浅谈ERP环境下高等院校会计业务流程优化

俞金松 倪平

【摘 要】近年来。随着高等院校会计业务工作量递增和业务需求的日趋复杂，ERP系统已经在我国各高校中逐步替代传统的电算方法的财务会计得到迅猛发展，但是通过长期的实践证明，ERP并没有充分发挥出其应有的特征，因此，要想使ERP真正发挥优势，必须改变现有的会计业务流程，首当其冲的是会计流程，作为ERP系统中的重要流程，如何对它进行优化成为广泛关注的问题。

【关键词】ERP系统；会计；优化

随着管理水平和工作效率的不断提高，ERP已经被越来越多的高校使用。ERP指是融合了管理理念，业务流程和数据的一个企业资源管理系统。但ERP系统实施以来，人们发现ERP并没有理想中的那么好，主要体现在校园的业务流程和ERP的结合程度。作为ERP系统中的一个重要过程，会计流程的优化已经成为广泛关注的问题。基于此，下文首先对我国高校传统电算会计流程的缺陷进行分析，在此基础对ERP环境下会计流程设计思路进行思考，从而提出在ERP的环境下，对会计工作的业务流程进行优化的改进建议

一、传统電算化环境下会计流程的缺陷

在传统电算环境下，会计流程的缺陷包括：信息处理较为滞后、信息获取不及时、无法实时监控等，具体如下：

1.信息处理相对滞后

传统会计流程是一系列基于劳动过程的顺序化流程，会计的工作严格按照“填写”-“登记账本”-“报表”这样的工序逐步进行。虽然近年来许多手动操作已经被电子化的操作所取代，但财务会计流程自动化本质上仍然仅仅是手工财务工作的电子版，并没有从本质上思想上改变传统会计信息系统结构的缺陷。大多数的会计电算化软件会计系统分解成独立的子系统完成相应的会计工作（如财务报表子系统，成本核算子系统等），但是各个子系统之间相互独立，没有交互，不同系统的会计信息并没有实时传输，缺乏数据同步，形不成一个真正的联动“系统”。

2.信息获取不及时

传统的会计流程在进行核算时，工作人员往往会对其采集的财务数据按照不同的会计项目根据不同的方式方法进行不同种类的加工汇总，最终以总账、明细、报表等方式反映出来。这种方式对企业的经营状况可以做到一定程度的了解，但是了解的时间和会计事件发生的时间有一定甚至较长的间隔，无法及时获取相关的会计信息。

3.无法实时控制会计流程

传统会计流程中，由于工作模式和流程的原因，会计数据通常是某项财务流程结束后进行采集获取，并不能对会计数据进行实时采集，数据产生了一定的滞后，会计数据加工是对非实时采集后的数据进行处理操作，降低了会计信息的实时性，同时也降低了数据的价值，并没有充分发挥当前网络化点算的优势，无法做到事前预测，事中实时控制和分析。

二、ERP环境下会计业务流程优化原则

为避免上述传统电算的缺点，ERP环境下欲想将系统的性能发挥至最大，则需要针对ERP的优点对业务流程进行重组，重组过程应该遵循以下原则

1.信息共享原则

ERP环境下，欲将会计业务流程优化，首先要实现信息共享，在数据采集完成后，采集的数据能够立刻通过网络传输到后台数据库来存储，并在实现数据资源的需要所有的人共享的，对不同性质的数据根据各部门的业务需要对数据管理权限进行统一管理。而不是像传统的会计业务流程那样由不同部门采集数据，减少了工作的重复冗余性。

2.整体性原则

整体性指ERP环境下整个会计的业务流程的设计要从大局出发，通观全局，关注企业整体流程的优化，在整个会计业务流程优化的同时，而不应该只关注一个特定的环节或过程的优化。

3.全员参与原则

全员参与指应该将与会计业务流程相关的所有人员参加ERP环境下会计业务流程的设计过程中。全员参与的原则不同于传统项目的制定，它是不依赖于有限的项目团队成员的参与，而是全员通过研讨会等方式参与会计业务流程的相关方法设计，全员参与。实践证明，若各个部门各个环节的全员均亲自参与会计业务流程设计和ERP系统改进，在未来后续运用ERP系统过程中可以大大降低实施的难度并取得更加良好的效果。

三、ERP环境下会计流程的优化

1.ERP环境下会计流程优化的基本思路

ERP并不仅仅是表面上的一套独立的信息系统，而是一种先进的管理模式，这种思想必须通过标准化的大量业务流程来体现。在本设计中，关于会计业务流程优化的思路主要是：首先对企业管理功能进行系统性的总结，描述业务过程的每一个功能，形成业务流程图的形式，针对目前的业务流程和信息技术的综合应用中出现的问题进行系统性梳理，找到可以后需改进和优化的点，，并选择了思路实施最佳的解决方案，根据优化控制点结合整个ERP的系统将业务流程优化思路具体化，最终设计出一张新的业务流程过程图。

2.ERP环境下会计流程优化的基本方法

（1）删除：会计业务流程中存在大量的对业务流程无积极效果的活动，我们称之为非增值活动，一般来说，非增值活动包括：等待过程，信息传输过程，反复加工，反复检查，部门间互相协调过程等。

（2）简化：当完成霏增值活动的删除后，其余的过程仍需要进行简化。一般从简化业务程序和简化业务数据沟通的复杂性两方面考虑。其中，沟通主要指有效避免人与人之间的层层复杂通信。

（3）重组整合：完成删除和简化后，需要对剩余的必不可少的工作流程进行重组整合。使流程更加连贯顺畅，更好的满足高校会计管理的需要，减少各个业务环节涉及到的工作环节，减少不必要的重复劳动。将相近的业务流程尽量分配给相同的人，提高整体工作效率。

3.ERP环境下会计信息处理流程的优化内容

会计信息的处理总的来说，可以分为会计数据采集、会计数据处理、会计信息输出三个环节，在ERP系统中，这三个环节的优化方法如下

（1）会计数据自动采集：在ERP环境下，当发生某项业务时，高校可以通过预定义的模块子系统自动获取采集各中相关的业务数据，根据会计事项的定义，在活动发生的同时，实时地将数据按照一定的格式和编码方式传递给ERP系统，存储在数据库中，实时提供准确的会计信息，实现财务业务一体化。

（2）数据处理的联动：联动是一个计算机术语的意义，当触发到某一个环节的时候，程序会识别到事件的发生，此时ERP程序便会开始执行预定义的指令。在ERP环境下，会计凭证不再和传统的电算方式那样需要通过人工生成，而是系统和业务数据同步由系统自动生成会计凭证。

一项经济业务发生时，在ERP系统中，相关工作人员在ERP系统的相应模块输入对应的业务信息（如财务信息），此时这部分业务的信息便会息自动存储在数据库中，当后续发生新的经济业务，更多的相关事件实时触发联动，根据预定义的规则，其他模块便会自动从数据库读取这些财务数据进行计算处理，实现了信息流资金流的同步。

在ERP环境下，会计业务模式为：“账簿的原始凭证 → 标准格式的数据账簿 → 报表”。这类会计业务的会计处理模式是由非财务人员和ERP系统自动完成，在保证数据准确客观的同时也保证了财务处理的工作效率。

（3）会计信息输出形式的优化：网络在线实时生成报表是ERP环境下的会计业务新流程一个重要特征，报表能够根据用户需求实现报表定制。一方面，ERP系统的建模工具自带的报表生成器，可以利用模型库中不同的会计处理程序，生成各种可供选择的会计报表形式。

另一方面，由于不同高校不同会计业务流程的用户业务需求不同，各业务环节对会计信息的需求均有差异，ERP系统中自带的模型不可能包括所有的信息，满足用户需要的处理模式，因此，当没有合适的模型时，ERP系统的建模工具可以给用户提供对应的接口，使用户自身能够通过报表信息的配置，设计出想要的格式，满足高校会计管理的需要。

四、ERP环境的会计流程的不断优化

随着时代的不断发展和高校制度的不断更新，高校会计业务的需求也在不断更新，因此高校会计业务过程必然会是一个不断优化的动态过程，它不可能千篇一律，也不会固步自封。作为会计管理人员，也必须要有不断优化业务的意识。因此，ERP系统在使用的过程中，只有对现有业务流程进行持续改进和优化，才能够不断满足当前和未来的需求，让系统的更新跟得上业务的变化。

同时高校业务流程和组织结构的变化必然会使得高校的利益重新分配，必然会遇到一定的阻力。因此，业务流程的优化和ERP的应用会给高校带来包括组织结构，业务流程，管理责任体系等的多层次的连锁变化，而这一系列日常业务的巨大变化也不是一朝一夕便可以完成，也是一个长期的不断优化的过程，需要循序渐进，在摸索中不断发展进步。

五、结论

本文从分析目前高校电算化的会计流程缺陷进行入手。主要分析如何在ERP环境下对会计流程进行优化，简要从内容，思想，方法等多方面对ERP环境下会计流程优化的原则进行了分析，提出了信息共享、全员参与、整体性三个原则，重点提出了如何在ERP系统中对会计业务流程进行优化的几个具体方法。实现合理利用和人力资源的优化配置，提高会计工作的工作效率。另外也指出，会计流程优化是企业管理过程中提高企业发展水平的重要一步，这一步走的时间并不是一朝一夕，要实现这一步，需要高校管理人员和财务会计人员从意识到行为上的积极配合。

参考文献：

[1]张鸣.高级财务管理[M].上海财经大学出版社，2006.

[2]张瑞君.E时代财务管理[M].中国人民大学出版社，2009.

[3]李庆.ERP会计业务流程重组的研究[J].會计之友，2009（24）.