基于事业单位档案管理效率提升的路径研究

刘建琳

摘 要：档案作为事业单位重要的文献资料资源，必须将其更好地利用起来，发挥应有的价值。本文通过探讨提升档案管理工作效率的意义为切入点，从目前存在问题的现状进行梳理分析，为此本文需要在宣传工作、服务理念、利用方式方法等方面加大力度。档案管理效率提升实际上就是以档案工作人员的服务活动为媒介，在档案与利用者之间架起一座桥梁，从而实现档案的有效利用。

關键词：事业单位；档案；管理效率；路径策略

1 导语

随着中国经济的迅速发展，事业单位的档案管理工作取得了一定的成绩，但是也存在一些发展的难点和不足，事业单位行政管理工作对档案工作提出了更高的要求。为保障事业单位各项事业的顺利发展，必须进一步提高档案工作的质量和效率。搞好档案利用有利于事业单位工作的全面发展，有利于发掘档案的利用方式和利用功能，实现档案的使用价值。事业单位档案人员要深入研究档案管理效率提升的理论和方法，转变传统的被动服务观念，以适应时代要求。本文试就事业单位档案的利用工作做些有价值的、启发性的探讨。本文研究主要针对的是事业单位档案管理效率提升方面，本文的研究内容基于目前事业单位档案管理利用的现状和存在的问题并提出相关的对策和建议，而主要依据档案利用的重要价值进行阐释，旨在通过文献研究综述、实证调查分析以及结合归纳演绎的方法，结合自身的思考和分析，对事业单位档案管理效率提升作出一些可供事业单位档案管理和档案管理工作者以及其他档案管理机构借鉴和学习。

2 提升事业单位档案管理效率的意义

事业单位档案管理涵盖的是事业单位历史发展的重要记录，还有其中的重要理论和实践教育学习活动文献，是事业单位决策和管理的重要凭证。事业单位档案汇集了事业单位现有的知识成果，是事业单位成长和奋斗的沉积宝鉴，具有很大的开发利用价值，对事业单位档案进行综合分析，可以全面掌握事业单位教育学习活动工作等方面的延革和演变情况，为新的时期事业单位建设提供借鉴和依据，推动事业单位自身形象和价值观的发展。

事业单位档案是文件资料管理、单位文化建设、职员履历管理、优秀课堂学习活动与学习活动实践记录、员工学习和生活管理、学籍管理、招聘与转岗就业工作、学习活动研究等方面的文字材料、声像、电子资料，记载着全体职工的德、能、勤、绩，汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样，事业单位档案真实客观地记录了事业单位发展的历程，是事业单位重要的信息资源，对事业单位具有重要的推进作用。档案中记录了大量前人的教育学习活动思想、事业单位建设理论和实践经验，包括学习活动、党政管理等方面的信息。事业单位领导要做出科学、有效的决策，就要进行系统的研究，就要以档案作为重要依据。事业单位处理好各种问题，必须切实掌握有关档案材料.才能提高办事效率。

3 事业单位档案管理的现状分析

（一）管理者档案意识淡薄

目前部分事业单位对档案管理效率提升的重要性认识不足，认为单位的档案工作干好干坏一个样，干与不干一个样，不是经济指标，又不出什么经济效益，没有摆上应有位置，没有认识到做好档案管理效率提升会更好地促进事业单位的学习活动、科研工作，将事业单位档案工作附属化。由于管理者档案意识淡薄，造成了档案管理效率提升的效率低下，开放不够，发挥不了档案应有的作用。在档案利用问题上采取消极怠慢的态度，认为档案管理就是收集整理档案，将档案存档入册即可，致使事业单位的档案管理效率提升发展缓慢，不能很好地适应事业单位建设的发展。

（二）档案信息利用率不高

随着中国经济的迅速发展，事业单位办学条件越来越好，计算机技术也得到广泛推广和应用，很多事业单位档案部门都配置了现代化管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。即便如此，与现代先进技术比较，档案管理工作还是比较滞后，从系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，不少事业单位是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制。随着现代先进技术的推广与应用，这种状况无法满足用户的多种需求，也不能很好地适应高等教育事业的发展。

（三）档案信息查阅程序繁琐

档案查阅者为能够顺利地解决问题，尽快地获得所需要的档案信息，在较短的时间内查找到最全面、最准确信息的资料，这就是要求档案的时效性。但是目前来说许多的档案查询工具还不够完善，而且在档案信息也不够全面、准确，无论是参考还是查证，所获取的档案很多都没有针对性，失去了原本的价值。这些基础性的工作必须加以重视，特别是在档案管理现代化建设当中，要确保档案整理、录入以及检索查阅的便捷与迅速有效性。

4 事业单位档案管理效率提升的路径策略

近年来，事业单位的档案管理已经采取了信息化建设，引进了较为先进的设备和专业人才进行档案管理，但是在档案管理效率提升当中还存在不少的问题，这不要包括对档案管理效率提升的不够重视，在思想和认识上对于这项工作的理解不到位，其次是信息利用率不高，只是简单地将档案存入系统和计算机，再次是对于事业单位档案的开放度不够，没有得到很好的宣传，只是强调档案的保管和保密等等。

（一）转变传统被动意识理念

事业单位档案工作是事业单位管理的一项基础性工作，既有保密性更具有服务性。本文认为当务之急是必须让档案工作人员摆脱过去的依赖思想和被动观念，大胆变革，变被动服务为主动提供利用。工作人员要不间断地深入实际，及时了解各相关部门对档案的要求，熟悉事业单位工作各个环节的运行规律，有针对性地收集和编研各种资料，做到档案工作延伸与事业单位各部门的发展基本同步。

（二）档案管理流程及工具信息化

档案管理工作的好坏直接影响档案利用的质量。因此，建立健全事业单位档案规章制度，早日实现档案管理规范化、科学化、现代化就显得尤为重要。起码要做到以下两点：一是要形成一套科学、严密的管理方法；二是要加强档案干部队伍建设，将岗位培训与个人自修相结合，建立一支具有较高理论素质和业务素质的档案干部队伍。就目前来讲，档案工作人员要善于应用计算机数据库、通讯、网络等技术，将档案信息收集、整理、存贮和计算、分析等过程有机结合起来，建立一个科学完整的档案信息分析、传播系统。这样操作过程的简单化就可大大缩短档案信息的传输时间，为档案信息得到更充分、有效、及时的利用提供了条件。

（三）加强档案推广与利用效率提升

通过举办各种展览、召开会议或撰写文章，向广大教职员工宣传国家有关档案的法律、法规，介绍档案、档案工作的有关知识；利用简报和目录索引，通报档案室所藏档案内容，介绍多种检索途径和编撰研究成果；选编档案利用效果实例，向大家展示利用档案所取得的社会效益和经济效益等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。面对内容复杂、种类繁多的档案和利用者的不同需求，必须从不同角度编制多种检索工具，同时把编撰研究工作列入事业单位工作计划，根据事业单位档案室所藏档案内容和事业单位各方面工作需要，有目的、有步骤地开展编撰研究工作，把它作为一项基础工作，常抓不懈，这样才能使利用工作逐渐走人正轨。为了更好地做好档案管理效率提升，除对查阅档案的人建立借阅登记簿和利用效果登记簿外，对那些没有查到档案或没有完全达到目的的利用者也要进行登记。对这些情况进行统计、分析，从中发现哪些档案利用率高，哪些档案利用率低；查全率、查准率是多少；没有查到档案的原因是什么等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，为本文的收集、编研工作提供线索，有的放矢地开展利用工作。

参考文献

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[3] 王慧乐. 网络环境下创新高校档案管理[J]. 档案管理. 2014（02）

[4] 杨文刚. 二维码技术在高校学籍档案管理中的应用研究[J]. 档案管理. 2014（01）