现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策

张蕾

摘 要：人事档案是事业单位各项工作正常进行的基础，也是记录不同类型人才所必须要进行的工作，也是保证事业单位能够可持续发展的必要手段。随着国家经济发展脚步的加快，人事档案管理工作存在的一些问题就成为当前档案管理工作必须要解决的问题，如果不及时解决将大大影响此项工作的实际作用。本文就现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策进行了分析。

关键词：现代人事档案；档案管理；存在问题；解决措施

1 人事档案管理工作存在的问题及现状分析

1.1 对人事档案管理工作不重视

随着国家各方面的不断进步，人事档案管理工作的重要性逐渐的显现出来，此项工作与其他的工作是不相同，这项工作对事业单位的短期发展和长远发展都有着非常直观的影响，例如，在事业单位技术部门之中，只能够在某一个的领域之中为单位提供短期的技术便利，而随着技术的发展，就必须要对技术进行升级，所以能够影响的范围和力度是比较有限的。而认识档案管理工作能够在非常长的工作周期内对单位的发展产生潜移默化的影响，这项工作实行的步骤也不是很复杂不需要投入过多的人力和物力，所以非常值得企业重视。

1.2 认识档案管理的力度不足

在现阶段的认识档案管理工作之中，还存在着许多的不足，例如，人事档案管理工作者的专业水平不够高，没有足够的专业知识应对人事档案管理之中的各项工作，这样就有可能造成非常严重的档案丢失情况，另外，部分单位的人事档案管理工作人员往往不是将这份工作作为主业，没有将大部分的精力投入到这项工作之中，这就在一定程度上限制了人事档案管理工作作用的发挥，也为人事变动带来了一定的阻碍。除此之外，一部分人事档案管理工作人员的安全意识不高，对档案不能够很好的保护，这就使得档案常常会面临潮湿、火灾的威胁，或者是丢失。

1.3 人事档案的整理不够及时

人事档案管理工作还存在整理不够及时的问题，造成这种情况的原因可能是企业的档案管理人员不够认真负责，对本职工作不能够很好的完成，这都是人事档案整理不及时的原因。除此之外，在进行档案收集的时候，档案管理工作人员要注意档案的真实性是否可以确认，对于存在异议的档案要进行及时调查，保证档案的及时归档，另外，部分的人事档案在书写的时候，往往采取的都是套话，只是起到应付上级的作用，对于员工的工作能力不能够准确的表达，对于这部分档案要进行及时的剔除。

1.4 档案被长时间搁置

随着经济竞争力度的不断增强，人才的竞争也越来越激烈，人才的质量和数量往往会对事业单位的发展造成非常直接的影响。人才的竞争一直都是各个企业的核心工作，想要及时的完成人才的竞争，就需要一个非常完善的人才关系体系，而人事档案管理工作就能够很好的完成这一点，但是现在一些事业单位之中，虽然拥有健全的人事档案管理系统，但是却不能够起到应有的作用，往往都处于搁置的状态，丧失了原有的意义，反而白白浪费了人力和物力。

2 人事档案管理工作问题的解决措施

2.1 提升对人事档案管理工作的认识，调动积极性

人事档案工作是单位工作人员信息的载体，为人才信息的主要来源，是一个单位先贤举能、知人善任的重要依据，对单位的长久发展有着重要的意义。但是大部分人对人事档案管理工作没有足够的认识。领导应加强对人事档案管理的重视，注重对人事档案管理的资金、人力投入，对档案管理所需的硬件、软件设备设施加以完善，加强管理和宣传工作，动员单位上下积极参与，积极支持人事档案管理的展开，提升人事档案信息的效用与质量。

2.2 建设统一的档案档案管理制度

统一的人事管理制度，从一定程度来说规范了工作的程序，降低了管理工作的主观性及随意性，以一定的程序、工作方法、考核标准对档案管理提出严格的要求，提高档案管理工作的质量。此外，为了节省单位的物力及人力资源，提升人事管理工作的水平，可以结合人事代理制度、转岗分流制度、用人制度等，应用统一标准的档案管理制度，以便于人事档案的安全及完整性，对社会查阅、利用人事档案提供一定的便利，降低了人事档案管理的成本。

2.3 建设完善信息化、科学化人事档案管理体系

人事档案的信息量是单位内部人员信息的资源库，具有多变、复杂、量大的特点，如果档案管理仅靠人工开展，及费力也费时，还达不到其应有的效能。为了更好的管理人事档案，应建立完善、科学的管理体系，采用先进的科学技术，提升人事档案的连续性与可查性，此外，应用信息化、科学化的档案管理方法，以便档案管理工作人员能实时的将信息更新输入到档案系统中，提升档案管理的效能。档案管理工作人员可以运用相机、扫描仪等高科技工具，将纸质档案转变为动态、形象、直观的人事档案，增加人事档案的可查阅性。

2.4 建设素质较高的档案管理队伍

档案管理工作人员的业务水平能力及综合素养直接关乎人事档案管理工作的质量，高业务能力、高水平的人事档案管理人才是人事档案管理工作的关键。因此需注重人事档案管理工作人员的业务培训，管理人员也可通过自学的方式提升自身的业务水平能力，同时应该适当的更新观念，积极调整心态，不断的掌握必要的技术知识及理论，以便人事档案管理工作更实用、更科学，进而提升人事档案管理的工作效率。

3 结束语

人事档案对单位来讲是极其重要的，但是随着社会不断的发展，陈旧的人事档案管理手段及方法已不能满足当下的需求，其弊端不断的显现出来，对单位的长远发展造成阻碍。为此，应对认识档案管理制度有着深刻的认识，并对其加以重视，动员管理工作人员积极参与，同时还需要对其制度进行完善，使得人事档案管理信息化、科学化，为单位的发展提供强有力的保障。

参考文献

[1]舒玉秋.现代人力资源管理发展背景下人事档案管理工作面临的问题及对策[J].管理学家，2014

[2]葛雪峰.剖析现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].才智，2012

[3]谭炳权.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].科技风，2013