档案收集与年鉴编纂的关系分析
2015-08-05孙婷
孙婷
【摘 要】档案的搜集与整理给年鉴提供了全面、准确的资料,是编纂年鉴的基础。年鉴的编纂对各类档案及时归档起到了促进作用本文论述了年鉴与档案之间的关系,对做好档案与年鉴工作有着重要的借鉴与指导意义。
【关键词】档案收集;年鉴编纂;关系
一、档案是年鉴编纂的基础和依据
年鉴的编纂必须有丰厚的资料作基础,年鉴的权威性在于资料的翔实可靠。年鉴所刊材料是供人们引以为据的,要求具有高度的精确性,强调材料要真实、准确、客观。年鉴无论采取什么形式、什么结构,无论是用文字还是图片,其编纂工作必须是在切实掌握了相关资料并对所有资料进行分析研究之后始能进行,只有详尽地占有了大量可靠的资料才能编辑出高质量的年鉴。因此,年鉴编辑最重要的是以上年度所产生的大量第一手档案资为基础,同时收集其他相关资料,通过筛选、整理、分析、加工,然后进行科学、真实、公正、全面的归纳和总结,以高度密集的方式将各种信息传递给读者。
1.体校档案为体校年鉴提供原始、真实的文献
体校档案形成于日常的训练、参赛、教练员管理以及其他实践活动中,是这一系列活动的历史记录,是第一手原始材料,其形式和内容特征都表现出高度的原始性和真实性。尽管学校档案的类目繁多,但各类档案无不具有档案的本质属性和基本特点,即原始记录和凭证价值,它以独有的原始性,反映学校的真实情况。档案属于原生性信息,是派生信息和加工信息的基础,因此,从档案中获取的信息能最真实地反映学校工作的面貌,是年鉴最根本、最重要的信息源。
2.体校档案为年鉴提供全面、系统的信息
体校档案包含了训练、参赛、党建、基建、财务以及其他实践活动的全部信息,内容广泛,形式多样。并且随着实践活动的延续,档案信息不断产生、积累,形成了一个相关联的整体,表现出特有的完整性和系统性。从档案中获取的信息不仅可以反映学校工作的全貌,而且可以进行综合分析、归纳和评价。
3.档案能够客观衡量和检验其他来源的资料
编辑学校年鉴所需要的资料,收集渠道多样。如教练员提供、学校各部门提供等途径收集资料,但收集的信息或多或少存在不准确、不系统的现象,需要通过查阅档案来鉴别、补充、核实,这是由档案本身的性质所决定的。选好材料必须以档案来衡量,选准材料必须用档案来检验。
体校档案为年鉴的编纂提供了大量的文献资料,由于档案最具可信价值,从而决定了它是学校年鉴选材的重要来源,是年鉴编纂的基础和依据,年鉴编纂必须依靠档案。档案材料是否齐全、完整,其质量的高低,都会影响年鉴的质量。
二、年鉴编纂能提高档案利用率,促进档案收集,丰富馆藏
年鉴是在拥有大量档案材料的基础上编写而成,通过年鉴利用档案信息,克服了档案在利用方面的局限性和被动性,提高了档案信息利用率,而且保护了档案。高校年鉴承载信息全面系统,资料来源和收集方法多种多样,从而也丰富了档案馆藏。另外,年鉴的编写也是对档案工作的一项检验,促进档案材料的收集,提高档案质量。因此,高校年鉴对于档案工作具有很大的推进作用,提高了档案信息利用率,维护了档案的安全,促进档案收集的齐全完整,丰富档案馆藏。
三、编纂年鉴对档案的征集开发有促进作用
1.编纂年鉴利于档案收集
年鉴的第一特性是在时间上有“年度感”,编纂年鉴与各类文献记录的归档时间几乎是同时进行的。年初学校各职能部门开始归档工作,编纂年鉴的工作也开始进行。由于编纂年鉴是学校交给有关部门的硬任务,时间性较强,校领导检查督促,这也给档案的收集提供了便利。年鉴的编纂与相关资料的归档起到了相互促进的作用。
2.年鉴是档案信息快捷有效的利用和保存方式
档案人员鉴定、整理各类文献记录的同时,也为年鉴提供所需要的信息。所以,年鉴是开发利用档案信息最快的形式,使档案即时发挥作用。年鉴印数一般在200册左右,许多有价值的文献资料通过年鉴的印发,不但能扩大使用范围,同时也是最好的保存方式,即使原件遭受破损,同样不影响使用。
3.年鉴的编纂促使档案的深度、广度开发
领导部门为学校体育事业的发展需要,制定一系列的改革方針、步骤和措施,不断对年鉴信息资料提出更高的要求,年鉴所需要的一些数据资料是原始档案所不具备的,这就需要档案人员对档案资料进行深层次的开发。
4.年鉴通常采用以文字与图片兼容的综合性表述形式编纂,一般按设定的条目查找分析各类信息
在这一过程中,年鉴内容与档案材料相互印证、核对,会及时发现归档工作中出现的遗漏、或档案原始材料质量问题。档案人员就能适时采取补救措施。这对于档案材料的提高,起到较好的促进作用。
随着现代化档案管理职能的不断延伸,新的管理模式已经出现,传统的管理模式正向现代化的管理模式过渡。但是,如果管理人员不能提供准确、全面的信息,那么,再先进的管理方式,再迅速的网络传递手段,都不能发挥应有的作用。编年鉴也是如此,能否准确、全面地提供科学的信息源,是年鉴质量的基础。一部好的年鉴,首先要看提供的信息资料是否准确可信,是否翔实可靠,是否具有相对的稳定性。因此,很大程度上取决于档案管理人员能否从大量的档案资料、文献记录中,鉴定整理出能够反映各类事物发展规律的信息资料。
四、高校年鉴与高校档案之间的内在联系
高校年鉴是对学校一年所形成的档案及其他文献进行全面、综合深加工的产物,是对档案信息进行优选、有序化的集萃之作;档案是年鉴编纂的基础,档案信息是构成年鉴内容的主体与骨干。体校年鉴承载的信息全面、系统,是学校一个年度档案的浓缩。体校年鉴与档案之间具有密切的内在联系。
1.年鉴与档案相互统一
体校年鉴全面反映学校一年训练科研、竞技比赛、科学管理活动,是学校信息的总汇。体校档案数量浩繁、内容丰富,是体校信息资源的重要组成部分。体校年鉴与体校档案同属于学校信息系统,都是学校信息的重要组成部分,都蕴含着训练、参赛等各方面信息,具有信息的统一性。但是档案资料来自各个方面,是未经加工的信息,来源广泛,信息量大,具有原始记录性的特点;而年鉴是从大量档案信息中筛选、提炼、加工而成的,具有数据的可比性、资料的便览性等特点。
2.体校年鉴与档案相互补充
体校年鉴与档案的信息都来源于学校的训练、参赛、日常管理等各项活动。学校档案工作有着自身的管理体系和形成、积累、归档、整理的渠道,而档案存在归档滞后和内容零散的缺憾。比如,科技档案只能在基建工程竣工后按项目进行归档。而年鉴则要求时限上的及时性和内容上的综合性,强调年度时限,因此,年鉴也有自己的资料收集渠道。这就为年鉴资料与档案资料的互补提供了可能。
综上所述,只有将体校年鉴和档案有机地结合起来,才能充分发挥二者的作用,为学校工作提供全面、可靠、便捷的信息资料。
参考文献:
[1]张菊兰.档案部门如何编写学校年鉴[J].档案学研究,2005(1).
[2]郑毅,房琳.基于高校基建档案管理的进一步思考[J].成都纺织高等专科学校学报,2014(1):92-94.