对大学生人事档案管理问题的思考

姜丽娜

【摘要】大学生人事档案是原始的记载，是大学生人生轨迹的重要依据，针对大学生人事档案管理的问题，进行了客观的分析，如何优化大学生人事档案管理与服务的思考和建议。

【关键词】大学生人事档案 问题 思考

随着社会的发展，我国已经进入信息化时代，大学生人事档案管理也发生了一定的变化，面对新的机遇和挑战，大学生人事档案管理机构，必须紧跟时代的步伐，创新思维，改变传统的管理模式，针对如何做好大学生人事档案优化管理工作，帮助大学生减轻烦恼，深化服务，特作如下思考和探索。

一、目前大学生人事档案管理存在的问题

随着互联网的普及，我们总会在网络上搜索到大学生对于人事档案管理提出来的各种问题，针对大学生的提问，我们不难发现，现阶段大学生人事档案管理普遍存在两方面的问题，一方面是大学生人事档案内的内容不完整，另一方面是大学生人事档案在转递过程中存在争议。

（一）大学生人事档案的内容不完整

大学生档案主要由学生档案和人事档案两部分组成，学生档案顾名思义是大学生高考情况及在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录。主要包括高中档案、高考报名表，毕业生登记表、体检表、成绩单、实习鉴定表、党组织材料、奖惩材料及报到证等。这些材料多数是学生本人填写，由高校负责整理归档。[1]因为我国多数高校没有明确的学生档案管理部门，没有完备的档案管理制度，极少的档案管理专业人才，导致了大学生档案在归档过程中时常出现档案材料交叉装错，或某些材料应该装但未装入档案的情况，造成大学生人事档案的内容不完整。

人事档案包括学生档案，同时也包括大学生离开校园步入社会期间的，资质、个人身份、工作经历等方面的材料。大学生人事档案是记载人生轨迹的重要依据。一般情况，这部分的内容是由专业的各地人才机构、或具有存档资质的国有企业、事业单位来完成的，但是由于大学生工作的流动性比较大，时常出现这些材料不能及时装入档案的情况；加之许多大学生毕业后与存档机构联系过少，造成转正定级、职称评定的手续，没有及时准确的办理，造成了大学生人事档案的内容不完整。

（二）大学生人事档案在转递过程中存在争议

大学生人事档案在转递过程中主要存在三方面的争议，第一方面大学生毕业后，没有在《报到证》的报到期限内，到相应的人才机构办理存档手续，等到多年后需要办理人事档案调转时，人才机构告知，没有干部身份，无法办理干部调转。

第二方面，根据《中华人民共和档案法》、《流动人员人事档案管理暂行条例》、《高等学校档案管理办法》的规定，大学生档案应该由专人转送，或则采取正规的邮寄方式，不应由本人携带。但是高校为了减少工作环节、减少费用开销，擅自将大学生档案交给学生本人携带，导致大学生人事档案在日后的转递过程中，出现无人接收的状况。

第三方面，各地人才机构对于人事档案调转手续的要求不一致，导致大学生从人事档案转出地做的手续，到人事档案转入地并不认可，例如：“转正定级”这个词在网上的搜索点击率是非常的高，怎么办理转正定级手续，保留干部身份，这是多数大学生比较关注的问题，有的人才机构要求，在《报到证》规定的报到期限内，到人才存档机构报到，大学本科生毕业一年后，向人才存档机构申请并填写《转正定级申请表》，有个单位盖章证明即可；有的人才机构要求，填写《转正定级申请表》时，盖章单位必须跟《报到证》上派遣的单位一致，否则无法办理。同样的人才机构对于办理同样的业务，要求并不相同，做了转正定级手续，相关人才机构并不认同，还是无法办理人事档案的调转。

二、如何优化大学生人事档案管理与服务的思考和建议

（一）强化宣传大学生人事档案管理，加强执行力度

要想从根本上做好大学生人事档案管理工作，就得从与之有切身关系的高校老师、大学生本人和人才机构工作人员着手，通过多途径的宣传，使档案管理相关人员明确大学生人事档案管理的重要性，并要求依法依规把大学生人事档案管理工作做好做精。[2]与此同时各高校、人才机构也将大学生人事档案管理工作作为重点抓，加大对大学生人事档案管理的软硬件投入。明确各部门职责，加强监督管理，一旦出现问题，要责任到人。

（二）抓紧建立大学生人事档案管理的现代化

“互联网+”是当今中国比较流行的做法，并已有重要的成功经验和重大的突破。李克强总理在2015年政府工作报告上曾多次提及，现在互联网已经进入我们的学习、生活和工作的各个方面，大学生人事档案管理工作也应该跟上时代的步伐，及时的加强大学生人事档案管理互联网信息化建设，逐步建立纸质档案、电子档案和影像信息并存的大学生人事档案信息系统，形成全国的大学生人事档案“互联网+”的大平台。这样的现代化大平台，可以起到以下几方面的作用：第一、提高大学生人事档案管理的质量和效率；第二、真正实现大学生人事档案管理信息共享；第三、减少大学生人事档案管理的压力和强度。第四、促使大学生人事档案管理形成良性循环，不断优化、不断完善。

（三）早日实现大学生人事档案管理现代化、信息互联化，必须抓紧解决集中统一、归口管理问题

目前大学生人事档案管理涉及的机构比较多，各个机构的管理情况不同，大学生人事档案正在逐步实行免费管理，国家应该根据新时期的新情况实行集中统一，归口管理，明确大学生人事档案管理机构，规定其职责和具体手续办理的要求。这样做可以有效推进大学生的诚信档案建设，流动大学生人事档案增加的监测，社保交纳情况、绩效考评、专业特长等反映个人实际工作能力和从业诚信的内容统计，使大学生人事档案成为用人单位评价和招聘各类人才的重要依据。

现阶段我国大学生人事档案管理正处在一个特殊的历史时期，笔者认为应该从三个方面做起：首先，统计各地方有哪些机构正在做管理大学生人事档案的工作，对这些机构进行评估，符合要求的机构保留，不符合要求的机构给予取缔。其次，要求各机构清查大学生人事档案，对于人事档案不完善的要整理登记，并采取相应的补救措施，给予完善，其他机构应该积极配合。最后，应该尽快的组织档案管理方面专业人士，根据我国现状制定统一的管理制度和实施细则，规范各部门机构对于大学生人事档案优化管理与服务。

总之，大学生人事档案是择业、就业乃至于未来的职业生涯中各组织选拔、任用、考核、晋升的重要依据之一，它伴随着大学生就业工作一生。只有将这项工作早日做到制度化、规范化、信息互联化，服务全国一盘棋，才能更好地办两个“一百年”服务。

参考文献

[1]余丹.《浅谈高校学生档案管理工作的现状及对策》.2013年10月，湖北科技学院学报.

[2]杨蕾，冯爱学.《加强高等学生档案管理工作的几点思考》.2014年2月，《通讯世界》2014年3期.