国内三大高校机构知识库开放存取政策调查研究

尚新丽 马云飞（郑州大学信息管理学院　河南郑州　450001）

·实证研究·

国内三大高校机构知识库开放存取政策调查研究

尚新丽 马云飞
（郑州大学信息管理学院河南郑州450001）

〔摘要〕国内三大高校机构知识库开放存取政策涉及：开放存取政策显示方式、相关机构的开放存取政策、内容政策、提交政策、使用政策、格式和版本要求、法律依据、退出政策和隐私政策九个方面的内容。经过比较，上述政策既值得肯定，也有需要完善的地方。

〔关键词〕高校机构知识库开放存取政策

1　引言

近年来,随着开放存取运动的不断发展，作为开放存取运动三大分支之一的机构知识库（IR）这种新型的学术交流模式，引起了国内外学者的广泛关注。国内学者将机构知识库视为“一个大学或研究机构通过网络来收集保存、管理、检索和利用其学术资源的数据库”[1]，是数字科研时代一种新的学术交流与知识共享方式。[2]CNI专家C.A.Lynch认为：“机构知识库是数字时代学术研究的基础设施, 一个大学的IR是学校为师生员工所提供的一系列服务, 服务的目的是用于管理和发布由本机构及其成员所创造的数字资料。”[3]高校作为我国科研机构中的一个重要组成部分，每年都会产生大量的科研成果，而且高校数字图书馆的建设日趋完善，这些都使得高校建立机构知识库具有先天优势。随着我国高校机构知识库建设的不断深入，通过规范的开放存取政策来引导使用者进行开放存取操作，保护其合法权益，约束其行为，将成为高校机构知识库开放存取必须解决的重要问题。

据调查，目前国内对高校机构知识库的研究，多集中于机构知识库建设、机构知识库项目和技术以及高校机构知识库模式等方面，对机构知识库开放存取政策还没有定义和专门研究。与开放存取政策相关的文献仅有2条：即舒蓉等人的“基于开放存取的大陆高校机构库研究”[4]和黄敏、周新跃的“基于开放存取的高校图书馆机构知识库构建问题与对策”[5]。前文对大陆高校机构知识库构建现状进行了比较研究；后文讨论了高校图书馆机构知识库构建存在的经验借鉴、知识库内容控制、知识产权或版权、人才、工具选择和标准化等问题及其相应的对策。两者未深入研究机构知识库的开放存取政策。由此可见，高校机构知识库开放存取政策方面的研究存在一定的欠缺。实践方面，北京大学机构库已经以此为标题制定出一套规定来规范用户的使用。[6]

鉴于此，文章选取清华大学、北京大学和厦门大学三大高校机构知识库，对其开放存取政策进行全面比较分析，找出其优势和不足，进而提出改进建议，以期为完善和健全我国高校机构知识库开放存取政策提供参考。

2　三大高校机构知识库开放存取政策比较

开放存取政策即机构库使用者在利用机构库进行存取操作时必须遵守和了解的一系列规范，是面向用户的使用说明。三大高校机构知识库开放存取政策的内容可归纳为九个方面：开放存取政策的显示方式、相关机构的开放存取政策、内容政策、提交政策、使用政策、格式和版本要求、法律依据、退出政策和隐私政策（见表1）。

表1　三大高校机构知识库开放存取政策的内容

2.1开放存取政策显示方式

开放存取政策在机构知识库网页上的显式方式也即位置非常重要，直接影响到用户查找的难易程度，也表明机构知识库对开放存取政策的重视程度。同时也从侧面反映了机构知识库建设的完整性。三大机构知识库开放存取政策显示的位置分为三种：清华大学位于主页的右下角；北京大学隐藏于“使用指南”中；而厦门大学学术典藏库以单独的“版权申明”条目直接显示于主页最显著的位置。将三大机构知识库开放存取政策的页面显示位置和链接次数进行比较可知：页面位置越显著，链接次数越少，越便于用户发现，节省时间。否则，需要多次点击才能看到。比较而言，厦门大学的显示方式效果更好。

2.2相关机构的开放存取政策

出版社、教育科研机构、科研资助机构等与高校机构知识库可能会发生冲突的相关机构的开放存取政策，对于作者能否将作品存入机构知识库具有重要影响。比如对于期刊的预印本，即还未投出的论文或还未审核结束的论文，作者拥有完整的著作权，可以自行决定是否将其录入机构知识库，即使论文通过审核，也不影响作者在机构知识库中的存储。但对于后印本来说，出版社已经通过了审核，拥有了一定的著作权，这时作者能否将作品存入机构知识库则要看出版社的协议规定。有些出版社并不要求作者对网络出版传播权进行非排他性转让，这时作者拥有对作品的自主权，但如果出版社要求的是出版传播权的非排他性转让，则作者不能够进行机构知识库的存储。[7]除了期刊论文，机构库中存储的图书、文集、报告等其他资源也可能会与相关机构发生冲突，因此，明确相关机构的开放存取政策十分必要。

而三大高校机构知识库，只有清华大学对相关机构的开放存取政策进行了声明。其声明包括三个方面:教育科研机构的开放存储政策、科研资助机构的开放存储政策、出版社的开放存储政策。[8]北京大学、厦门大学的机构知识库对此并未提及。

2.3内容政策

表2　三大高校机构知识库内容政策

内容政策规定了高校机构知识库允许收录的作品类型和提交作品的人员范围，是高校机构库实施资源收集策略的具体手段。一个学术机构的智力产出除了研究性成果外，还有非研究性成果。非研究性成果有：行政文件、活动记录、课堂讲义等等。到底什么样的智力产出能够录入机构库中需要进行明确限定。而高校机构人员也有很多，教师、本科生、研究生、博士生、行政人员，谁能够提交也是内容政策中要解决的重要问题。[9]清华大学和北京大学对作品类型和提交人员均有明确的规定，作品类型比较广泛，几乎囊括了学术机构产生的全部知识成果，厦门大学在这方面未做明确规定（见表2）。

2.4提交政策

提交政策主要指提交许可协议和版权归属协议。高校机构知识库由于其自身的开放性，需要制定与机构库相适应的提交政策来避免可能产生的知识产权纠纷，但也有高校机构库会涉及其它的与提交相关的问题。①清华大学机构知识库的提交政策提供了两个版本：一是署名——非商业性使用——禁止演绎；另一种是署名——非商业性使用——相同方式共享。两种方式都允许读者复制、发行、展览、表演、放映、广播或通过信息网络传播本作品，第二种方式还允许创作演绎作品。但用户必须尊重作者的署名权，不得将作品用于商业目的。两种版本的不同点主要表现在作品的使用方式上，第一种方式禁止演绎，第二种方式允许用相同方式共享。如果改变、转换作品或者以作品为基础进行创作，只能采用与本协议相同的许可协议发布基于作品的演绎作品。②北京大学机构知识库提交政策有以下五个方面：提交的代理和时间问题；版权归属和保护问题；出版商或资助方的禁锢期问题；存储过程中，作品作者默认授予机构知识库的权利；上传资料的流程。③厦门大学学术典藏库规定：版权属于作者或/和资源所有者。[10]

三大高校机构知识库都规定了机构知识库中的作品归原作者所有。其中清华大学对版权和使用方式的约束最为详细，提供了两种具体的提交许可协议，这种提交政策也为北京科技大学机构知识库所采纳，具有一定的借鉴意义。而北京大学机构知识库对提交的细节问题考虑十分全面，如提交时间和禁锢期问题，也值得其他高校机构知识库学习。

2.5 使用政策

从用户角度讲，开放存取政策主要包括元数据使用政策和全文使用政策；而从作者角度来讲，作者利用机构知识库提交作品则需要签署相应的授权许可。整体上，高校机构知识库的使用政策包括三个方面：授权许可、元数据使用政策和全文使用政策。

比较而言，北京大学机构知识库的使用政策全面而详细，北京大学机构三项俱全，其余两所仅有全文使用政策。北京大学机构库元数据使用政策规定，“用户可以以非盈利目的进行使用元数据，并在使用时提供原元数据记录的链接或OAI标示符。在没有正式许可的情况下，任何人不能以任何商业目的以任何形式使用元数据”[11]。高校机构知识库在作者提交作品时往往会要求一并提交作品的元数据等信息而不是采用通用的元数据集（如都柏林核心集），这些元数据在读者浏览机构知识库时可以免费获取。为了保护元数据创造者的合法权益，规定元数据使用政策是十分必要的。

在设计用户全文使用政策时，三所高校机构知识库考虑的角度基本相似：①只能以个人学习、教研为目的，而不得以商业盈利为目的；②作品的版权归原作者所有，在使用时要尊重版权所有者的合法权益；③需要引用、转载内容时，需标明作者、标题和详细书目信息；④不允许大量下载或镜像使用。

2.6格式和版本要求

清华大学机构知识库和北京大学机构知识库在开放存取政策中提到了格式和版本要求的问题。

清华大学机构知识库从格式和版本两个角度分别提出了明确要求。格式要求：①对于文本资料，推荐使用pdf格式；②对于非文本资料，也建议尽量转化为pdf格式，还可以是ppt，pptx格式。版本要求：设计三个不同版本：①预印本：完全由作者自己创作还未经过加工修改的版本；②定稿版本：经过出版社修改后的最终版本；③出版pdf版本：经出版社修改后定稿，并附加出版社编排信息的版本。作者需要在不同的出版阶段提交不同的版本。

北京大学机构知识库在存储政策和存储需求中都提到了版本和格式问题。存储政策从多角度说明存储作品所必须满足的条件，特别强调作品必须是数字化格式。而存储需求从方便存储的角度提供了13种推荐的文件格式，分别用于存储和提交文档、网页、视频和照片等形式的资料。

2.7法律依据

法律是机构制定本知识库政策的权源，有法律依据的开放存取政策才是值得信服和推广的开放存取政策。三大高校机构知识库都直接或间接地提到了相关的法律。清华大学机构知识库相关法律依据可见其提交政策，位于机构库主页右下角的开放获取及著作权说明；北京大学机构知识库版权、隐私权相关法律依据，有专门的北京大学机构知识库授权协议书；厦门大学学术典藏库关于OA及相关法律约定可见版权声明。

2.8退出政策

很多情况下，作者有可能需要将已提交的作品撤出。这些情形包括：提交的作品已经被某出版社录用，并且作者与出版社签订的是非排他性的著作权转让协议；合作作品的另一作者不同意将作品存入机构知识库；作者存入的作品不符合机构知识库的存储规定等。因此，机构知识库有必要对作品的退出加以说明，以避免不必要的纠纷。清华大学机构知识库在收录范畴中表示：“在特殊的情况下，已发布内容可以申请从‘清华大学机构库’中移除。”[12]北京大学机构知识库在撤回政策中表示：“PKU IR希望对存储的内容提供长期持久的获取。然而，在特定的情况下，可能需要从PKU IR中移除某些内容。如需提交移除申请，请联系PKU IR管理员，并列明撤回原因。”[13]厦门大学学术典藏库在版权申明中表示：“本学术典藏库中列出的所有资源，如作者或资源所有者认为不适合在本平台揭示，请告知我们，我们会及时将这些资源移除。”[14]

2.9隐私政策

隐私政策是指对机构知识库用户个人信息的保护规定。随着网络用户个人隐私意识的提高，如何保护个人信息不被泄露是网络信息资源组织过程中要考虑的重要内容之一。三大高校机构知识库中只有北京大学机构知识库提出了隐私政策。

3　结语

通过上述比较，三大高校机构知识库开放存取政策有以下几点值得肯定：第一，开放存取政策的位置都比较显著，最多通过两次点击就能找到其内容。第二，机构性和学术性限定十分清楚，明确指出了允许提交的内容和允许提交的人员范围。第三，三大机构知识库都非常注重机构库资源的版权问题。其中，清华大学的版权问题是通过提交政策体现的，这种方式是目前比较权威的限定版权的方式，值得推广。第四，三大机构库的开放存取政策都表现出一种人文关怀。如退出政策和北京大学机构库的隐私政策。

当然，三大机构知识库开放存取政策还存在一些有待改进和完善之处：第一,提交的内容范围还可以扩展。只要是机构成员创造的受知识产权保护的作品都应该提交到机构知识库中,例如小说和诗歌等。第二，应该明确指出相关出版机构对于开放存取的相关政策,以便于作者决定是否将作品录入机构库。三大高校机构库只有清华大学提到了绿色政策、黄色政策、白色政策，这些出版社可能采取的政策，并对国际知名出版社进行归类，但没有提到国内的出版社相关政策。第三，在退出政策方面存在明显缺陷。退出政策是开放存取政策的一个重要方面，比较复杂，会涉及到各种各样的情形。例如，与机构库签署的协议违约会有什么后果，如共同作者不同意退出该如何处理等，这些问题在三大机构知识库的开放存取政策中普遍没有得到解决，需要引起重视。

总而言之，三大高校机构知识库的开放存取政策是值得肯定的，也是值得其他高校学习的。当然，也有一些需要改进和完善的地方。希望上述分析能对高校机构知识库开放存取政策的完善和优化有所裨益。

（来稿时间：2014年8月）

参考文献：

1.赵继海.机构知识库：数字图书馆发展的新领域.中国图书馆学报，2006(2):33-36,50

2.常唯.机构知识库：数字时代一种新的学术交流与知识共享方式.图书馆杂志，2005(3):16-19

3.Lynch C A. Institutional repositories: essential in frastructure for -scholarship in the digital age.ARL, 2003, 226: 1- 7

4.舒蓉，韦衣昶，王玲玲. 基于开放存取的大陆高校机构库研究.图书馆界，2012(1):61-64

5.黄敏，周新跃. 基于开放存取的高校图书馆机构知识库构建问题与对策.现代教育技术，2009(19):96-98

6,11,13.北京大学机构知识库开放获取政策.[2013-12-10] .http://ir.pku.edu.cn/help/PKU_IR_policy_trial.pdf

7.张强，金涛，曲哲，葛俊忠.机构知识库相关著作权法律问题探析.图书馆理论与实践，2012（9）:36-38

8,12.清华大学机构知识库开放获取及著作权说明.[2013-12-10] .http://ir.lib.tsinghua.edu.cn/oadoc.html

9.张耀坤.机构库内容建设初探.图书馆学研究，2006（9）：13-20

10,14.厦门大学学术典藏库版权申明. [2013-12-10]. http://dspace.xmu.edu.cn/dspace/

〔分类号〕G250.74

〔作者简介〕尚新丽（1964-），女，郑州大学信息管理学院教授，硕士生导师，研究方向：信息管理与信息经济；马云飞（1992-），男，郑州大学信息管理学院信息管理与信息系统专业2011级本科生。

A Comparative Study on the Open Access Policies of Institutional Repositories of Three Chinese Universities

Shang Xinli Ma Yunfei( School of Information Management, Zhengzhou University )

〔Abstract 〕The open access policies of academic institutional repository in China cover the perspectives as follows: displaying modes open access policies of the relevant agencies,content policies,submission policcies,use policcies,the requirements of the format and version,legal basis, leaving policies and privacy policies.By comparison these policies are reasonable to some extent, but also have some inadequacies needing improvement.

〔Key words 〕College and universityInstitutional repositoryOpen Access policies