如何有效开展广宣业务内部控制工作

2015-08-15原凌云

行政事业资产与财务 2015年36期

原凌云

（浙江吉利控股集团有限公司浙江·杭州 310051）

一、广宣业务存在的潜在风险

根据公司现有状况，梳理公司广宣业务相关流程，判断其可能存在的风险有以下几个。第一，在招标环节，存在前期与投标方私下接触，招标暗箱操作，商业贿赂，中标价格偏高，损害公司利益等风险。第二，在执行环节，存在事中监管不到位，未按合同执行，执行效果打折扣、无过程记录，业务内容变更但未更改合同等风险。第三，在结案环节，存在结案资料审核不严谨，业务技术环节审核把关不严格，效果评估报告未经需求等专业部门确认，付款未按合同条件进行付款，结案资料保管不当等风险。

二、建立合适的广宣业务管理模式

第一，完善公司组织架构，合理设置内部职能部门职责。通过合理设置部门职责，将广宣需求、广宣采购、广宣验收等业务职责分工到不同的部门，避免职能交叉、权责过于集中，形成各部门各司其职、相互牵制、相互协调的工作机制。同时在确定各岗位职责时，应当严格按照不相容职务相互分离的要求，对其进行权限确定，且在人员配置时要确定各岗位人员之间不存在利益冲突。

第二，建立广宣业务管理制度，从制度上规范业务流程，确定各环节的执行时间，执行人员和其职能职责，及正常的审批权限，并对其实施过程中的变更进行管理，确定变更审批权限和变更范围，确保变更记录有据可查。

第三，建立责任考核机制，在广宣业务投放的各环节，明确责任部门和岗位人员，并纳入部门和个人KPI考核指标，以提高其责任意识。如在广告采购环节，责任部门即为采购部门，在验收环节责任部门为采购部门和需求部门，且需多个部门人员共同会签才能生效。

第四，加强对广宣业务相关人员的行为约束，所有人员在未经领导授权的前提下，不能接受广告代理公司、媒体、展览展示公司的邀约；同时也不能接收其馈赠；也严禁通过各种明示暗示向广告代理公司、媒体、展览展示公司索要钱物；更不能单独私下与其接触，透露公司的广宣投放计划和实施方案，影响招标的公正性。

三、加强广宣业务实施环节控制

第一，建立广宣项目评审机制，成立项目评审委员会，针对公司广宣投放，业务需求部门先提前提出项目需求，并经立项评审委员会评审后，方可进行立项、招标等业务流程，以规避需求部门滥用职权，提出不合理的需求，而采购部门被迫执行，形成资源浪费。

第二，加强招标各环节控制，招标应采取公开招标的方式，遵循公开、公平、公正的原则。首先供应商的入围要有严格的标准，且对供应商入围考察也需要有多个部门进行考察并通过后才能入围；其次在发布招标公告时，标底和方案需严格保密（针对泄密的需建立内部考核机制），再次在招标前，各部门不得私自与投标方进行接触；最后在招投标过程中，要通过技术手段避免串标、陪标等现象，且在开标评标时各参评部门人员要有职业操守，公正的对各项目进行评分，不得有失公允。

第三，在项目执行期间，业务执行部门要加强事中控制，通过事中控制及时了解广宣项目的执行情况，来确定有无偏离招标要求或者合同约定，一旦偏离，则及时纠偏，同时要对事中执行情况进行保留记录，作为后续付款和评估的依据；项目变更也需要出台广宣业务变更制度和相应的变更调整审批权限，根据变更金额大小逐级进行审批。

第四，加强项目验收环节的控制，完善项目验收流程，专人负责验收，从严把关，最终形成双方会签的书面验收报告。

第五，加强项目资料归档管理，业务执行部门应当于档案文件产生三日内形成独立的档案，及时收集整理各环节的文件资料、现场图片及视频资料，形成完整的广宣项目档案资料库。

第六，在结案后，执行部门要对整个项目进行总结，严格按照合同约定来准备结案报告，并对整个项目进行有效的评价，同时请需求部门等业务部门作确认，经领导审批后方可作为财务付款依据。

四、建立健全事中广宣监控体系

事中监控体系主要分两个模块，一是对公司内部广宣业务流程的执行情况进行事中监控；二是为确保广告业务的真实投放，对广宣业务投放内容进行监控。

（一）对广宣业务流程的监控

明确管理职能部门的责任分工，加强管理职能部门对业务流程的监控，从立项环节开始，直到项目结案付款，管理职能部门作为第三方对业务进行全程监控，使得业务能够合规、高效的开展。例如，招标办严格对招投标环节的风险进行控制，通过出台发布招标规则及相应流程时间的设定，对项目各环节的时间节点进行把控，预留足够的招投标时间，避免时间紧张导致的不宜招标或者邀请招标；法务部通过合同审核降低合同相关风险；财务对付款等相关内容进行把控。

（二）对广宣投放内容的监控

在投放期间，要确定项目按合同执行，避免未投放或者未足额投放或者偏离方案投放等现象发生，可通过下述三方面来实施。第一，请第三方监测公司对广宣项目进行监测，因广宣业务形式多样，一些展览展示业务需要现场监测，需根据广宣业务类型的分类，请不同的专业监测公司进行监测。第二，结合信息化手段，开发相关软件系统，通过照片和视频等方式对户外广告和影院贴片等广告进行监测，实现自动集成，不允许人工编辑，减少和消除人为操纵因素，杜绝数据失真，提高数据的准确性，避免造假。第三，抽审广宣监控结果，广宣需求部门、审核部门、内控部和内审部定期不定期对各项监测结果进行抽查，同时建立预警机制，一发现有失真现象，即自动提示业务部门，及时纠正，同时也对判定监测结果的准确性和真实性有一定的参考意义。

五、加强事后审核环节的控制

公司应当加强广宣业务的事后审核和付款管理，完善审核付款流程，明确付款审核人的责任和权力，主要可通过四方面进行控制。第一，制定广宣核销制度，明确各类广宣在核销时需提供的资料和相应的核销条件。第二，了解市场行情，建立各类广宣的内部媒体价格库，与实际执行价格对比，适时了解各项目的价格差异情况，对项目金额的合理性进行评估。第三、项目结案审核，在项目实施结束后，业务部门提交结案资料及对应的发票合同等资料，专业审核部门严格按照广宣核销制度进行审核，对广宣业务的执行结果、合同、监测报案，结案会签资料等内容确认无误后再审核通过，提交领导审批。第四，项目付款审核，财务在付款环节应当严格审查相关资料的真实性、合法性和有效性，发现虚假资料，应查明原因，及时报告处理，并进行追责。