刍议国企档案信息化管理

摘 要：随着信息化，数字化社会的不断发展，档案管理也朝着信息化的方向前进。在档案信息化管理过程中暴露出档案信息化的管理不能满足各企业单位日益增长的需求，档案信息化管理也面临着各方面的问题，文章主要以国企档案信息化管理为研究对象，分析了目前国企档案信息化管理中存在的诸多问题，并提出了相应的对策。

关键词：国企；档案；信息化管理

随着计算机技术的不断发展，我国的档案管理也在不段的完善和改进中。档案管理的对象和环境都发生了巨大的变化。档案信息化管理就是利用计算机技术，建立“人才数据库”，对于促进国企的发展具有重要的意义。信息化作为当今社会的一大趋势，可借助现阶段日益发展的计算机技术，要求档案信息化管理工作必须打破传统的理念，利用先进的科学技术和新的档案管理的方法，在档案信息的利用率上提高效率，也提高档案信息化管理工作的效率，更好地为国企的档案工作服务。

1 国企档案信息化管理存在的问题

1.1 档案信息化管理理念落后

传统的档案管理是经过较长时间的发展而来的，是以手工工作整理存档保存的。随着计算机技术的不断发展，我国的档案管理也在不段的完善和改进中。由于档案管理的传统理念已根深蒂固的存在在档案管理人员的脑海中，故要想改变其管理理念并非易事。首先，应该认识其重要性。其次，要及时改变思想，追赶时代的步伐，积极将国企的档案与信息化管理结合在一起，推动国企档案信息化管理的全面开展，及理论结合与实践工作。

1.2 国企档案信息化管理人员水平较低

国企中，大部分档案信息化管理人员没有过硬的专业知识，对档案材料的收集、整理及重要性等认识不够充分，有的甚至对这些业务不太了解。现在一些国企转型国企化，国企的人事制度也经改革，这就造成国企档案信息化管理人员经常更换，造成国企档案管理人员不能系统的进行工作安排，管理人员专业知识的差异性较大，影响档案信息化管理工作的顺利进行。

1.3 对档案信息化管理的重要性认识不足

国企的档案信息化管理工作时一件细碎且复杂的工作，为此，有部分国企没有意识到档案信息化管理工作的重要性。部分国企缺乏主动能动性，没有认真做好档案信息化管理工作，只是应付了事；部分国企对档案信息化管理的使用价值认识不充分，认为投入是得不偿失的徒劳，故一般只是简单的收集文件材料。

1.4 档案材料缺乏制度化、规范化管理

大部分国企的档案信息化管理工作缺乏制度和规范性，且在档案信息化管理工作的过程中不能严格的遵守现有的制度和规范，工作消极落后，有的甚至收集的归档材料不全面，收集的归档材料缺乏真实性和准确性。另外关于档案规范方面，很多国企档案用纸没有按照统一要求的16开纸张，在档案材料中不难发现卷角、破损或者折皱的材料，这些不规范的档案材料没有进行重新的修订等，且国家在档案材料方面也没有具体统一的评价标准。

1.5 档案信息化管理任务繁重

档案部门档案内容的繁杂已成为国企档案管理部门一个突出的问题。随着时间的推移，在檔案的管理过程中，可能会出现移卷的数量较多，有的可能出现时间跨度较长等现象。在推进档案信息化管理的过程中，国企的各档案管理质量的要求差次不齐，整理规格不同，档案管理部门的要求就仅仅是档案完好，由于受传统档案管理的影响，成绩收效甚微，这些都严重影响了国企档案的信息化管理。

2 加强国企档案信息化管理的措施

2.1 转变理念

随着信息化社会的飞速发展，国企也要求档案管理工作的与时俱进，档案管理信息化即是其具体体现。在网络环境下，人们获取知识和信息的重要途径是网上的信息资源，如果国企的档案管理工作还是“闭门管理”，将失去其社会竞争力。故转变理念是国企档案信息化管理的立足点，只有树立现代化的管理理念和全面的更新思想，才能将档案信息化管理的理论与实践想结合，促进其全面的开展。

2.2 加强档案专业人才的培养

任何工作的开展都需要专业的技术型人才，档案管理工作也是如此，国企要重视对档案专业人才的培养，将国企的实际情况与档案工作有机结合起来，要求档案人员能够将自己的工作与世界前沿的学术理论相统一，不仅具备现代化的信息技术与管理能力，还要有丰富的理论知识。最后要强调的就是档案工作人员能力的创新，这是对于人才本身提出的更高要求，电子文件的组建与传递是档案工作的基础任务，信息技术的灵活应用不仅能够提升档案工作的效率，档案工作者要把理论与实践结合，转变工作的态度，创新工作的技能。

2.3 增强国企档案信息化管理的责任感

为实现国企档案管理的社会化服务这一目标，应长期坚持推动档案信息化管理建设工作，要求结合国企档案管理人员的共同努力，增强国企档案信息化管理的责任感和紧迫感， 推进国企档案信息化管理的全面落实与开展。

2.4 建立完善的管理制度

档案管理的服务性决定了档案馆要尽可能多地、尽快开发档案信息，以便提供利用，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，为此必须建立完善的安全管理制度。电子档案的管理需要建立一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。首先，电子文件的制作过程要权责分明。电子档案的制作人员需要对其制作的电子档案全权负责。保证在他人调阅时只能以只读形式查看。其次，在硬件管理上要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境。

2.5 进一步提高对档案信息化管理重要性的认识

国企的档案管理部门应正确认识档案信息化管理的重要性，其对于国企来说具有重要意义。国企档案部门应将档案管理作为一项重要工作来做，加大对单位档案信息化管理的财政投入，改善档案信息化管理的硬件设施，要定期调度、分析和检查档案工作，进一步推动国企档案信息化管理工作规范化和科学化。

3 结语

国企档案信息化管理工作规范化的前提是坚持与时俱进，适应新时期的需求。建立完善的管理制度，增强国企档案信息化管理的责任感能够有效的提高管理水平，稳定专业的档案信息化管理队伍能够有效的对档案进行开发和利用。国企的档案信息化管理工作，不仅能提高国企的市场竞争力，同时保证国企档案信息化管理工作的顺利进行。

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作者简介

杨丽丽（1973-），女，汉，福建省厦门市，本科，助理馆员，研究方向：档案编研、档案开发利用、提高档案工作效率、提升档案信息化等