如何应对档案数字化管理后保密与泄密工作

2015-10-02新疆库尔勒市质量监督检测站王梅林

办公室业务 2015年3期

文／新疆库尔勒市质量监督检测站王梅林

随着社会经济、科学技术的快速发展，人们越发认识到数字化管理在档案管理工作中的重要性和便捷性，并且逐步加大了档案信息化管理的力度和范围。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

档案数字化管理的本质就是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。如果档案数字化管理工作得到了科学应用，将会对企业的信息安全和经济安全产生重要的影响。因此，档案管理人员要对档案工作进行充分的利用，并探寻如何做好档案数字化管理的保密工作与泄密工作。

一、对基础制度建设进行完善

档案管理制度是做好信息保密工作的基础，唯有加强对基础制度的建设完善才能够使档案管理工作有章可循、有法可依。因此，在进行档案数字化管理的过程中，应将规章制度作为工作的标准，对不同层级的人设置不同的权限，不能越级对档案库中的资料进行查询，每个档案、文件都设定不同的权限，例如，高层管理者可以阅览所有的内容，中层管理者可以阅读除重要文件以外的文件，基层人员可以阅读高层管理者下发的通知、文件等，通过这种权限管理的方式，就可以使档案库中的文件有条不紊，按照规章制度进行，确保了档案的安全性。

二、在档案管理中引入监理机制

监理机制能够对档案数字化管理工作中的流程进行有效控制，并对每个环节的工作效率、工作效果进行监督，利用科学的监理方法，从而对档案数字化管理的工作流程、文件处理进度等进行全面控制，保障文件在处理过程中的安全性，防止被不法分子窃取。首先，监理机制能够介入文档储存的每一个环节中，对文档储存的方式、格式、级别进行审核，确保其能够更加规范化，归入到适当的文件库中。其次，监理机制能够对及时发现文档处理、传递过程中存在的问题，并对可能产生安全问题的部分进行提示，防止操作人员出现失误，保障文档在处理的过程中能够将错误降到最低，并且保障档案处理过程中的安全性。最后，监理机制能够对档案管理过程中常见的问题进行分析，并提出改善建议，帮助档案管理人员完善系统、修复漏洞，使档案数字化管理的可行性、安全性和运行稳定性得到增强。

三、加强对专业技术人才的引进

计算机专业人才对数字化管理有一定的认识，相对于单纯的档案管理人员来说，他们技术含量较高，能够对档案库中的信息建立防火墙，防止被网络病毒、木马攻击，并且能够快速对档案库中的信息进行整理、归类。因此，在档案管理队伍中，应加大引入具有计算机技术的专业人才，将其作为档案管理的重要骨干人才加以培养，并且使其具备档案管理的基础知识，从而能够将档案管理的知识与计算机知识进行融合，并结合企业的实际情况，使档案数字化管理更加适用于企业的档案发展模式，并且利用创新的计算机处理系统和软件，加强对企业档案信息的保护，防止重要文件的泄露，保障系统运行的稳定性和安全性。

四、加强对数字化基础设施的投入

在档案数字化建设的初期，很多企业属于试探阶段，试图观察档案数字化管理是否能够切实提高工作效率，保障档案信息的安全。因此，很多企业在初期并没有投入大量的资金和设备来保障档案数字化管理运行的稳定性和安全性。但是随着时代的发展，越来越多的高新技术、设备得以发展，设备、软件的安全性也有所提升，能够有效阻挡外界的攻击，保障信息安全。但是很多企业的高层管理者没有意识到外界科学技术的快速变化，思维依然停留在建设初期的水平，没有及时对设备和软件进行更新，导致档案数字化管理停滞不前，无法实现高速的信息处理和保障信息安全。在这种情况下，高层管理者应尽快转变思路，加大对设备和软件的投入力度，使其能够紧跟数字化世界的变化，时刻对档案管理进行更新，促进档案数字化管理向着现代、高效、安全、稳定的方向进行发展。