云管理方式主要有两种，分别为公益型的管理方式、商业型的管理方式。

3.1公益型微档案的云管理方式

此种方式简单的说就是将将传统的档案保管方式转变为网络虚拟保管模式，实现档案馆的虚拟化，各个地区都建立网络化的档案馆，将该区域内的公民个体或者是微组织手中存在的微档案集中起来进行管理。公民个体以及微组织可以注册成为用户，这样就能够免费获得相应存量的硬盘，同时可以根据数字档案馆中的各个模块需求，有选择性的上传个人信息。另外，公民个体与微组织也能够利用在线管理的方式来管理自己的微档案，主要注册登录之后，就能够共享信息资源，公民个体与微组织在线时间越长或者在线管理活动越多，所获得经验值就越高，立档的级别也就越高，这样就能够更大存量的银盘，也能够获得更多的管理权限。现阶段，我国某些城市的公益型微档案管理体系已经建设完成。某市构建了家庭档案网，这是我国第一家社会公益性网站。该网站设置了多种模块，比如家庭资讯、理论探索、网上展厅等。市民注册之后，即能够上传与管理家庭档案，也能够免费发布买卖收藏信息。家庭档案网的构建对和谐社会的构建起着积极的作用，尤其是家庭关系明显改善，正是由于该网站为社会发展起到了积极的作用，同时也迎合了当今的社会民众，所以广受欢迎。

3.2商业型微档案的云管理方式

商业型云管理模式，是通过有偿服务的形式达到社会微档案管理的目的。个人或微组织形成的数字档案总量是异常庞大的，他们对档案保管与利用的需求是多样化的，仅仅依靠公益型云管理模式是无法承担起这样一个巨大的社会职责的，也无法完全满足日益多样化的档案信息服务需求。因此，商业型云管理模式是一种有益的补充，它可以适应立档用户的不同需要，以此制定不同的管理战略与服务战略，就像文件中心那样可以提供现代化的海量数字档案存储设施、科学的数字档案管理和高效的数字档案信息服务。同时，商业型云管理模式又不同于普通的网络硬盘。一方面它是有偿的，需要立档用户付费使用，根据付费多少决定用户在数字档案馆中拥有的数字档案空间存量；另一方面，它提供的是专业化的数字档案信息服务，不是简单的存储服务，立档用户可以通过付费定制自己的特色服务，比如用户可以要求服务商给自己制作数字相册，要求服务商给自己撰写传记或是制作个性化家谱等。另外通过有偿服务，立档用户的数字档案可以作为身后的数字遗产留给自己的遗嘱传人，可享受法律保护，得到永久性保存。这一点是普通网络硬盘无法实现的。

4、结语

综上所述，可知微档案由于比较分散，信息不健全，而且海量存在，因此必须选择一种比较好的管理方式来进行微档案的管理。传统的档案形成过程过于严格，而且时间比较长，并不适合微档案，相比较而言，云管理方式最合适，不仅存量大，管理也十分灵活。本文是笔者对微档案云管理多年研究经验的总结，希望能够有所帮助。

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