电子文件归档的方法探讨

马 辉

(牡丹江市机关事务管理局车辆服务中心 黑龙江 牡丹江 157000)

一、归档的原因

电子文件的技术特征决定了其归档工作从文件开始形成的那一时刻起，就有必要介入。归档是一个过程，包括了电子文件的形成、收集、积累、鉴定等。所以，这里所谓的归档原则是指整个过程中普遍遵守的原则，这些原则有些是在传统文件归档时就已经坚持的，而有些则是针对电子文件的。在电子化归档的发展过程中，电子文件和纸质文件共同存在，而且纸质文件的数量仍在不断增长，只不过是增长的速度会越来越小，电子文件迅速增多。所以，现有的专门针对纸质文件的档案管理方法、技术、原则等仍具有一定的适用性。

二、移交

移交，通常被看作是归档的标志。电子文件的归档就是对已经确定归档保存的电子文件，生成完整的背景数据和元数据后一并移交到档案部门控制的计算机系统中(包括各种存贮设备、网络资源等)。背景信息和元数据是两个概念，尽管两者的内容有类似之处。目前国内，对这两个概念的有四种认识:背景信息就是元数据;背景信息与元数据完全不同;背景信息包含了元数据;元数据包含了背景信息。元数据被定义为关于数据的数据，是一个适用范围很广的术语。在不同的领域，元数据有不同的含义。在电子文件的管理中，元数据指的是与电子文件有关的全部信息如文件产生的时间、地点、业务功能、信息处理方式等。电子文件的归档不仅有着很严格的管理制度与纵横交错的判定标准，更离不开人与计算机之间密切的交互式信息交流。无论是文件形成者还是档案保管员都需要随时随地与计算机进行直接交流。从这一点来讲，脱机处理对电子文件的归档根本就是不存在的。然而，电子文件的介质实体的归档，已经离开了原始的文件形成时候的硬件和软件环境，移交到一种与原环境完全相同或兼容的保存系统上。在某种意义上，这也是一种脱机方式，但是，这和其他的信息处理如脱机检索是完全不同的。

三、归档模式

(一)脱机归档模式

脱机归档是用脱机保存的载体将电子文件向档案部门移交，是物理归档的一种方式，也可以把它叫做实物上的归档。物理归档的另一种方式是通过计算机网络将电子文件转储到档案部门控制的存贮器里，在保持网络信息的同时，再经过二次鉴定将文件卸载到移动介质上。但是这种物理归档方式，我们将其划入联机归档模式。由于脱机归档模式的文件形成与收集和数据处理、利用等是由不同的部门在不同的时间、地点进行，文件从原始形成时的硬件和软件环境，移交到另一个与原环境完全相同或兼容的计算机系统上，要保证信息在两个系统中的完整、安全和可读性就成为脱机归档模式的关键。

1．脱机归档的形式

(1)直接将本机或本系统产生的文件，卸载到移动介质上;如设有文秘人员的办公室，自己被授权具有管理档案的权利。

(2)非本机或系统产生的电子文件，首先转存在移动介质中，再移交到档案部门的计算机系统上进行归档;这种情况主要是指设计等业务科室产生的文件，文件形成者虽有归档的责任，但没有直接管理档案的权限，必须将电子文件保存在档案部门的计算机系统中。文件从原始形成时的硬件和软件环境，移交到另一个与原环境完全相同或兼容的计算机系统上，这也是一种脱机归档模式。在网络系统上产生的，没有在形成之时归档的文件，在文书处理程序结束以后，通过网络向档案部门传输或被档案部门在网络上采集到，下载到移动介质加以归档的方法。上述第二种形式的归档，情况稍微有一些变化。简单的处理程序是照搬过去的方法，不去管这些文件的格式、载体形式，照单接受，把文件内容和著录等数据输入到计算机里，编制各种目录和表格，按规定保管、借阅等。不去管电子文件和著录数据之间原本可以建立起来的联系，这样计算机的作用没有充分得到发挥。

2．脱机归档的方法

(1)文档管理。文档管理系统搜索网络上的文档组(文件夹)，快速寻找所需的文件，将这些文件移入到作为临时存放处的目录中保存。系统管理员定期检查该目录，将其中的文件写入移动介质中。

(2)压缩归档。使用压缩工具将挑选出的文件组合在一起，压缩为一个含有更多文件的压缩文件，定期将其拷贝下来存放在其他地方或将其删除。系统管理员还要详细地记录包括目录、磁带或压缩文件在内的所有信息。用备份系统归档，进行一次备份操作将预先确定要归档的文件放在可移动的介质上。归档文件时，最好将日志或数据库备份到同一磁带上，甚至可以采用一个专门的系统来帮助追踪归档的文件。

(3)映像系统归档。映像系统是一种在网络上对大量历史性信息进行访问的联机系统，所需文件是直接从光学介质上读出的，而不是先要被拷贝到服务器上才能进行访问。为了将文件存入映像系统，必须使用映像系统本身所提供的数据输入技术，如纸张扫描、打印图像等。

3．冗余。冗余的目的是为了保证有足够多的介质拷贝以防止某些介质受损而丧失信息。

(二)联机归档模式

这是一种档案管理员从终端设备直接与系统进行会话式操作，及时收集归档所需要的各种数据，迅速处理各种登记手续，完成归档工作。电子文件的形成与归档是完全处在同一个系统中，尽管这个系统是一种互联网络，而且系统中的每个终端里的应用程序也不是全部相同。归档时文件自动向档案部门传输，或者由档案管理员用操作程序直接在计算机系统上面，通过系统自身的分时功能将文件采集到保存系统中。数据库不仅包括文件材料的形态、存放地等描述性的目录信息，还有档案本身，无论是文本还是图形方式，形成电子档案库。纸质档案保存与否可根据有关规定执行，如建立双套制。归档也相应的分成电子文件与纸质文件两部分进行。

［1］贺星星．电子文件归档管理方法探讨［J］．档案天地，2011(06)．

［2］吴绪成．推进机关电子文件归档管理与规范移交若干问题研究［J］．湖北档案，2011(04)．