会计档案管理刍议

2015-08-15陈彪

行政事业资产与财务 2015年36期

陈彪

（江苏南通三建集团有限公司江苏·海门 226100）

《会计档案管理办法（征求意见稿）》2015 年7 月1 日发布执行，它是新时期“与时俱进的会计档案管理新政”，对推进企业档案工作发展具有十分重要又有深远的指导意义。本人从事了十多年企业会计手工记账到会计电算化会计档案的管理，深刻认识到会计档案管理的作用，下面就如何有效地提高会计档案管理工作水平谈谈自己的感想。

一、会计档案的管理作用

（一）会计档案的内容

江苏南通三建集团有限公司现有贮存在主管部门1978 年开始至2004 年的会计档案近3 万余卷（册），以及2005 年以来集团公司在库的会计档案资料8206 卷（册），有所属22 家分（子）公司、总部集中保管的财务会计资料，记载着集团公司经济发展的轨迹、经营活动状况及经营成果。

集团公司的财务会计档案分类有：（1）会计凭证：原始凭证、记账凭证；

（2）会计账簿：现金日记账、银行存款日记账、总账、明细分类账、辅助账；（3）相应的财务会计报告：在报告中反映出企业月度、季度以及年度的资产负债表、收益表等相关报告；（4）相关会计资料：在这些资料中，应该包括企业银行存款余额调节表、企业银行对账单，并且要制定出企业会计档案移交手册，会计档案保管手册等。

集团公司档案室对各年度会计档案资料均以每一卷（册）的案卷题名为一件，著录于新中大URP 档案模块中，内容有卷号（件号）、凭证号、页数、移交人和移交时间等。

为了做好会计档案管理工作，根据《会计法》、《档案法》，建立健全了集团公司各项规章制度，主要有《财务管理制度》、《财务管理办法》、《档案管理制度》、《会计档案管理制度》、《信息化管理标准》、《计算机网络管理制度》。2005 年集团公司专门邀请海门档案局领导现场指导会计档案管理工作，修订印发了《关于进一步明确会计档案整理编目的意见》。

（二）会计档案的作用

集团公司的会计档案，每年都必须要把相关的资料提交到相应的会计师事务所进行审计。同时也需要接受企业经营过程中，相关管理部门的检查。检查的方式方法有普遍查、抽查、重点查。由于建筑行业的特点：工程规模大、投资数额大、建设工期长，形成拖欠工程款、应收账款聚增。往来款项结算、打官司等均需调阅会计凭证。因此，会计档案比较文书档案、人事档案、实物档案利用次数最多、使用最频繁。据记载，2013 年至2015 年3 年期间，集团公司档案室接待查借阅会计档案有250 人次，通过QQ 群或OA 平台查阅扫描发送的的有327 人次。

集团公司为了上市，需要提供企业所有资产，资本结构，个人或单位原始投股凭证资料，均涉及到集团公司的原始凭证。

二、会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案管理工作意识淡薄

在某些企业或者单位中，存在着领导以及财务相关工作人员对会计档管理工作意识淡薄的问题。只注重会计核算和记录，忽视文件材料的收集、整理和归档工作，每年年初把会计资料移交档案室后一交了事。财务人员对会计业务熟悉，而对会计档案知识知之甚少，许多企业或单位对于会计业务表现出了重视的态度，但是涉及到会计档案管理工作却缺少一定的重视。从而在某个程度上，导致了会计业务与会计档案管理流程出现脱节的问题。造成这个问题的主要原因，就是档案知识宣传教育不力、档案意识淡薄、档案管控没有前移几个原因。

（二）会计资料不完整、不规范

1.部分单位的财务会计报告与会计凭证装订在一起，有的单位财务会计报告由会计部门自己保管，没有移交档案室归档保管，这显然不符合《会计档案管理办法（征求意见稿）》，不符合《会计法》第二十三条“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案、妥善保管。”

2.会计资料复印件多，手续不全。对比较重要的如购货合同、借款协议等不是原件，而是用复印件替代原件归档。如果确实不能用原件归档，应当在复印件中注明原件在何时何处，同时有经办人员签名盖章，并写明经办日期。有的单位财务会计报表、账簿扉页、记账凭证封面等，没有盖财务印章或会计经办人印章。

3.原始凭证粘贴方法不恰当，粘贴不牢固，不整齐，不便于调阅和复印。对幅面较大的纸张应先作适当修剪或折叠，粘贴时应当从右下角底边依次向上鳞形状使用液体胶水或固体胶贴牢。

4.打印输出的账簿不符合要求。一是会计电算化下，总账的数据可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。有的单位打印输出总分类账的当期累计金额，这就多余了，实属浪费资源。二是打印输出的明细账页不是满页打印，仅一笔或几笔经济业务就打印一张A4 纸，造成打印输出的账页反比手工记账时增加了四五倍。

5.期满的会计档案鉴定难、销毁难，库存数量越来越多。集团公司会计档案始于70 年代以来，未曾有领导对期满档案签定和销毁过，总认为日常工作都很忙，那有心思轻意处理档案，宁愿保守堆在库房，不愿多一事而担责任、冒风险。

（三）会计档案和财务人员的综合素质太低

人的因素决定一切。只要有认真负责、踏实肯干、乐于奉献的态度和行动，任何事情都一定能够做好。客观上，由于市场经济发展，人员流动性增大，由以前的“单位人”变为现在的“社会人”。有些人员工作责任性不强，不按原则办事。有些年轻人拈轻怕重，图省事不费劲，这些无疑增加了管理工作的难度。

三、加强会计档案管理的对策

会计档案是国家的经济资源、历史资料，是企业经济决策、管理施政的主要依据，也是企业领导人的护身符。必须加强领导，提升管理水平，为新时期经济发展保障服务。

（一）统一思想，提高认识，加强领导

单位负责人和主管会计工作负责人在注重会计工作的同时，应当加强对会计工作、会计档案工作的领导，学习贯彻《会计法》、《会计档案管理办法（征求意见稿）》等法律法规，提高会计人员和会计档案人员专业知识水平，把会计档案管理与会计业务核算同等重视，不能厚此薄彼。财务部门应当指定专人（出纳人员除外）负责认真地把会计资料进行整理与收集工作，并且要仔细地进行核对后把其资料进行装订成档。

（二）完善会计档案管理机制

结合当前国家的相关规定，按照《会计电算化工作规范》，各单位应当建立健全本单位内部会计档案管理制度。建立会计资料归档制度，明确会计资料收集和归档范围，做到收集的材料齐全，内容完整。制订会计资料整理方法、归档程序及保管期限的规定。财务部门和档案管理部门应当每年组织一次对所属单位会计资料的检查督促，在年初或春节期间进行财务互查互评，交流学习，共同进步。

（三）加大会计业务培训力度，增强会计档案管理人员综合素质

企业以及单位在聘任会计相关工作人员时，应该要求其具备会计与档案职业资格。以此来确保会计档案工作能够顺利地开展。会计人员和会计档案管理人员，应当遵守职业道德，提高业务素质。加大会计相关以及档案管理工作人员进行业务水平的培训力度，不断地提升相关工作人员的管理水平以及业务能力。提供会计和档案人员学习培训机会，组织他们参加观摩交流、研讨活动等。

（四）在管理手段上求先进

在信息化快速发展的时代，由于各企业以及单位的发展进度不同，我们在开展档案管理工作时要意识到传统管理方法还有一定的存在意义。以电子形式的档案不能完全取代纸介档案。我们要结合当前先进的信息技术，有效地发挥出电子档案的优势，实现信息化档案管理工作的实施。

四、会计凭证的鉴定

会计凭证的鉴定当属会计档案管理范畴，会计档案管理好了，会计凭证鉴定也就方便。这里所提及的鉴定是对档案价值的鉴定，在开展鉴定过程中，应该实行综合性的考虑来对其进行价值判定。一、能够充分地反映企业以及单位的历史，具有信息记录全面性。二、档案形成要具有一定的规律，相互之间要有联系。三，档案必须要清晰，同时要便于操作。基于这几个条件，总结出不宜进行销毁的会计凭证有以下几个方面的。