农业科研档案数字管理系统建设思考

宗曼华

摘 要：在网络环境下，建设农业科研档案数字管理系统，及时、动态、完整的收集科研电子文件，实现科研档案数字化、信息化管理，为农业科研单位各项工作提供便捷高效的服务。本文对该系统建设进行了可行性分析，提出了核心业务构建，对系统的创新性作了进一步提炼。

关键词：农业科研档案；数字管理系统；建设思考

农业科研档案是科研活动过程中形成的具有保存价值的文件材料，是科学研究的真实记录，是科学技术的一种信息载体形式，对现行科研工作具有重要的参考和指导价值。随着现代科技经济不断发展，农业科研档案管理已不能满足传统的以纸质档案管理为目标，而是应如何在网络环境下及时、动态、完整的收集科研电子文件信息，实现科研档案数字化、信息化管理。

1 农业科研档案形成特点以及收集、管理现状

农业科研档案的形成具有收集周期长、形成时间分散、收集范围广和成果性强等特点。一个农业课题从立题到完成，可能要历经数年，要在不同的区域、经不同的专业联合完成，不同年数、不同区域、不同专业，形成不同阶段、内容而相互独立的农业科研档案，而这些档案共同构成一个反映该课题科技活动的整体。这要求从项目准备、立项、实施、结题、鉴定、报奖、推广等全过程的各种材料必须完整、齐全。

经过多年的实践，江西省农业科学院于2008年开始推行跨三级的网络化科研档案收集和管理模式，其核心内容是：以院为中心，以专业研究所为纽带，以项目组为单位的分级管理。各项目组确定一名科研人员管理在研课题形成的材料，保管结题但未形成成果的课题档案。专业研究所的业务秘书作为兼职档案员负责院档案部门和项目组的联络，并具体指导项目组的归档工作，每年将本所结题课题目录及形成材料目录、项目简介报送院办档案科备案，同时移交已形成成果的课题档案。

该网络式管理，在现阶段对传统纸质档案的归档工作发挥了积极的作用，能增强科研人员全面参与档案管理过程的意识，有效提高科研档案的利用率。但档案材料收集不全依然是管理难点，因缺乏相关制度约束，导致有关档案材料流失，形成材料的规范性和质量有待进一步提高。

院综合档案室作为本院各类科研档案的归档和保管基地，贮存和保管着各类科研档案。在科研档案收集、管理和利用方面目前还是采用传统封闭管理以及单位电子目录检索方式，收集和保管的科研档案也都为实体档案，针对现在对科研管理过程中形成的各种电子档案都无法对其进行完整、及时的进行收集。

2 建设农业科研档案数字系统全面提升档案管理水平

在网络信息技术飞速发展的今天，我国已步入信息化稳定发展期。随着信息社会和档案事业的发展，档案信息化建设已经成为档案事业发展的必然结果。为顺应新形势，结合农业科研档案形成特点，有效实现科研电子文件完整归档和科学管理，应建设农业科研数字档案管理系统，以全面提升科研档案管理水平。

1、全程及时收集。采用“即办即归”的收集方式，从源头对科研项目电子文件进行在线采集，实现科研文件的及时、动态、完整归档，创新了科研档案管理手段，实现科研档案工作跨越式发展。

2、集中规范管理。对新接收的科研文件进行规范整理，对存量档案进行数字化，形成完整系统的科研档案信息资源库，成为农业科技信息资源建设的重要组成部分，是农科院局域网不可或缺的建设内容。

3、高效便捷使用。运用先进的信息技术手段，实现院综合档案室与各研究所、各研究所之间科研档案信息的链接与资源共享，最大限度发挥农业科研档案的作用，为各项工作提供了强有力的信息支持和服务。

3 农业科研档案数字管理系统建成的可行性分析

系统以建立科研档案数据库为核心，功能涵盖科研档案“收、管、用”的全过程；网络连接上，按省农科院科研管理需求，既能实现科技厅、科技部、农业部的软件系统互联互通，接收各种科研档案信息，又能够通过农科院局域网提供完整的科研档案信息管理和利用服务。

1、网络运行环境分析

目前江西农科院已连通局域网、政务网和互联网，院局域网还实现了与院属各研究所电脑的连接，是本院主要的宽带、高速、安全、便捷的多媒体信息交换平台。政务网已与各省直机关相连，也能通过专门电脑连通互联网，支持办公业务的自动化、电子化、网络化，为院各项工作提供数字化、网络化的信息服务支持，同时也为系统的稳定运行提供了良好的网络基础平台。

2、科研档案管理模式分析

长期以来，江西农科院在传统科研档案管理工作中已形成一套较规范的模式，院综合档案室配备了2名专职档案管理人员，各研究所均按需配备了熟悉科研管理与档案管理的兼职档案员，各项目组均指定了一名科研人员管理在研课题形成的材料，形成了跨三级的网络化科研档案收集和管理模式，为科研档案数字管理系统的研发与应用打下良好基础。

4 农业科研档案数字管理系统建设的核心业务

科研档案的核心业务主要：收集、管理和利用。包含对各类电子科研档案信息的在线采集，对采集到的科研档案信息进行规范化的整理、保管，针对各类不同的用户根据权限提供各种不同方式的利用。

1、在线业务

系统采取“即办即归”的管理方式，在线采集各类科研档案信息资源，内容主要包括年度新立项的科研项目及其档案信息填报、审核、审批及科研项目电子文件材料的收集等与预立卷有关的工作。

电子科研档案来源于各研究所，按照课题活动类型分为科学研究、平台建设、与科技成果示范推广三类。江西省农科院按课题来源基本可划分为省科技项目、院自选项目、以及其它（科技部、农业部等以及省有关厅局项目）三类。省科技项目电子科研文件材料在省科技厅的《江西省科技项目管理系统》中都有存储完整的信息，收集時需要与其对接，将其信息定期的接收。科技部与农业部课题科研文件材料将酌情采用类似收集方式；院自选课题与其他厅局电子科研文件材料信息则通过建立专门的收集方式，通过课题组填报方式进行收集。从源头上解决好全院科研项目电子文件材料形成时的规范化归档以及归档后的管理问题，就是从源头上解决电子科研信息资源标准化问题，为院综合档案室科研档案的“收、管、用”奠定基础。

2、综合科研档案管理

对采集到的各类科研档案信息进行分类管理，对其中已结题的科研课题的电子科研文件全面进行整理、立卷、编目、归档。

将已结题的科研项目电子文件按照传统科研档案管理规范进行组卷，形成卷内目录、填写课题简介、备考表以及填写案卷封面并归档。

对已归档的电子科研档案开展编目、鉴定、保管、统计、编研等工作。

3、科研档案利用

基于院局域网和VPN虚拟专网，根据不同用户的权限提供电子科研档案借阅利用工作，包括借阅申请、 批准、登记以及归还等或根据权限开展档案在线利用工作。

具有强大的科研档案信息统计、分析功能，可实现对申请专利情况、授权情况、授权品种、审（认）定品种、鉴定成果、获奖科研成果等各种科研档案信息的动态、及时统计分析和辅助决策，方便对科研档案的利用。

5 农业科研档案数字管理系统建设的创新性

1、系统采用网络化电子科研文件的“及时、定期、动态、完整”的采集过程，实现电子科研文件的“即办即归”，较好地解决了目前国内科研电子文件收集难题，并为传统的纸质科研档案完整归档奠定了基础。

2、系统在农科院现有的网络化科研档案收集和管理模式下，建设范围涉及院综合档案室、各专业研究所和每个课题组，可实现对科研档案“收、管、用”的三级互动综合一体化平台管理。

3、农科院专业研究所办公地点分散，业务指导存在难度。系统专门设计的业务督导功能，可通过院局域网或虚拟专网VPN实现对院属各研究所档案的网上业务监督和指导，大大的提高业务指导的时效性。

4、对于临时增设的科研创新团队、重点实验室、科研基地等机构，系统可及时采集这些机构的信息并归档保存。通过自动统计汇总，以便科研管理部门对这些机构建设进展进行评估和管理。

档案管理由传统方式向信息化管理转变已成为必然趋势，档案管理系统是档案信息化的核心内容。农业科研档案数字管理系统利用网络技术、通讯技术、数据库技术，建设安全可靠的不同形式的电子科研文件以及电子科研档案的采集、管理和利用系统，将全面提升农科院科研档案管理水平，为进一步提高农科院所农业科技创新与持续发展能力，为服务“三农”、建设社会主义新农村做出更大的贡献。

参考文献

[1]辛红霞，刘华周等.提高农业科研档案管理效率的措施探討.档案与建设，2008（9）

[2]王学平..浅谈我国档案数字化建设实践与发展策略.档案学通讯，2011（6）