浅析机关事业单位档案管理问题

朴松子

摘 要：档案属于机关事业单位非常关键的资源，在单位管理工作中处于举足轻重的地位，尽管机关事业单位档案管理工作在逐渐进步，然而其中依旧面临一系列的问题，对该项工作的顺利进行产生阻碍。本文阐述了机关事业单位档案管理内涵，阐明了档案管理工作的重要性，指出机关事业单位档案管理工作现状，在此基础上，对该项工作的发展动向进行了展望。

关键词：档案管理；机关事业单位；问题

近年来，我国经济社会取得了很大的进展，各个领域出现了一系列不同的问题，尤其值得注意的是各种档案信息的管理过程中面临很大的困难，过去的纸质文档已无法有效迎合当前信息化发展的需要，怎样将过去的管理方式和思想彻底更新是一个非常重要的课题。事业单位档案管理属于十分复杂的工作，然而该项工作却具有非常重要的作用。鉴于此，本文阐述了机关事业单位档案管理内涵，阐明了档案管理工作的重要性，指出机关事业单位档案管理工作现状，在此基础上，阐明了该项工作的发展趋势。

1 机关事业单位档案管理内涵

档案管理即某部门为完善档案管理制度、保存并有效利用档案而开展的工作。对于机关事业单位来说，大体上包括档案收集、整理分析、保存、编目与检索、利用等诸多方面。档案管理需要处理的问题是档案的混乱、无序与繁多等问题，同时，其管理的对象为使用档案的人员。属于服务性和管理性的工作，然而，在开展该项工作的时候必须坚持相关要求进行。必须在充分确保档案的完整、准确、高质量。除此之外，事业单位档案管理大体上经过了以下几个不同的时期：也就是人工管理、文件系统、数据库系统时期。各时期的工作形式有所不同，具体来说，在第一个时期基本上通过人工的模式来将信息录入、分析、保持，在第二个时期，基本上是通过电脑软件来分析资料，同时各时期的档案管理效率具有非常明显的区别。档案在机关事业单位管理过程中扮演着非常关键的角色，所以，为充分确保单位的各项管理工作取得较高的质量，一定要将档案管理工作做好。

2 机关事业单位档案管理工作的重要性分析

通过分析不难看出，机关事业单位的该项业务在中国有着非常独特的性质，属于政府非常关键的档案管理制度，无论是对单位或者个人而言，该项工作均具有很大的价值，该项工作可以反映出或多或少的社会价值，鉴于此，社会各界一定要注重该项工作，档案管理工作者唯有充分了解该项工作的重要性，才可以在平时的工作过程中严格遵循相关指导思想与标准，才可以将该项工作做好。具体来说，其所具有的社会价值反映在以下几方面：档案资料里面具有员工的基本信息，例如受教育状况、职业履历与身份资料等诸多方面内容，是对职工的经历进行的细致的阐明，可以为人事升迁或者调动等方面提供非常有效的信息，从而能够为机关事业单位提供非常准确的依据和借鉴。另一方面，机关事业单位档案已发展成内部工作者薪酬与升职中非常有效的参考，单位在决定某个员工职称晋升与待遇的时候，并非单纯的根据员工的业绩来进行，也必须根据档案资料里面注明的工作时间等相关资料来弄清楚他的工龄，最终才能够来确定是否对员工进行工资调级与职务升迁。所以，机关事业单位档案管理工作存在非常突出的社会价值。其对员工个人与机关单位发挥着双重的功能，所以，职工一定要充分掌握该项工作对自己的重要性，尤其是对于那些档案管理人员来说，应当高度重视该项工作，明确其具有的价值和意义，能够积极主动的投入到平时的工作之中，切实加大工作力度，努力提高工作质量和效率，注重该项工作的实效性。

3 机关事业单位档案管理工作现状分析

（一）机关事业单位档案管理工作取得的成效

现阶段，我国机关事业单位在开展该项工作过程中投入了很大的精力，同时取得很大的进展，具体来说，其取得的成效大体上包括下列几点：第一，机关事业单位对该项工作的认识不断加深，愈发注重该项工作，着手成立档案管理中心，同时还开始对其进行网络集中管理，在很大程度上推动了该项工作的进行。第二，对于该项工作的投入不断提高，配备了较为齐全的仪器设备，同时随着工作的推进相关管理制度日益优化，并且还选择了有效的策略来充分确保档案安全。第三，机关事业单位在工作过程中加大力度开展信息化建设工作，在很大程度上提高了档案管理水平，使得档案管理工作一步步朝着数字化的方向发展，从而使得该项工作的效率明显提高。第四，管理理念同样在不断更新发展，由此推动了服务水平的不断增加。

（二）机关事业单位档案管理工作存在的主要问题

尽管现阶段中国机关事业单位在开展档案管理工作过程中取得了很大的进展，同时处于不断的完善过程中，然而明确其中仍具有诸多问题有待于解决。第一，档案管理工作者具有相对较低的受教育程度，同时具有相对较低的专业素质。一些工作者的文化素养与专业水平严重缺乏，同时，一些负责档案管理工作的职工均没有专业背景，基本上是从其他科室借调或者兼职的事业编人员，所以，他们往往没有足够的专业观念，这样就使得许多原本应当做好的工作未得到尽快的落实，最终导致许多关键信息资料发生缺失。第二，我国各个地区在开展该项工作的过程中仍然存在总体不平衡的问题，不同对其具有非常大的差异，管理水平参差不齐，通常情况下，经济水平相对较好的地区的机关是相对较好的，而经济状况较差的地区则往往具有较差的档案管理水平，往往没有配备齐全先进的设备，主要还是使用人工的模式来开展该项工作，根本没有应用信息技术手段来进行档案管理工作。第三，一些机关事业单位的领导对于该项工作的重视程度不高，导致普通职工与负责该项工作的职工均不重视该项工作。

4 机关事业单位档案管理工作的进一步发展动向分析

（一）其将愈发受到重视

现阶段，国内一些经济水平相对较高的地区对于该项工作相对重视，并且多少地区均开始意识到该项工作的价值和意义。所以，在今后的工作之中，机关事业单位肯定会越来越重视该项工作。同时，各种较为先进的理念与技术均会逐渐向经济水平相对较差的对其移动，使得全国形成一个统一的档案管理网络，并且使该项工作的效率不断提升，从而能够推动该项工作健康持续发展。

（二）数字化是今后的一大发展趋势

伴随科技水平的不断提升，大量的网络信息技术获得普及。在这个大形势之下，机关事业单位如果想做好档案管理工作，则一定要利用各种先进的信息手段，唯有如此，才可以逐渐提高工作质量和效率。所以，在今后，该项工作必然将朝着数字化趋势前进，朝着集中管理的方向前进，同时网络系统能够使机关事业单位跨界合作。从而能够在很大程度上提高管理水平，同时还能够使档案管理服务质量明显提升。

（三）专业化是今后的一大发展趋势

相关工作者的素质决定着机关事业单位档案管理水平，因现阶相关工作者具有相对较低的素质，同时尚未形成完善的制度，导致效率不高。现代档案管理工作者一方面应当拥有较强的管理思维，另一方面应当具备各种优秀的管理理论。所以，今后，该项工作必然会朝着专业化的方向发展，肯定将培养大量专业人才。

5 结束语

综上所述，怎样创新机关事业单位档案管理成为摆在我们面前的一大问题。本文在阐述了机关事业单位档案管理概念及其价值的基础上，指出其取得的成绩、存在的问题，然后对该项工作的发展动向进行了展望，希望能够为促进该项工作提供帮助。

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