刍议目标管理方法在档案馆管理中的应用

2015-08-15李秀红

黑龙江史志 2015年14期

李秀红

(秦皇岛市山海关区档案馆河北秦皇岛 066200)

档案馆作为收集和保管档案的机构，具有悠久的历史。然而，随着社会的进步，用户对档案的需求越来越挑剔，档案馆管理工作也变得更加错综复杂。［1］传统的档案管理方法不仅造成了大量人力、物力、财力等方面资源的浪费，由于社会的高速发展、信息受众的不断扩大，老旧的管理方法逐渐开始跟不上时代的变迁，造成资源大量浪费的同时，效率也非常不可观，很多时候由于信息使用者范畴分布过于广泛，还会出现信息混乱导致出错的情况。档案管理方法的改革亟待进行。笔者在此文中探讨关于档案管理的管理方向上的方法——目标管理法。

一、目标管理的特征

首先，档案管理的目标代表着所有档案管理员的目标取向，由全体成员制定和实施，全体成员一起制定的目标会让团队更有凝聚力，从而带来分工合作的良性效果以及更高的档案管理效率。故它具有很强的协作性。

其次目标管理也具有激励性质。档案管理的目标既然是有所有人员一起制定的，那么这个目标必定关系着所有人的切身利益，不仅如此，目标的制定除了激励之外还有一定的敦促、警示作用，为了目标完成过程的顺利进行，每个人不得不各司其职，否则将依程序追求到个人的责任这样无形之中就为管理活动扫清了很多人力资源管理方面的障碍，有效推进档案管理工作的实施。

二、目标管理的具体方法

目标管理的提出者已经对目标管理的方法做出了具体的描述，宗旨是整个目标管理在一个系统内呈现出树状管理的模式，首先所有人讨论出总目标，并且总目标由最高级领导者随时掌控，再将总目标依次按职能类型分为不同的一级子目标给第二级中高级领导人，这些人再依据自己的专业知识，将分到自己手上的目标进行细分，这样知道系统内每个人都知道自己在此次档案管理过程中的职能和目标。［2］我们知道，这种树状管理模式虽然不利于让最高层领导人与最底层员工的直接交流，却大大降低了大规模档案管理过程中矛盾的产生和浪费情况的出现。这就是目标管理所要表达的核心精神。至于具体做法，首先对于出现管理混乱问题的管理系统，应该先重新将制定目标之前的管理系统进行梳理，对以前档案的基本数据以及编制工作等要做出比较全面的排查，将其中不规范的档案重新整理。其次我们必须注意到每个单位的发展都离不开有塑造性、可提出高度可行性的策略的人才，这在档案馆在执行目标管理方法上也是如此，人才永远是发展的必要条件和基础。引进人才的时候要注意专业知识和实践经验的同时，其性格品质也非常重要，毕竟档案馆管理工作是以枯燥重复的工作为主要，做些小的调整的工作性质。人才引进后做相应的目标制定或审核考核并实时更新其专业素养，同时可以建立类似丛林法则的淘汰制度来促进工作的高效执行。

目标的制定难免会有一定的不足，这时候就需要相关职能部门来对目标的价值进行评估。基于档案管理中目标管理工作随着社会不断在做修改以使其更加适应于社会发展，评估的工作也会随之进行。另外，对及时为档案工作者提供相关变化情况对人也要给予奖励措施，并且每当一个目标完成之后，评估组织的人也要本着原则对目标管理工作做相应评估和反思，以期后续工作的提高。

三、目标管理应用于档案管理

由于之前在树状管理的模式的解释和目标管理的特征中，我们已经知道档案管理的一般步骤，即先由所有人讨论出总目标，并且总目标由最高级领导者随时掌控，然后将总目标依次按职能类型分为不同的一级子目标给第二级中高级领导人，这些人再依据自己的专业知识，将分到自己手上的目标进行细分，这样知道系统内每个人都知道自己在此次档案管理过程中的职能和目标。也可以总结出在档案管理中应用目标管理需遵循以下几个原则——实质性、效益性、整体性、动态性。下面进行进一步解释。

目标管理追求实质性，即保持实事求是的做事态度。目标的制定不可轻浮的不合实际情况，当时的社会生活和经济政治形势都是在目标制定过程中需要考虑的，否则会影响档案管理的发展，甚至导致直接经济损失。对于目标管理的效益性，我们不难知道这是基于一切管理活动都是为了利用最少的成本来获得最大的效益，这点在目标管理里面同样适用。同样，由于树状模型中目标管理最终追求的是最初的那个给一级管理者做调控的终极目标，而不是分给下级的小目标，及时每个分系统有个各自不同的职能，我们最终所追求的目标管理，是要达到子目标全部达到后的整体结果。诚然，整体性也体现系统内各个子系统的职能合作也应该是整体均衡发展，而不可以是只专注于一个部门的工作，而忽视了其他的小部门。否则发展的不均衡，分工的不平衡会造成整个档案管理系统的腐败。［2］不利于管理系统的健康发展。而且，由于管理目标的可变性，档案管理也应该随着时间空间的不同而有所转变，以满足不同的目标管理需求，达到最好的档案管理效果。社会在不断发展，日新月异，对档案管理的要求也是在不断变化，作为档案管理人员应该对各种社会因素诸如政治经济文化教育的变化进行及时的了解，对应着做目标上的转变，以适应社会。争取在前进中改变，在改变中前进。