略论档案的整理与鉴定

朱国宏

摘 要：档案的整理工作，就是根据一定的原则，把处于零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列和编目，使它系统化。整理工作的主要内容是：已分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和案卷目录的编制。档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。档案价值鉴定工作的目的，是通过价值鉴定来精简档案，保管有保存价值的档案，减少不必要的人力、物力、财力的浪费，使有价值的档案更好地为社会服务。

关键词：档案；整理；鉴定

档案是十分重要的信息资源，而且是任何资源都不可替代的，是不可再生的，也是一个社会进步发展的原动力和精神原材料。只有抓好档案的整理和档案的鉴定工作，才能充分发挥档案这种特殊的知识产品服务经济建设，服务政务建设，服务文化建设，服务社会建设。

1 抓好档案整理基础，是提高档案质量和效率的关键

档案的整理工作，包括机关文件的平时归卷与调整，文件组卷、案卷排列、案卷目录的编制、档号的编写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。在一般情况下，上述工作主要由机关文件处理部门与档案室共同完成，其大部分工作由文件处理部门或有关业务部门来完成，作为综台n生的档案室只负责对有关具体工作的指导和业务检查以及进行局部的加工处理工作，有时档案室也接收和征集到一些比较零散的文件，这就需要开展全过程的整理工作。

档案的整理，是档案管理工作中的一个相对独立的工作环节。有些档案来源复杂，形式多样，往往是零散杂乱，规格不一，并且常常因材料的增减要进行重新整理。保存档案的目的就是要充分利用档案，向社会提供档案的利用价值。因此，它的整理就要求达到完整系统，编排有序，查找起来方便快捷的这样一个实际效果。如果档案不经过整理，档案就显的杂乱无章，没有连续性，缺乏档案的价值，档案保管部门无法进行有效的保管，更无法进行有效利用，通过档案的整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的質量，对档案的收集工作有一定的促进作用，档案通过系统整理，才能便于档案管理部门的有效管理和提供社会服务，发挥档案服务的功能作用。

2 注重档案整理的系统性、完整性、是发挥档案资源利用的保证

档案收集工作的质量高低直接影响档案馆和档案室各项业务工作的水平。整理档案的过程也就是鉴选档案的过程，只有把有保存价值的档案集中在档案馆和档案室，就能为开发利用档案信息资源奠定一个良好的基础，档案质量高，材料收集齐全，才能丰富档案资源，提高档案工作的质量，更好地为社会经济提供优质服务。在做好档案整理工作的同时，档案的正确分类管理是资源利用高低的体现，档案的分类要根据档案的数量、内容、分类层次，实际工作的需要，档案管理的原基础等情况进行具体的比较，综合分析，客观公正的选择符合实际情况的最佳分类标准。档案整理工作的第一个步骤就是区分全宗，这也是档案整理工作中的重要内容，由于全宗是档案管理的核心单位，所以区分全宗就成为档案整理乃至整个档案管理工作的首要任务。全宗是档案的基本组成单位，具有整体性。因此，档案整理工作人员要学习和掌握判定档案所属全宗的知识，研究这方面问题，正确地判定档案的所属全宗，解决档案“归属”问题。

如何正确地判定档案的所属全宗，根据我所学习掌握的知识，结合自己平时的工作，一般要掌握三个方面，就能够基本解决档案所属全宗的“归属”问题。（1）从文件、发文和收文等方面着手，查形成者，立档单位的内部文件及发文的存本和原稿之上均有本单位的名称，只要明确了这两种类型文件的作者，就可判定所属的全宗也就是它们的作者是档案的形成者。（2）在特殊情况下，如文件上没有标明作者或其受理者的名称，则应对原有文件内容和形式特征，进行细致的分析和考证。如文件上保留的各种原始标记，包括有关人员的签字和标准，归档章和其日期等，均可作为判定档案所属全宗的依据。（3）由几个立档单位共同办理的文件，判定这类文件的归属，主要看其最后的承办单位，一般应将其归人最后的承办机关单位的档案全宗。总之，在判断档案文件的所属全宗，一定要认真细致，不可粗心。

3 强化业务学习是档案鉴定工作的前提

社会的不断发展，促进了档案数量的增长。一个单位、部门、企业要进行正常的工作、生产等等活动，这一切都会形成大量的文件档案。它们的发展每时每刻都在产生或形成档案，单位、部门、企业的扩大，人员的增加、设备的更新换代、职能的扩大都在形成大量的档案，档案的剧增给档案鉴定工作提出了新要求，一部分档案将成永久保管，—部分没有可存价值的，这就要求档案工作人员要根据档案有关规定，进行全面地鉴定，档案鉴定的正确与否，关系至关重要，档案工作者要不断强化业务学习，掌握有关知识政策，不断提高鉴别能力，使真正有价值的东西成为档案，为经济社会发展提供服务，对于无价值的档案进行及时销毁，以便减轻档案馆（室）库存压力。

4 逐步实现档案鉴定理论与实践的统一，是档案工作良性循环的途径

档案鉴定是档案管理的一个关键环节，它关系到档案的销毁馆藏的优化以及档案质量与档案效益的发挥。档案鉴定包括鉴定档案保存价值，鉴定档案的真伪。在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作属于档案的保存价值，也就是对档案保存价值的大小进行鉴定，来确定档案的存放时间，一般来说，大部分档案保存部门都注重档案的“存”而对于“毁”往往是不为的，这就有一个鉴定档案的关键。档案保存价值鉴定工作难度较大，人们一般不便轻易销毁，这样长期以来就会形成大部分无用档长期存在，如果对档案的价值判断不准确，轻视档案的存在，错误的销毁了有用之档，将难以挽救，因此，档案销毁是一个薄弱坏节，开展这项工作要慎重而认真。

随着社会的发展和进步，档案这一特殊的资源所起的作用越显重要，档案质量的高低如何来衡量，这就要求我们对档案的价值予以定期鉴定，只有通过鉴定工作才能不断提高档案的质量。开展档案鉴定工作必须持认真态度，尽可能地避免主观随意性。在对档案鉴定工作方面，要正确掌握方法。一是着重分析文件的内容，通过分析文件内容，判定文件的价值。二是要通过文件的来源，时间和形式等要素判断其保存价值。三是通过分析全宗和全宗群内的完整度将有关文件从大的范围联系起来，看它的保存价值。四是通过分析利用者对档案需求程度来鉴定档案保存价值。

总之，档案的整理及档案的鉴定工作是档案管理工作的基本环节，是档案的重要内容，也是档案事业的基础来源。

参考文献

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[2] 汪孔德. 档案保管期限表应实行审批制[J]. 中国档案. 2006（02）

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