以档案管理科学化促进机关管理高效化

孟小红

摘 要：随着我国经济的发展和科学技术水平的提高，各行各业的发展也日益蓬勃。在现阶段，如何应用现代化的技术手段和管理理念以及管理措施对各企事业单位的生产和建设起到改进和提高的作用，是各企事业单位面临的新课题。在机关单位中，管理工作因其体系庞杂一直存在着诸多缺点，而档案管理的科学管理模式对机关单位的管理工作起到了事半功倍和二两拨千金的重要作用。本文以此为切入点，为促进档案管理在机关单位的管理工作中发挥更大的效用，对其进行了细致的分析，讨论了从档案管理工作现存的问题到针对问题如何实现其与机关单位管理高效化之间的磨合措施，希望藉此促进档案管理的科学化程度，并对机关的管理工作发挥出更大的效能，也希望能为相关的从业人员提供一定的参考。

关键词：档案管理；机关管理；科学化；高效化

随着社会经济的不断发展，质量和效率的提高成为各行各业在建设生产过程中持续追求的终极目标。在机关单位的管理工作中，效率是其运行的生命。因此运用科学化的手段和方式进行管理模式的改进就成为一种必须。档案管理科学作为一门完备的管理体系在机关管理工作中起着尤为重要的作用。科学的档案化工作就是对其管理活动进行真实的记录和构建，而档案的存在意义就在于它对机关单位自身发展轨迹和决策进行了系统的整理和归纳，是最为重要的工作经验财富以及对未来进行重大事项决策的主要资料获取地。正是在这样的意义之下，以至于档案管理已经逐步成为了当前机关工作的最重要一步，并且对机关的效益产生了十分重大的影响，不仅可以帮助机关单位提高绩效等级，还能够间接促进效益的增加，最终帮助机关进行科学化管理。但目前机关单位对档案管理的方式仍然存在一些不足之处，对这些问题和不足之处进行针对性的分析和探讨具有重要的现实意义。

1 当前机关单位档案管理工作存在的主要问题

档案管理工作因其体系庞大和细部功能活跃在机关管理工作中产生了积极作用，但同时因为这些特点，在实际的管理工作中也存在着如下几方面的问题：

1.1 对档案的重视程度较低

一般而言，在机关单位中因为讲求效率，管理人员大多重视的是可以取得立竿见影效果的管理工作，比如人事管理或者组织管理，档案管理工作作为一种后备的资源管理模式常处于了无声迹的状态。因此，机关管理人员总体而言对档案管理方面重视的程度不太够。造成这种状况的根本原因在于部分机关单位的管理人员并没有正确认识到作为管理当中处于基础地位的档案管理工作，其实是处在整个管理金字塔的底座地位，对于管理体系起着重要的支撑作用。很多单位没有意识到档案工作对单位的信息统计功能和决策功能有着重大的意义，把本单位的档案部门当成了冷衙门，如果单位进行精简的时候首先就是拿这里开刀，与此同时也由于不重视，档案部门往往不会成为一个专门的部门，而是把这些档案分散到各个具体部分进行分类保管。在这样缺乏监督体系的保管制度下，一旦有关键的档案管理人员离职，整个档案体系将变成一片混乱，各种机密文件、知识产权和信息的大量丢失将会给机关单位和国家造成不可挽回的损失。

1.2 档案进行科学化管理的程度十分低下

随着当前国家信息化的发展构建，办公自动化、电子版文件管理和文档的一体化等各种类型的新生高效办公手段对国家的办公效率有了极大的提高，因此所对应的档案管理手段也相应的发生了十分巨大的变化。这些基于互联网的电子档案管理模式和管理构架与原来传统的档案管理方式是有着截然不同的发展思路的，因此传统的档案管理经验并不可以完全生搬硬套到现在的档案管理制度上的。因为在电子化的格局之下，文件自身的起草、修改以及对文件的纸张实体化印刷都有显著不同的区别，其中最明显的就是其可复制性和公开性。这种特征让传统管理纸张档案的思路被迫进行全面升级和更新。同时因为通过电子媒介进行存储的数据具有容易被破坏的缺点，因此当前的管理方式已经严重落后于时代的变迁，电子档案的缺陷并没有被全面

克服。

从上文总结克制，加强档案管理的科学化和系统化，会对机关单位的管理运营质量和效率产生积极的影响，并能够提高和改进机关单位管理工作的理念和模式，从而杜绝因机关单位档案管理方面的诸多弊病对机关在管理工作中产生的诸多问题。

2 如何对档案管理进行科学化和高效化的磨合

档案管理工作应该从意识和人员以及管理模式方面进行改进，从而有效提升整个档案管理工作的效率并促进机关单位管理工作的质量水平。

2.1 要对档案意识进行自身层面上的强化

在进行强化的同时还要把这些观念牢牢运用在当前的档案工作当中和建设当中。要做的事情就是对档案意识进行提高。只有坚信档案管理和机关单位效率提高之间的有益正相关，才可以真正的把档案管理的强化意识融入到每天的日常工作当中，把档案管理的核心观念放到工作中的重要地位上。机关单位要对各种相关法律，比如《档案法》或者《〈档案法〉实施办法》以及本地的档案管理试行办法进行学习，对档案的重要性进行充分的研究和指导监督。只有这样，档案管理工作才能够从被动的消极管理转变成为主动的积极管理。

2.2 科学使用高效信息化的档案管理工具

在对机关单位的档案进行信息化的改制和建设当中，档案部门要充分利用当前计算机的数据储存数量巨大、进行检索的速度极快等各类先进优势，大力进行针对计算机框架构建下的档案检索思路和实际的存储构建方式。同时，档案部门要在这种高速信息化检索的基础之上建立起最为严格的管理和研究制度，针对计算机的技术和管理这两个方面对其进行统筹和调配，确保档案本身和存储之间的安全保障，对于纸张形式的传统档案、数据形式的电子档案和两者之间进行过渡的档案的安全措施都要进行针对性的保证，确保网络档案的安全以及数据媒介存储的安全。同时要采用双轨制的构建方式，把纸张的档案文件和电子的档案文件进行分门别类的整理，对其进行档案编号的统一化和对应化，并在此基础上进行录著信息的整理和输入，方便查阅和整理。同时在此基础上还要对数据的备份工作进行整理和重视。如果单位自身条件比较好的话，则可以一步一步进行数字的档案馆建设，通过高度整合的信息处理核心进行处理，从而实现信息资源的

共享。

3 结束语

档案是国家十分重要的资源，也是机关单位管理工作的基石。在具体的档案管理工作中，机关单位应对其引起足够重视，引进科学化和规范化的管理理念和模式改进档案管理工作的成效，从而为机关单位整体的管理打下坚实的基础，达到机关管理高效化和高质化的实现。对此，相关从业人员应作出不懈努力，从机关单位的具体管理工作入手，不断进行研究和改进，为促进档案管理的科学化以及机关单位的智能发挥作出重要贡献。

参考文献

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