试论数字化背景下如何加强烟草行业档案信息化建设

赵钰

摘 要：烟草行业要实现自身的稳定发展，在档案信息管理中，应努力实现信息化建设，这是信息化建设的重要组成部分，档案信息化建设对于促进烟草行业发展具有十分重要的作用，应提高认识和重视程度。但是在档案信息化建设中，依旧存在诸多问题，档案信息化建设受到了一定的影响。当前科学技术、数字化发展迅速，在数字化背景下，应努力促进自身信息化发展。本文就数字化背景下加强烟草行业档案信息化建设进行分析和研究。

关键词：数字化背景；烟草行业；档案；信息化建设

当前，信息技术发展迅速，利用科学的、高科技的信息技术手段对档案信息进行收集、整理，促进档案信息化建设，这是未来烟草行业发展的必经之路，也是档案工作顺利进行的重要手段，烟草行业应利用数字化的软件和技术对档案信息进行电子化管理，促进档案信息化、数字化建设，实现信息资源的共享，促进本行业取得良好的发展效果。

1 数字化背景下加强烟草行业档案信息化建设的意义

实现档案信息的数字化能够提高档案信息的利用效率，转变封闭式的档案管理，使档案管理部门的职能发生转变，实现档案管理部门向信息采集服务发展，实现信息的优化配置，为行业发展提供科学的依据。同时，实现档案信息化建设是当前档案管理工作的实际需要，随着数字化信息技术的快速发展，档案信息由纸质管理转变为电子化管理，实现档案信息的高效管理[1]。

当前烟草行业不断发展变革，行业内部的档案资料数量逐渐增多，涉及的范围也越来越广，如果依旧利用纸质档案，会给利用者带来一定的不便。而利用信息化手段将档案信息制成电子版，查阅者利用档案会更加便利，而且能够保证档案信息不被损坏，实现档案信息的自动化管理。

2 烟草行业档案信息化建设中存在的问题

1、对档案信息化建设认识不足

目前烟草行业对档案的信息化建设认识还不足，没有认识到档案信息对于促进行业健康发展的重要意义，一些领导认为档案信息化建设不会给企业带来巨大的经济效益，只会花钱，因此被忽视。档案信息化管理也只是将档案信息输入到电脑内，不了解档案信息化建设的真正意义，不能快速的接受新技术的应用，档案信息化建设成为空谈。

2、档案信息化标准和规范不到位

当前烟草行业档案信息建设没有科学的规划，信息化建设不到位。信息化建设是由多个部分构成的，实现信息化建设就应由明确的规范和标准，但是大部分单位没有档案信息化建设的标准和规范，导致信息化效果不高，各部门各自为政，没有系统的规划和管理[2]，使得档案管理受到影响，不利于档案管理目标的实现。

3、档案管理人员、资金、设备不足

烟草行业档案信息化建设是需要一定的资金、设备、技术以及人员做基础的，但是目前的档案管理基础工作不到位，由于对档案信息化建设的认识不足，对档案管理的投入力度也比较小，档案信息化设备不足，人才的素质能力不高，严重制约了档案信息化建设，烟草行业内部的档案信息资源不能实现良好的利用和开发。

4、档案信息管理与其它信息管理脱离

在烟草行业内部，信息管理系统的连接不到位，信息管理系统是由生产、办公自动化以及档案管理等系统构成的，但是档案信息化管理系统不能与其它系统进行有效地衔接[3]，导致信息系统之间不能实现同步建设，数据转换受到影响，不能正确的提取使用，导致信息系统的正常运行受到影响，其它系统不能与档案管理系统进行有效衔接，档案信息不能得到有效地利用。

3 数字化背景下加强档案信息化建设的有效对策

1、提高对档案信息化建设的认识

在烟草行业的信息化建设中，档案信息化建设是十分重要的组成部分，对于促进企业软实力的增强具有积极地意义。要提高对档案信息化建设的认识和重视程度，加强档案信息化建设的投入力度，加强资金、技术以及人员的投入，促进档案信息化建设的顺利推进，强化信息化建设的意识，促进档案信息实现数字化建设，转变传统的档案管理方法，实现电子档案信息管理，促进档案信息管理的顺利进行。

2、完善档案信息管理的制度

为了使档案信息化的顺利建设，应制定完善的档案管理制度，为档案管理工作提供科学的依据，使档案管理工作能够顺利的进行，避免档案信息化建设中出现混乱的局面，一旦出现问题能够依据相关的规章制度进行及时的解决。当前信息化技术快速发展，电子档案实现了良好的发展，应根据行业发展的实际情况建立完善的管理制度，例如电子档案的收集、管理制度等[4]，对档案管理人员的考核制度等，促进档案管理工作的高效进行，实现档案的信息化建设。

3、提高档案管理人员的素质能力

要促进烟草行业档案的信息化建设，应努力提高档案管理人员的素质能力，档案的信息化建设是依靠人来完成的，档案管理人员的信息技术能力是十分重要的影响因素。档案信息化建设就是利用计算机技术，数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等进行档案信息的收集、传递、储存以及利用，实现档案信息资源的共享。这些工作需要高技能的人才进行，因此应加强档案管理人员的信息技术培训，强化他们的信息化意识以及水平，促进档案信息化建设的顺利进行。

4、做好档案信息化的安全管理工作

信息技术快速发展，档案信息技术逐渐增多，档案信息的安全问题也成为所要解决的重要问题，在档案信息化建设中，应努力做好档案信息化的安全管理工作。在信息化档案管理工作中，应建立完善的安全保障体系，明确档案信息化建设中各种安全问题，制定完善的安全防护措施，将档案信息化安全影响控制在最小范围内，同时加强安全教育，提高档案管理人员的安全意识，实现档案信息化建设的安全、高效进行。

5、实现规范化建设

档案管理工作应不断发展和完善，推动档案信息化建设的规范化进行，促进档案工作的顺利开展。应制定完善的信息化建設标准和规范，实现档案工作中各种技术以及业务的有效衔接，实现烟草行业的良好的发展。实现规范化和标准化建设是行业发展的必然趋势，档案信息的规范化建设有助于促进烟草行业实现健康、持续的发展。同时强化信息技术水平的提升，建立烟草行业档案信息数据库，对档案信息进行及时的查看，实现档案信息的共享[5]，对电子化信息进行优化处理，对档案资料进行分类处理，促进信息化发展模式的建立，实现档案信息的网络化、数字化建设。

4 结束语

烟草行业的档案信息化建设是一项比较系统的工作，需要大量的人力、技术以及财力。当前信息技术以及数字化发展迅速，应努力实现档案信息化建设，提高对档案信息化建设的认识和重视程度，采取有效地措施加强档案信息化建设，完善档案信息管理的制度，提高档案管理人员的素质能力，做好档案信息化的安全管理工作，实现档案信息的数字化处理，促进烟草行业信息资源的优化配置，促进烟草行业档案信息化建设的顺利实现。

参考文献

[1]温阳春.浅谈加强烟草行业档案信息化建设的途径[J].现代交际.2013.4（5）：40-41.

[2]孙亚红.浅谈数字化时代下如何加强烟草行业档案信息化建设[J].兰台世界.2013.6（S2）：61-62.

[3]李国民.烟草行业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案.2011.6（5）：59-60.

[4]张秀华.烟草行业档案信息化建设的实践与思考[J].科技资讯.2013.14（30）：149-150.

[5]付志琼.浅谈烟草行业档案信息化建设中的新难点及对策[J].湖北档案.2014.2（12）：17-18.