高校教学秘书工作现状及对策分析

冯士芹

（邢台学院社会科学教学部，河北邢台 054001）

全面提高高等学校教育质量离不开优良的教学管理。教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，直接从事基层日常教学管理工作，是提高教学质量、加强教学管理的关键性环节。关注教学秘书的个人成长及职业发展不仅是提高高校教学管理水平和推动教育管理改革的需要，更是做好教育管理队伍建设的需要。

一、教学秘书的工作现状分析

1.工作内容繁杂、琐碎，工作强度大责任重

教学秘书的工作内容和业绩主要表现为教学安排是否得当、教学秩序是否正常，教学工作是否良好运转。教学秘书岗位职责重，工作涉及教学的方方面面，包括：第一，常规教学管理工作。教学秘书要协助分管领导处理日常教学管理工作，保证系部教学工作正常有序的开展。教学任务安排、教师工作量统计、考务安排、档案管理、参与拟定教学计划、系部网站维护、专业建设、教学检查、年度总结报告撰写等。第二，沟通协调、上传下达工作。教学秘书是本部门对外联系的代表，学校各职能部门下达的通知、文件、会议安排等一般都通过教学秘书传达给部门领导，本部门的相关工作任务也由教学秘书传达给各位教师。教学秘书在其中起着上传下达的作用，是沟通上下的桥梁。第三，无明确范围的工作。可以说，教学秘书的工作涉及到教学的方方面面甚至还有本部门的行政事务。工作内容繁多、细致、琐碎，比如在涉及到课程安排、考试安排等工作时，需要教学秘书不受打扰连续工作，保持思路不间断甚至还要加班加点。教学秘书工作责任重，一旦教学过程中出现问题，就要被追究责任。第四，突发事件，要求教学秘书及时反应和安排。所以，教学秘书的工作状态是随时紧绷着一根弦，精神高度紧张。

2.工作关系复杂，工作地位低不被理解

教学秘书职位相对较低，工作性质多为服务性。教学秘书要处理的工作关系复杂。对外，教学秘书代表部门，要和学院各部门打交道。对内，有和领导、教师、学生的工作关系。除了要完成职责内的工作，还要完成领导交办或临时性的事务。一个部门内部有多位教师，每位教师的背景不同，要求不同，尤其在涉及教学任务的安排时不可能面面俱到，满足每位教师的要求。这就要求教学秘书能妥善处理这些关系，构建一个和谐、愉快的工作环境，所以秘书工作要经得住误解，担得起压力，受得起委屈。秘书多来源于新进的教师、干不了教学工作的或单位内部人员调整过来的，高职称、高学历的几乎没有。所以教学秘书的工作被理解为能力不足的人干的活，没有技术含量。教学秘书在科研方面赶不上教师，在职位方面赶不上职能部门有权力。在面对多项任务时，秘书要保证按时保质完成，还要兼顾本职工作和其他日常事务，头绪万千。一旦出现纰漏，会带来职能部门、领导、教师和学生的不满，甚至责难。

3.付出收获不成正比，工作热情不高

第一，教学秘书工作很难看到工作成绩。教学秘书的工作涉及到教学的方方面，繁琐而且责任重，需要教学秘书付出艰辛的努力才能保持教学秩序的正常运转，但工作成果不突出，没有可称道的成绩。最大的成果就是维持了正常的教学秩序，没有教学事故发生。这种成果与专职教师的教学、科研成果相比好像是微不足道。第二，教学秘书待遇低。秘书属于教师系列，目前的教师收入取决于职称高低。教学秘书一职牵扯了巨大精力，一般没有时间做科研，所以科研成果较少、水平也低，在职称评定上不如专职教师，这直接影响到教学秘书的待遇。教学秘书在政治待遇、利益分配及培训进修方面也不如其他岗位的人员。在一些系部，教学秘书还承担着少量的教学任务，既要做好秘书工作，还要教好课，很忙碌但收入低，属于低层次发展模式。在这种工作环境紧张、工作内容繁多、工作强度大的情况下，看不到工作成绩和收入的提高，容易导致教学秘书工作兴趣减弱，工作热情不高，不愿在这一岗位上长期发展，这影响了教学秘书队伍的稳定性。

4.缺乏知识更新，工作质量不高

第一，教学秘书队伍建设不像师资建设那样受学校重视，教学秘书缺乏相关专业知识背景，所以对管理和本专业发展缺乏思考与创新，难以在更高层次上对专业建设等问题提出见解，很难成为具有较高专业水平的管理人才。而且教学秘书队伍中低职称、低学历者居多也影响工作质量。

第二，高校的教学管理越来越繁杂，教学秘书的工作量和工作难度也越来越大，因此对教学秘书的要求也越来越高。但教学秘书将所有时间基本上用于应付事务性工作，没有时间也没有精力学习。学校即使有外出深造的机会也很难落到教学秘书身上，因为教学秘书缺位将无法维持正常的教学秩序。而静下心来进行教学研究和学习管理知识也只是一句空话，教学秘书的工作现状使其能维持正常教学秩序就相当不错了，还何谈知识的更新呢？这种状态持续日久的话，教学秘书将失去自我提升的意识，这会制约教学秘书管理能力的提高，也阻碍了其进一步的发展，增加了此群体固定在高校底层的危险。

二、改善教学秘书工作现状的对策

1.减轻教学秘书工作负担

第一，明确职责范围。教学秘书工作繁忙的一个重要原因是职责不明确。无论是否教学秘书的职责范围，人们一般倾向于找教学秘书解决问题，这就造成秘书的额外负担。另外，工作存在弹性，主管教学的领导和秘书在互动过程中会形成谁能干就多干的局面。在职责模糊地带或领导工作领域，教学秘书能胜任的，也往往交由教学秘书，造成其疲惫不堪。这就需要明确划分教学秘书的职责范围，形成教学工作各负其责的局面。第二，合理增加编制。高校管理者应考虑到教学管理工作的繁简程度、学生数量和专任教师数量，适当按比例配备相应的基层教学管理人员，合理减轻教学秘书的工作负担。或者考虑增加学生勤工俭学机会，由学生担任教学辅助人员，辅助教学秘书做一些简单、事务性工作。第三，采用现代化管理方式。随着计算机技术的发展，教务系统自动排课、统计工作量，飞信、网上办公平台等手段的应用会大大减轻教学秘书的工作负担。第四，改变工作作风。高校管理者应切实转变工作作风，减少文山会海、形式主义，让教学秘书真正把时间用在本职工作上。

2.转变观念，肯定教学秘书工作的重要性

第一，重视教学秘书工作。教学秘书是高校教学管理的重要岗位，其工作是提高教学质量的重要保障。没有教学秘书的默默付出，系部将无法保持正常的教学秩序。高校应从工作大局出发，高度肯定教学秘书工作的重要性，重视教学秘书的付出和成绩。在教学秘书的选拔和任用上，领导要严格把关，任用真正能干负责任的人员，打造一支高素质、懂管理、战斗力强的教学秘书队伍。另外，重视教学秘书的职业发展，积极为他们创造培训、交流、学历提升的机会，在评奖评优、工资待遇方面给予相应的政策倾斜，激发教学秘书的工作积极性。第二，教学秘书本人的心理调节。教学秘书要转变思维方式，看到其中的“得”与“失”。 教学秘书虽工作辛苦还费力不讨好，但此职位使人快速成长，锻炼了能力，积累了经验，熟悉了教学的各个环节，有利于今后的职业发展。另外，教学秘书要正确看待自己的工作，充分认识到岗位的重要性。教学秘书非一般人能胜任，这一职位能充分证明自己的能力。还有，教学秘书要学会调控情绪，心胸开阔，树立服务意识，不要斤斤计较，减少摩擦，做好本职工作。

3.提高教学秘书待遇，激发教学秘书工作积极性

第一，提高教学秘书的经济待遇。目前，教师的工资高低主要与职称挂钩，教学秘书一般职称较低，所以工资也低。高校在充分重视教学秘书的工作时，应对教学秘书这一岗位予以合理定位，考虑工作量大小等因素制定合理的分配方案和标准，在绩效工资或高校津贴中体现，给予教学秘书应有的工资待遇，使报酬与岗位贡献呈正比。第二，完善考核机制。根据《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》（教高[2012]4 号）指出的：“完善教师分类管理和分类评价方法，明确不同类型教师的岗位职责和任职条件，制定聘用、考核、晋升、奖惩方法。”可以对教学秘书实行岗位聘任制，明确其工作内容和范围，制定合理的奖惩机制。对于业绩突出者给予物质和精神方面的奖励，并在职称、晋级、增资方面优先考虑；对无法胜任工作的教学秘书转岗或解聘，使教学秘书能看到努力工作的回报，激励教学秘书热爱本职工作。

4.加强学习、培训，提升教学秘书工作质量

第一，重视教学秘书的专业化建设，引进相关背景专业的人才。教学管理人员专业化是高等教育发展的需要，也是改变当前高校教学管理队伍的需要，适应了现代教学管理发展的趋势。第二，教学秘书应注重自我学习。教学秘书应主动学习，不断更新知识领域。不能因为工作忙而怨天尤人，只有积极改变自身，才能获得更好的发展。在工作中要不断总结经验，定期反思自己的工作，以提高教学管理水平。结合实际工作，开展教学管理方面的课题研究，参与到教学和教改中，甚至科研立项，实现管理和科研的双丰收。第三，加强对教学秘书的培训。高校要重视对教学秘书的培训，把教学秘书学习、培训和进修纳入学校计划中。通过多种形式如岗前培训、安排外出学习、脱产进修、在职培训、到其他单位考察等给教学秘书提供继续学习提高的机会。开拓教学秘书的视野，提高其工作和研究能力，为高校管理科学化打造一支高水平的管理队伍。

综上所述，高质量的教学管理是提高教学质量的前提，是高校可持续发展的有力保障。教学秘书占据教学管理的最基层位臵，岗位平凡而重要。高校应重视教学秘书的工作，尊重教学秘书的付出和劳动，充分认识教学秘书的重要地位。针对目前教学秘书的工作现状，采取有力措施，改善教学秘书的工作环境与待遇，激发教学秘书的工作积极性，发挥教学秘书的作用，从而推动教学水平的提高。