做好新时期干部人事档案的管理工作

陈 巍

干部人事档案是对干部个人经历、活动、表现等的真实记载，是干部德、能、勤、绩、奖惩等情况的综合反映，是历史地、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础。做好干部人事档案管理工作，是做好干部工作的必备条件之一，干部人事档案管理工作的好坏，直接影响到干部工作的效率和质量。从2011年以来，按省、市要求，洮南市对全市副乡(局)级以上领导干部档案进行了审核、整理，提高了干部档案的质量，为干部档案工作打下了良好的基础。同时，也发现了干部档案工作中存在的一些共性的问题。

一、干部人事档案管理中存在的主要问题

对档案管理工作缺乏足够的重视，导致档案材料内容不完整。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料不能及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。尽管在档案材料的收集管理上，档案管理单位动了不少脑筋，想了不少办法，三番五次地催缴，但部分单位重视程度依然不够，致使一些应归档的材料如工资审批表、干部任免表、年度考核表等不能及时归档，档案材料不完整，有的时间久了，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料收集困难。

形成材料不规范，档案真实性、准确性不高。主要是部分单位对形成的应归档材料，书写用笔、用纸、填写内容不符合规定，甚至“三龄两历”有涂改、篡改现象，难以归档。有的单位和个人报送的任职、奖惩和职称材料只有文件或证书，而缺少应归档的审批表。就每个档案而言，每次新形成的材料和档案里之前材料日期不符的现象较多，比如一卷档案里的各种资料上的出生年月日、参加工作时间、入党时间等随意填写，致使所填档案内容前后不一致，管档人员又无法鉴定，致使干部档案的真实性、准确性难以保障。

计算机辅助管理不到位。现在的基层干部档案室，电脑、打印机都已配备，但是，现阶段只用于打印档案目录工作。干部档案纸质材料从收集、装件、整理、保管、打印目录到提供查阅，都是人工操作，并且随时都有单位来装件，遇到提拔任用领导干部、干部调任后的公务员登记、职称晋升、办理退休、核定工资，都需要查阅、调用纸质档案原件，造成档案磨损严重。而且，每查阅、调动一次档案，档案管理人员要在众多档案中逐个找出来，用完后还要逐个放回原处，工作量很大，费时费力。

二、解决干部档案工作存在问题的对策

为了实现干部档案外在形式的规范统一和档案内容的“完整、真实、精炼、实用”的目标，在干部人事档案管理工作中，针对存在的问题应着重抓好以下环节。

加强培训，建立制约机制。由于干部人事管理人员流动性大，所以对干部档案收集工作有很大影响。组织干部人事管理人员集中学习干部档案管理相关知识技能，并定期对干部人事管理人员、联络员进行专业知识和档案管理规定等相关内容的培训；利用网络、电话等形式定期联络沟通，形成上下联动的工作格局；通过上级主管部门协调，让干部档案材料归档纳入各单位干部人事管理工作职责和考核内容，形成良好的制约机制，以保证档案材料及时归档。

把握好收集鉴别审查环节。收集来的材料，必须经过认真的鉴别审查，从质量上把好材料归档的入口关。在材料鉴别上要力求一个“细”字，一般采取“看”、“辨”、“查”、“筛”、“审”的方法。“看”，就是看归档材料是否准确，是否符合归档范围。“辨”，就是辨别材料是否真实可靠，以“三龄两历”为审核重点，加强收集干部材料的辨别工作。“查”，就是检查材料是否完整，从材料的体系、内容、外部形成等方面进行检查，仔细检查干部履历表，年度考核、专业技能职务评聘、入党入团等材料的时间、单位印章和个人签名是否齐全，材料的书写是否符合要求等，从中发现问题，及时进行补充、改正，维护干部档案的完整性。“筛”，就是筛选材料保持精炼，归档材料既要全面、完整，又要将其中重复的没有价值的材料剔出，以利于干部档案的整理、保管和利用。“审”，就是审查材料是否手续完备，对不属于归档的材料，坚决不归档；对不符合事实的材料，坚决不纳入；对不符合要求的材料，坚决不归类。

加大信息资源开发，加快档案工作信息化建设。档案工作的信息化、自动化是机关办公自动化的重要组成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。当前，推进干部人事档案工作的信息化可从以下三个方面着手考虑。

一是建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时，档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦干部基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入计算机，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

二是建立干部人事档案网络化管理体系，实施干部人事档案的分级管理。按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理。建立干部人事档案网络化管理系统，重点要解决好使用权和管理权问题。在使用权上，可以根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。在管理权上，可以实行分级管理制度，县级以上由各级主管部门负责，县以下由县统一扎口管理。坚持谁管理谁负责，严格按管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。建立干部人事档案网络化管理系统，可以保证各级领导干部根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高信息利用的效率。同时，采用密码和身份确认也可以有效地解决失密的问题。

三是建立干部个人电子档案系统，实施干部人事档案自动化管理。为适应人才柔性流动的需求，便于档案的查阅流转，可以将干部个人能够公开部分的内容以类似于IC卡的形式，制成电子档案。该档案由主管部门制作并负责维护更改，由个人持有，用人单位只能阅读无法更改。个人电子档案的建立，可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象，同时还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。

强化服务效能，发挥干部人事档案作用。为干部人事工作服务，是干部人事档案工作的根本目的。档案工作者必须增强服务意识，拓宽服务领域，及时根据干部人事工作和其它中心工作的需要，主动参与，超前服务。

一是发挥干部档案的历史作用。干部档案是干部个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好干部工作不可缺少的基础材料。实际工作中经常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题，不少都比较棘手。管档部门要充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策，认真核对，及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料。

二是发挥干部档案在选用干部上的基础作用。选拔使用干部，关键是知人善任。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，档案管理部门应及时维护更改干部信息，保证信息的真实可靠，并主动提供所需干部的个体情况，为领导准确选人用人提供重要的依据。同时，可以利用计算机技术，做好档案信息的综合分析，为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手的可靠资料。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才，把资料库变成人才信息库，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。

三是发挥干部档案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部档案的服务功能还体现在能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。