浅论内部审计如何建立良好的沟通机制

郭敏

摘要：沟通作为人际交往的基本手段，对审计人员来说是必要和必需的。沟通的效果却有好差之别，特别是对于团队活动和需要他人配合进行的各种活动，融洽与顺畅的沟通交流是内部审计改善组织管理，协调与被审计单位的关系，建立和谐的工作环境，提高审计工作质量，完成审计目标的前提，沟通对于内部审计人员做好工作十分重要。本文主要分析了审计沟通的一些技巧，有利于审计工作的顺利开展，提高工作效率。

关键词：内部审计；建立；良好；有效；沟通；询问

审计工作能否成功主要取决于审计人员与被审计者之间所建立的人际关系。内部审计人员与被审计对象要建立良好的人际关系，从而可以确保审计工作的顺利开展。有效的沟通优势主要在于可以深入了解相关的问题，并且针对这些问题提出有效的措施。审计人员与被审计单位之间通过建立良好的沟通从而可以保证审计信息以及证据的准确性，提高审计工作效率。

一、目前内部审计在与被审对象沟通中存在的问题

内部审计工作从审前调查开始，到审计整改结束，沟通协调无处不在，提高沟通的能力和技巧将对于创造和谐的工作氛围、实现有效的信息交流、保证工作的顺利开展、促进审计成果的利用具有十分重要的作用。但是，长期以来形成的被审计单位的“消极抵触”情况仍然存在，除了审计工作方式方法有失偏颇外，审计人员缺乏必要的审计沟通能力和技巧也直接影响着审计的形象和效果。

二、内部审计要与被审单位各层次人员建立有效沟通，并加强审计小组内部沟通

1、加强与被审计单位领导层的沟通

内审部门项目负责人应当在审计进点后与被审计单位领导层沟通，确定审计工作的重点，及时就审计项目实施计划进行调整。向被审单位主要领导说明项目实施对加强组织建设的意义以及希望得到哪些方面的配合与支持。对审计过程中发现的违规违纪问题，对被审计单位主要领导详细分析违规违纪问题和内部控制漏洞的危害，并提出纠正措施和改进建议，促进边审计边整改。在形成审计报告时，可以描述被审计单位存在某方面问题，但在审计提出后，正在进行整改。对于审计过程中发现的无关大局的问题，及时向被审计单位提出整改建议，并督促其在审计结束之前整改完毕。这样既拉近审计与被审计的关系，利于审计项目顺利开展。

2、改进与被审计单位中层及具体业务人员的沟通

主动争取被审计单位各部门负责人对内审工作的理解，了解和掌握被审计单位的业务概况、工作流程和内部控制制度等重要情况，确定审计重点。审计中涉及到被审计单位的商业秘密时，负有保密的义务，与审计不相关的不宜谈及，更不能打破砂锅问到底。审计人员沟通时应该谦和、真诚、委婉，一方面要尊重他人，做到换位思考，理解对方的处境和心理，考虑被审计单位的实际情况，温和提出问题和意见，充分听取被审计单位人员解释，不能以监督者自居，只有尊重别人才能得到别人的尊重。通过真诚的沟通、引导，对方才能乐于接受，只有这样，才能获得被审计单位各职能部门及人员对内部审计工作的理解和配合。

3、加强审计小组成员之间的沟通

首先，审计项目负责人（组长）和组内其他成员之间需要及时沟通和交流，在进行任务的分配和布置的时候，要让小组成员对该审计项目的目的进行了解，了解审计方法；其次，在审计工作进行过程中审计人员需要时时向负责人（组长）汇报进程和问题，以便于充分掌握审计进度的同时对下一步工作进行布置，及时发现问题和解决问题。在审计工作开展的过程中，组内成员之间也需要保持良好的沟通，加强配合，提升工作效率。

三、提升内部审计人员有效沟通的措施与技巧

1、创造和谐轻松的谈话氛围

由于审计与被审计双方的微妙关系，被审计单位都不太愿意主动与审计人员沟通。尽管对审计有所了解，但有不少人认为审计就是找“毛病”、查问题，不了解审计服务职能，从而对审计产生了一定程度上的误解。内部审计人员应从轻松的话题开始，慢慢引入正题，可以从被询问人员的生活、家庭等无关事项闲聊开始，让他放松，再慢慢引导至需要了解的审计问题。具体问题需要根据不同人设计，并且需要在实际聊的过程中适时转变，以便能顺利导入实质性的询问。内部审计人员除就审计查证事项充分沟通外，还可以与被审计单位人员特别是管理层就降低内控风险，完善制约机制等进行交流，对其它单位好的管理经验给予推荐，并提出一些切实可行的建议，真正发挥好内部审计服务于监督中的功能。

2、善于聆听，适当运用肢体语言

聆听是一种很重要的非语言性沟通技巧，甚至在审计沟通中比说更重要。内部审计人员与被审计对象沟通时，要给对方解释和说明的机会，因此要善于聆听。同时，约谈地点尽量选在对方办公室，采用主动去找对方谈的形式，而不是被叫到审计办公场所，效果会有所不同。在聆听中，要抓住被询问人员所提供的资料、证言、证据之间的相互矛盾之处，适时进行插话、引导，切入主题。还要避免过多使用专业术语，审计沟通中接触的不只是财务人员，过多使用专业术语除了使沟通的效果大打折扣，对于必要的概念性問题，在交流时应首先说清楚，以免双方对概念性的定义有歧义，影响沟通的效果。

在与被询问人员谈话中，审计人员的肢体语言将给对方直接的暗示，支持和鼓励表现为交谈的双方视线保持令人舒适的接触，轻微的点头，身体稍微前倾，肢体的闲散，或者表现出无谓、厌倦或者无聊的表情都会影响谈话的效果。由于有思想负担和顾虑，在沟通过程中，有些人员不会将相关问题直白的告诉审计人员，而是通过神态、语气、表情等方式释放出一定信号。所以内部审计人员要善于察言观色，边听、边想、边记，抓住一些细微的线索，顺藤摸瓜，由浅入深，直至获取有价值的信息。提问时可以适当加入我们已经了解的问题，提出已知答案的问题往往是根据实际需要加入，用以试探被询问人员是否诚实，或者是为了解被询问人员的专业知识、知识面、技术或管理能力。审计人员要注意观察被询问人的细节，包括回答时的表情、眼神或者细微的肢体动作，并从这些细节分析问题，比如，他回答时眼睛不敢看着你、脸上有细微的尴尬或者紧张等都可以与他的回答做印证，从而辨别有效的信息。

3、提问题时需要注意谈话技巧

内部审计人员提出的问题应该系统并具体到细节，不要提笼统、空泛的问题。问题应该具体、明确，避免被询问人随意应付，很多问题将被掩盖，从而有碍审计人员对被审计事项作出合理有效地分析与判断。提问时尽量提出一些引导性的问题，而不是仅需要回答“是”或“不是”的判断性问题。多运用“请谈谈…”、“能说说…吗？”等问题，而不要老是采用“是不是…？”“…，对不对？”。简单的判断性问题很容易导致谈话不流畅，造成气氛尴尬并导致询问人员情绪紧张，且不利于审计人员的层层追问，不利于获取全面的信息。例如，我们在和物资供应部门人员谈话的时候，问“你们有招标制度吗？”，答“有”，那接下来就不是很好说下去了。我们可以说，“能谈谈你们招标的程序吗？”这样，我们就可以在他描述中了解业务的全部过程，而且可以在每一个控制点加入我们需要了解的问题。

综上所述，沟通交流是贯穿于整个审计过程中一项不可忽视的工作，沟通交流既是一门学问，也是一门艺术，要提高沟通水平，要靠内部审计人员仔细琢磨，用心领悟，不断提高自身素质，不断在工作中总结提高，建立完善有效的沟通机制。只有这样，我们的审计工作环境才会更好，与被审计单位的关系才会更加和谐，我们的审计工作任务才能圆满完成，审计目标才能顺利实现。（作者单位：山西晋煤集团审计部煤化工审计科）

参考文献：

[1]《内部审计价值》中国时代经济出版社，2006年10月出版，张庆龙；

[2]《审计学》中国人民大学出版社 2014年4月，秦荣生 卢春泉；

[3]《中国内部审计》——《对当前内部审计几个问题的思考》，2011年第2期 张庆龙.